Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим действия по их подготовке к сдаче в архив.

1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились (п. 180 Инструкции по делопроизводству).

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет (ч. 1 п. 97 Правил работы архивов). Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив не принимаются. Однако по согласованию с архивом организации и решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается (п. 98 Правил работы архивов).

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 204 Инструкции по делопроизводству, ч. 3 п. 97 Правил работы архивов). Например, дело «Приказы по личному составу за 2023 г.» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2025, но не позднее 31.12.2025.

2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия (п. 180, ч. 2 п. 181, п. 183 Инструкции по делопроизводству):

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо (п. 184 Инструкции по делопроизводству):

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте (ч. 5 п. 185 Инструкции по делопроизводству).

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила (п. 185 Инструкции по делопроизводству):

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

Примечание
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) (ч. 7 п. 185 Инструкции по делопроизводству).

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела (п. 186 Инструкции по делопроизводству):

— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов (ч. 1 п. 174 Инструкции по делопроизводству);

— личные;

— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

Примечание
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела (ч. 5 п. 186 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела (ч. 1 п. 185 Инструкции по делопроизводству).

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела (ч. 1, 3 п. 187 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью (ч. 2 п. 187 Инструкции по делопроизводству):

количество пронумерованных листов;

количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» (ч. 2 п. 187 Инструкции по делопроизводству);

наличие литерных и пропущенных номеров листов;

номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (ч. 4 п. 187 Инструкции по делопроизводству).

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (подп. 188.5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что (п. 171 Инструкции по делопроизводству):

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

Примечание
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2023 г. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2024, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2025.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела (п. 191 Инструкции по делопроизводству):

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

Примечание
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК (п. 200 Инструкции по делопроизводству).

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие основные правила (п. 196 Инструкции по делопроизводству):

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2023 г. были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2024 г. начнется с N 11.

К номеру описи дел:

по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;

временного (свыше 10 лет) хранения — «в» (п. 197 Инструкции по делопроизводству).

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2023лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2023в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2023 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить (ч. 1 п. 195 Инструкции по делопроизводству):

соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

нумерацию листов дела;

наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Примечание
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (ч. 2 п. 195 Инструкции по делопроизводству);

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

Примечание
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2023 г. см. также в описи N 3/2022 за 2022 г., дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 198 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) (абз. 3 ч. 2 п. 11, ч. 4 п. 13 Правил работы архивов).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex