График трудовых отпусков (далее — график) составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом (ч. 2 ст. 168 ТК).

Определяем ответственных за составление графика отпусков

Для своевременной подготовки графика нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.

Составляем график отпусков

График может составляться как на весь коллектив работников, так и по структурным подразделениям организации.

Содержание графика — на усмотрение нанимателя.

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). При этом законодательство не содержит требования, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута и устно, и путем написания заявления о предоставлении отпуска. На практике график чаще всего содержит указание на дату начала отпуска, однако может быть указан только месяц, в котором отпуск будет предоставлен.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на части (ч. 1 ст. 174 ТК). Если работник по согласованию с нанимателем все части отпуска планирует использовать в текущем календарном году, то в графике на этот календарный год следует отразить все его части. Если же часть трудового отпуска будет использована в следующем календарном году, то ее необходимо будет указать в графике на следующий год.

В некоторых случаях дата начала отпуска определяется только по желанию работника без учета мнения нанимателя. Так, наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников:

— о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (например, для несовершеннолетних, инвалидов и др.) (ч. 4 ст. 168 ТК);

— о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы (например, женщинам перед отпуском по беременности и родам и др.) (ч. 2 ст. 166 ТК).

Согласовываем график отпусков

График согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК).

Утверждаем график отпусков

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Знакомим работников с графиком отпусков

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). Законодательством не установлен способ ознакомления, полагаем, что целесообразнее ознакомить работников с графиком под роспись, в таком случае можно быть уверенным в том, что с графиком ознакомлены все работники. Такое ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике либо в ином документе (например, листе ознакомления с графиком).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex