Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).

При приемке бланков не достает накладных

Когда купленные бланки накладных поступают в организацию, их принимают по количеству и качеству. Ведь при такой приемке может быть выявлен производственный брак. К примеру, обнаружатся недостача бланков в целостной упаковке, неправильная подборка номеров, несоответствие информации, указанной на ярлыке (этикетке), содержанию упаковки и т.д. <*>.

В такой ситуации нужно сделать следующее <*>:

1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;

2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.

Потеряна «новая» накладная

Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.

1. Сообщить руководителю организации об обнаружении фактов утраты или хищения бланков. Это можно сделать, к примеру, написав докладную записку <*>.

2. Руководителю организации необходимо создать комиссию по проверке данных фактов. Срок — не позднее трех рабочих дней со дня их обнаружения <*>.

3. По результатам проверки нужно составить акт установленной формы <*>. Данный документ подписывается председателем и членами комиссии. После чего не позднее рабочего дня, следующего за днем составления, акт утверждает руководитель организации <*>.

На заметку
При утверждении акта подпись руководителя нужно заверить печатью организации. Однако субъекты хозяйствования с 26 февраля 2018 г. вправе не использовать печати. Если организация решит воспользоваться данным правом, то указанный реквизит на документах проставлять не нужно <*>.

4. Представить акт в инспекцию МНС не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения. Ведь информация о накладных подлежит включению в электронный банк данных (ЭБД), который доступен для субъектов хозяйствования на сайте. Налоговый орган на основании полученного акта передает информацию об утерянных накладных в ЭБД с признаком «Недействительно». Таким образом, при поиске утерянной накладной в системе ЭБД будет видно, что данный бланк признан недействительным <*>.

На заметку
Если накладная не утеряна, а испорчена при заполнении, то информация о ней в акт не включается. На такие бланки составляется реестр, с которым они хранятся до истечения месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства <*>.

Один из контрагентов потерял свой экземпляр

Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.

Однако следует помнить, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным учетным документом (ПУД). Кроме того, организация обязана хранить необходимые для налогообложения документы и представлять их контролирующим органам по их требованию <*>.

В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.

1. Сообщить руководителю организации об обнаружении фактов утраты документов. Это можно сделать посредствам докладной записки <*>.

2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:

— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц <*>;

— по аналогии с предыдущей ситуацией создать комиссию по проверке обнаруженных фактов <*>.

3. Для восстановления самого ПУД целесообразно направить контрагенту запрос (например, в форме письма) с просьбой предоставить заверенную копию утерянной накладной. Ведь юрлица могут выдавать копии имеющихся у них документов другим юрлицам или их представителям. При этом в указанном запросе нужно обосновать, что такие копии нужны для решения вопросов, касающихся прав или законных интересов организации <*>.

4. Когда копия накладной получена, стоит проверить наличие всех необходимых реквизитов, чтобы иметь возможность принять ее к учету вместо утерянного оригинала. Итак, копия документа должна воспроизводить все реквизиты самого документа и быть заверенной уполномоченным должностным лицом и печатью контрагента. При этом отметка о заверении включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения <*>.

На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности <*>.

5. Убедившись, что копия накладной оформлена верно, к ней прикладывают объяснительные и копии других документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции (при необходимости), после чего хранят вместо утерянного оригинала <*>.

Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию

Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.

Как было сказано ранее, каждая хозяйственная операция должна быть оформлена ПУД, который содержит все необходимые реквизиты <*>. При этом бухучет организации должен быть основан на ряде принципов, среди которых принцип полноты, преобладания экономического содержания и правдивости <*>. Исходя из них можно сделать следующий вывод. Несмотря на отсутствие накладной, сам факт совершения хозяйственной операции (факт реализации товара у поставщика, а также его оприходования у покупателя) должен быть отражен в бухучете. Это значит, должен быть и ПУД. Однако выписка дубликата накладной законодательством не предусмотрена.

Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.

1. Сообщить руководителю организации (можно путем написания докладной записки) о факте утраты накладной и невозможности получения копии <*>.

2. Руководителю организации в такой ситуации целесообразно создать комиссию по расследованию данного факта <*>.

Комиссии при этом необходимо:

— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена <*>;

— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;

— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).

3. На основании собранных комиссией сведений, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, составляется ПУД. На наш взгляд, такой документ можно составить в произвольной форме, при этом он должен содержать все необходимые реквизиты. К оформленному вместо утерянной накладной ПУД прикладываются собранные комиссией документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Составленный ПУД вместе с приложенными к нему документами хранят вместо утерянной накладной <*>.

Читайте также
Кто и каким образом должен оформлять ТТН

Списываем накладные старого образца, действительные для использования