Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 22 марта 2017 г.

Должностная инструкция — это локальный нормативный правовой акт (ЛНПА), в котором определяется трудовая функция работника, его права и иные положения<1>. Утвержденная нанимателем инструкция обязательна для исполнения работником, который ознакомлен с ней. Рассмотрим основные действия нанимателя, принявшего решение разработать должностные инструкции (далее — инструкции).

Шаг 1. Составляем перечень должностей, для которых разрабатываются инструкции. Обычно перечень таких должностей определяет (с учетом законодательства) кадровая служба организации (иной специалист, занимающийся кадровыми вопросами).

К служащим относятся три категории работников <2>:

— руководители (главный бухгалтер и т.д.);

— специалисты (бухгалтер и т.д.);

— другие служащие (работники, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста <3>, например кассир).

Для руководителей организации, структурных (обособленных) подразделений инструкции, как правило, не разрабатываются <4>. Обычно функции, права, обязанности руководителя организации определяются в учредительном документе, например в уставе, а руководителей структурных (обособленных) подразделений (филиалов и т.д.) — в положениях о них и т.д.

Должности служащих, для которых наличие инструкций обязательно, можно включить в специальный перечень, утвердив его у руководителя организации.

НА ЗАМЕТКУ Для рабочих профессий предусмотрены не должностные, а рабочие инструкции <5>

Шаг 2. Закрепляем порядок разработки инструкций. Детальный порядок разработки инструкций можно закрепить в ЛНПА, например в Положении о разработке инструкций. Целесообразно привести общие требования к оформлению инструкций, определить категории ответственных лиц — разработчиков инструкций (без указания Ф.И.О.), структуру инструкций, сроки разработки, перечень согласующих служб (лиц), сроки утверждения, случаи и порядок пересмотра инструкций, правила их регистрации и выдачи, формы журналов регистрации и выдачи, порядок ознакомления служащих с инструкциями, примерные формы инструкций и т.д.

Некоторые наниматели используют более простой вариант, например издают приказ (распоряжение) <6> (далее — приказ). В нем, как правило, отражаются те же вопросы.

Шаг 3. Принимаем решение о разработке инструкции. Инструкция разрабатывается для конкретной должности, предусмотренной штатным расписанием.

Основанием для разработки инструкции, в частности, может быть:

— непосредственно распорядительный документ руководителя организации;

— введение новой должности в штатное расписание (например, при реорганизации, внедрении новых производств). 

Шаг 4. Назначаем разработчика инструкции. Законодательство прямо не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать инструкции. Обычно этим занимается руководитель структурного подразделения, в штат которого включена соответствующая должность, поскольку именно он наиболее осведомлен о должностных обязанностях своих подчиненных. Однако подобные функции можно возложить и на иных работников, например юрисконсульта. Консультационную поддержку в этом вопросе, как правило, оказывает кадровая служба.

Обязанность разрабатывать инструкции можно установить в приказе, трудовом договоре, а также целесообразно закрепить в инструкции разработчика.

Шаг 5. Определяем структуру инструкции. В основу проекта инструкции может быть положена структура, рекомендованная в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации <7> (УСОРД). Отметим, что строго придерживаться ее не обязательно, так как она носит рекомендательный характер <8>.

Обычно в инструкцию включают следующие главы:

— общие положения (фиксируются: статус должностного лица; квалификационные требования (уровень образования, требования к стажу работы и т.п.); требования, предъявляемые в отношении специальных знаний, знаний нормативных правовых актов (НПА), а также иных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности; порядок замещения работника и пр.);

— должностные обязанности (перечисляются обязанности, которые поручаются работнику, занимающему данную должность). В ЕКСД содержатся обобщенные квалификационные требования, которые конкретизируются в инструкции с учетом выполняемой работником трудовой функции;

— права (предусматриваются права, предоставляемые работнику для надлежащего исполнения им своих обязанностей);

— взаимоотношения (связи по должности) (закрепляется подчиненность работника, а также его взаимосвязи с коллегами внутри структурного подразделения, иногда описывается порядок взаимодействия работника в процессе исполнения своих обязанностей с иными специалистами, структурными подразделениями, сторонними организациями);

— оценка работы и ответственность (определяется оценка результатов работы работника, ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение (неисполнение) им обязанностей).

