Печать — это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.
Штамп — это вид печати, который заменяет рукописную запись и применяется, как правило, при бумажном делопроизводстве. Юридической силы он не имеет, его основное предназначение — облегчить работу и ускорить процесс документооборота.
1. Приобретение печатей и штампов
Все существующие печати разделяются на три вида: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на простые и гербовые (ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству N 4).
Изготовление гербовых печатей осуществляется в штемпельно-граверных мастерских по эскизам организаций. При этом следует учитывать, что такая печать должна изготавливаться в одном экземпляре. Дополнительные гербовые печати можно изготовить только с разрешения вышестоящего органа. При этом они должны обозначаться цифрой «2» и последующими (п. 5, абз. 3 ч. 2 п. 7 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения гербовых печатей N 189).
Структурным подразделениям и филиалам организаций также разрешается изготовление гербовых печатей, если это предусмотрено их уставом, положением или приказом об их образовании. В этом случае в текст печатей вписывается слово «филиал» или наименование структурного подразделения (п. 6 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения гербовых печатей N 189).
Ограничений на изготовление штампов законодательством не установлено. Их заказывают (приобретают) исходя из реальной потребности организации.
В общем случае печати и штампы состоят из двух элементов: оснастки (корпуса) и клише. Причем зачастую в товаросопроводительных документах составляющие части печати (штампа) прописываются отдельными позициями. Рекомендуем объединять их в единый объект учета, так как по отдельности они не используются.
Бухгалтерский учет печатей и штампов законодательством не установлен. В этом случае бюджетная организация вправе определить его самостоятельно и отразить в учетной политике (абз. 16 ст. 1, п. 5 ст. 9 Закона N 57-З).
Принимая во внимание то, что срок службы печатей и штампов, как правило, составляет более одного года, и их стоимость относительно невелика, предлагаем учитывать данные объекты учета в качестве отдельных предметов в составе оборотных средств (ОП в СОС).
В этом случае в бухучете операции по поступлению в организацию печатей и штампов, приобретенных за счет средств бюджета по безналичному расчету, отражаются следующими записями (ч. 2 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
Корреспонденция счетов по приобретению печатей и штампов
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Получено бюджетное финансирование на изготовление печатей и штампов | 100 | 140, 142 (230, 232) |
| Перечислены со счета казначейства денежные средства изготовителю печатей и штампов | 178 | 100 |
| Оприходованы поступившие печати и штампы с учетом НДС (https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/196677/#M139033 ч. 1 подп. 24.4 п. 24 ст. 133 НК) | 070 | 178 |
| Одновременно отражены расходы по бюджету и увеличен фонд ОП в СОС | 200, 202 | 260 |
В бухучете операции по приобретению печатей и штампов за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями (ч. 2 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Перечислена изготовителю печатей и штампов оплата с внебюджетного расчетного счета | 178 | 111 |
| Оприходованы поступившие печати и штампы (без НДС) | 070 | 178 |
| Отражен предъявленный НДС (ч. 1 подп. 1.2 постановления N 24) | 175 | 178 |
| Принят к вычету НДС (ч. 3 подп. 1.2 постановления N 24) | 173 | 175 |
| Одновременно отражены расходы по внебюджетной деятельности и увеличен фонд ОП в СОС | 211 (080 и др.) | 260 |
Обратите внимание!
Расходы на изготовление печатей и штампов относятся на элемент расходов 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» экономической бюджетной классификации (абз. 11 подп. 44.3.4 Инструкции о применении бюджетной классификации N 208).
2. Выдача печатей (штампов) в эксплуатацию
В настоящее время порядок учета, использования и ответственность за хранение печатей и штампов каждая организация устанавливает самостоятельно. Также организация самостоятельно определяет перечень документов, на которых проставляется оттиск печати. Эти нормы можно закрепить в Положении о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации или ином локальном НПА (см. разъяснение специалиста Минюста И.В.Леус в статье «Проставлять или нет печать в документации»).
При выдаче в эксплуатацию печатей и штампов стоимостью до 1 базовой величины (далее — БВ), их следует списать с бухучета. При этом производится запись (ч. 7 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
Корреспонденция счетов по выдаче в эксплуатацию печатей и штампов
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Выданы в эксплуатацию по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения печати и штампы стоимостью до 1 БВ за единицу | 260 | 070 |
В дальнейшем учет печатей и штампов ведется бухгалтерией и лицами, которым они выданы, только в количественном выражении в ведомостях оперативного (количественного) учета ф. 412 или в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 (ч. 8 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
Также, как правило, учет печатей и штампов ведется лицами, ответственными за их учет и хранение, в учетно-регистрационном журнале. Это может быть, например, журнал учета печатей и штампов. Для некоторых организаций его форма утверждена (приложение 2 к Положению о порядке учета печатей и штампов в Совете Республики Нацсобрания N 440-ПСР3, приложение 3 к Инструкции о порядке использования печатей и штампов в МЧС и подчиненных ему организациях N 101). В остальных случаях организации вправе определить ее самостоятельно.
Печати и штампы, которые стоят свыше 1 БВ, при отпуске их в эксплуатацию не списывают, а относят на субсчет 071 «Предметы в эксплуатации» (ч. 7 и 10 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Переданы в эксплуатацию по накладной (требованию) печати и штампы, которые стоят больше 1 БВ за единицу | 071 | 070 |
Аналитический учет по субсчету 071 ведется бухгалтерией в количественном и стоимостном выражении в книге ф. 296 (карточках ф. 296а), на вкладных листах ф. 402 к инвентаризационной описи (сличительной ведомости) ф. 401 (ч. 8 п. 3 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
Лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность ОП в СОС, обязаны учитывать эти предметы в количественном выражении в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 или ведомости оперативного (количественного) учета ф. 412 (ч. 12 п. 3 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
