Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:
— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);
— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).
Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.
Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА
Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:
перед государственной проверкой;
при смене руководителя организации или кадровой службы;
в случае изменения законодательства и т.д.
Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ
Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ <1>. В нем целесообразно установить:
— задачи и цели проведения аудита;
— сроки проведения аудита.
Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.
| Справочная информация.
Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/. План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год. |
— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.
Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;
— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.
Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:
- правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
- штатное расписание;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки;
- должностные и рабочие инструкции;
- личные дела работников;
- личные карточки (для военнообязанных) <2>;
- приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
- графики (отпусков, работ, сменности);
- табели использования рабочего времени и др.
Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ
Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) <3>.
Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.
Проверка ЛНПА.
К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. <4>. При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:
— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);
— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить <5>;
— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде <6> и др.
При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними <7>. Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.
Проверка трудовых договоров (контрактов).
Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:
всех обязательных сведений и условий <8>;
подписей обеих сторон (работника и нанимателя) <9>.
Проверка личных дел.
Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц <10>), <11>.
Анализируя личные дела, следует обратить внимание:
— на последовательность включения в них документов;
— наличие в них обязательных документов.
Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.
- Внутренняя опись документов личного дела.
- Дополнение к личному листку по учету кадров.
- Личный листок по учету кадров.
- Автобиография.
- Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
- Заявление о приеме на работу.
- Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
| Обратите внимание!
При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. <12>. |
В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) <13>.
Проверка приказов по личному составу.
Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные <14>.
Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:
— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;
— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.
Проверка трудовых книжек.
Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной <15>.
Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству <16>. Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.
Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:
несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;
несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;
неверное внесение исправлений;
отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.
Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя <17>.
Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА
По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:
- порядок и срок проведения аудита;
- проверенные кадровые документы;
- выявленные в ходе проверки нарушения;
- рекомендации по устранению нарушений и др.
Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.