Помимо вышеперечисленных глав, в инструкцию можно включить и другие положения (задачи, функции работника <9> и пр.).

 Шаг 6. Определяем содержание инструкции. Разрабатывая проект инструкции, ответственное лицо распределяет обязанности между работниками своего подразделения, определяет функциональные обязанности по должности и т.д. При этом оно руководствуется:

— требованиями действующего законодательства, включая квалификационные справочники (ЕКСД), законодательство по делопроизводству <10> и т.п.;

— ЛНПА нанимателя (например, наименование должности, по которой составляется инструкция, должно соответствовать наименованию должности, указанной в штатном расписании организации).

Шаг 7. Согласовываем и дорабатываем (при необходимости) проект инструкции. После разработки проекта инструкции разработчик подписывает его и направляет на согласование в иные структурные подразделения. Срок такого согласования законодательством не установлен. Соответственно, наниматель может предусмотреть его, например, в приказе о разработке инструкций.

Перечень согласующих (визирующих) лиц определяется разработчиком <11>. Как правило, инструкция согласовывается, в частности:

— со службой охраны труда (для проверки соответствия ее положений требованиям охраны труда);

— с юридическим отделом (для проверки соответствия ее положений требованиям законодательства);

— профессиональным союзом  <12> (при его наличии).

Согласующие лица при необходимости вносят предложения и замечания по корректировке инструкции, излагая их на проекте или оформляя отдельным документом <13>. При отсутствии замечаний проект инструкции визируется.

Если нужно, разработчик дорабатывает инструкцию с учетом поступивших замечаний и (или) предложений.

 Шаг 8. Выбираем форму инструкции. Инструкция может быть оформлена и как отдельный документ, и как приложение к трудовому договору <14>.

Нужно помнить: если она оформляется как приложение к трудовому договору, изменения и (или) дополнения (далее — изменения) в нее вносят в порядке, предусмотренном для трудового договора, — путем заключения дополнительного соглашения. При этом если изменения не будут обусловлены изменением законодательства, то на их внесение потребуется согласие работника, поскольку трудовой договор по общему правилу может быть изменен только таким образом<15>.

Шаг 9. Подписываем, утверждаем и регистрируем инструкцию. Как правило, согласованный проект инструкции подписывает ее разработчик <16>. Кроме того, ее утверждает <17> руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, заместитель руководителя организации).

Для придания инструкции юридической силы ее регистрируют <18>, например, в журнале регистрации ЛНПА или иным способом.

Шаг 10. Ознакомляем работников и выдаем инструкцию. Работники должны быть ознакомлены с действующими в отношении их инструкциями под подпись. Поставить подпись можно либо на самой инструкции, либо на листе ознакомления с ней  <19>.

Законодательство не содержит требований о количестве экземпляров инструкций и не обязывает выдавать их руководителю структурного подразделения, работнику. Считаем, что для текущей работы все же целесообразно выдать им на руки копии инструкций, заверенные в установленном порядке <20>.

Шаг 11. Пересматриваем инструкцию, вносим в нее изменения. Инструкция действует до ее замены новым документом <21>. Однако и в период действия наниматель вправе пересмотреть инструкцию и внести в нее изменения. Основанием для указанных действий может быть, в частности:

— изменение законодательства;

— перераспределение функций между структурными подразделениями.

Шаг 12. Храним инструкцию. Обычно инструкции хранятся в отделе организации труда и заработной платы или отделе кадров. Для этих целей может быть определено и другое(ие) структурное(ые) подразделение(я) (специалист) в соответствии с установленным в организации порядком хранения документов.