Банковские платежные корпоративные карточки международной платежной системы (VISA, MasterCard и др.) могут быть оформлены к счетам в белорусских рублях и иностранной валюте. Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы, связанные с использованием таких карточек.

1. Кто может использовать корпоративную карточку?

Ответ: Использовать ее может физическое лицо – держатель <1>. Он получает доступ к банковскому счету организации, к которому оформлена эта карточка. Полагаем, что держателем корпоративной карточки может быть только работник организации. То есть физическое лицо, с которым организация заключила трудовой договор <2>. Средства, которые работник – держатель карточки использует со счета, к которому открыта карточка, признаются денежными средствами, выданными ему под отчет <3>.

Корпоративные карточки могут быть именными и неименными. Именную корпоративную карточку вправе использовать работник — держатель карточки, чьи фамилия и имя нанесены на заготовку этой карточки. Неименную корпоративную карточку, на которой не указаны данные о держателе, можно выдать любому работнику организации. Работник, которому выдана такая карточка, признается ее держателем <4>.

Использование корпоративных карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек, запрещается <5>.

 2. На какие цели можно использовать корпоративную карточку?

Ответ: Корпоративная карточка используется ее держателем для:

— получения наличных денежных средств;

— проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами.

Конкретные цели использования корпоративной карточки в законодательстве прямо не указаны. Определяются они организацией самостоятельно. Например, корпоративную карточку можно использовать для оплаты расходов, связанных:

— с хозяйственной деятельностью организации;

— со служебными командировками работников — держателей карточек.

При этом нужно учитывать нормы валютного законодательства, порядок осуществления безналичных и наличных расчетов на территории Республики Беларусь, условия договора об использовании корпоративной карточки и режим счета, к которому оформлена карточка <6>.

Цель использования корпоративной карточки целесообразно указать:

— в приказе, в соответствии с которым производится выдача такой карточки (например, в приказе о командировании работника);

— в регистре, предназначенном для учета и регистрации выдачи корпоративных карточек (если он ведется в организации).

Пример 1
В организации открыт текущий (расчетный) счет в белорусских рублях с использованием корпоративной дебетовой карточки. Можно ли использовать указанную карточку для безналичных расчетов за канцелярские товары, которые будут приобретены для нужд организации в розничной торговле на территории Республики Беларусь? Договор текущего (расчетного) счета с использованием указанной карточки не содержит запрета на осуществление данной операции.
В законодательстве нет запретов на осуществление безналичных расчетов посредством корпоративной карточки за товары на территории Республики Беларусь при условии соблюдения очередности платежей <7>. Корпоративная карточка может быть выдана на цель, указанную выше, поскольку ни договор, ни законодательство не содержат запрета на осуществление таких расчетов.

3. Надо ли приходовать «наличку», снятую с корпоративной карточки, в кассу организации?

Ответ: Снятие наличных денег с корпоративной карточки осуществляется ее держателем для дальнейшего осуществления им расчетов наличными деньгами на те цели, на которые выдавалась указанная карточка. Держатель карточки не может передать данные денежные средства другим лицам, а должен использовать их и отчитаться за их использование лично <8>. Исходя из вышеизложенного снятая «наличка» не приходуется в кассу организации, а признается подотчетной суммой.

  4. Существуют ли ограничения на расчеты наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки?

Ответ: Да, ограничения есть.

Ограничение 1. Работник — держатель корпоративной карточки может на территории Республики Беларусь снять с использованием этой карточки наличные белорусские рубли для расчетов с организациями (ИП) за товары (работы, услуги) в сумме, определенной руководителем организации (но не более 100 базовых величин в день) <9>.

Ограничение 2. Держатель корпоративной карточки не может рассчитаться наличными белорусскими рублями, полученными с использованием корпоративной карточки, за алкогольные и табачные товары, приобретаемые по договорам, заключенным с организациями, осуществляющими их оптовую торговлю <10>.

Кроме этого, в договоре к счету, к которому выдана корпоративная карточка, по согласованию с организацией могут предусматриваться различного рода ограничения:

— лимиты на снятие наличных денежных средств;

— ограничение стран и регионов использования карточки и т.д. <11>.

5. Как работнику отчитаться за использование корпоративной карточки и в какие сроки это нужно сделать?

Ответ: Использование корпоративной карточки работником организации — держателем карточки приравнивается к выдаче ему подотчетных сумм. При этом денежные средства считаются полученными работником под отчет не в момент выдачи ему корпоративной карточки, а в момент использования этой карточки. То есть в момент получения наличных денег или проведения безналичных платежей с использованием карточки.

За использование денежных средств работник должен отчитаться перед бухгалтерией. Форма отчета об израсходованных суммах разрабатывается в организации самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам <12>. К такому отчету прикладываются подтверждающие документы, в числе которых обязательно должен быть:

— карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем);

— либо подтвержденная банком выписка по счету, к которому выдана корпоративная карточка <13>.

Сроки представления указанного отчета следующие.

Если корпоративная карта выдана на расходы, связанные со служебной командировкой в пределах и за пределами Беларуси, отчет представляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия <14>. 

Пример 2
Работник организации командирован за границу на 5 дней с 24 по 28 июля 2017 г. Аванс перечислен на счет в евро, к которому оформлена корпоративная карточка MasterCard. Указанная карточка выдана работнику 21 июля текущего года. Работник вернулся из командировки 28 июля 2017 г. Часть расходов оплачена работником наличной валютой, полученной с использованием корпоративной карточки, часть — безналичным путем. Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты должен быть представлен работником не позднее 18 августа 2017 г.

Если корпоративная карта выдана на предстоящие расходы на территории Беларуси, то:

— при осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки отчет представляется не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты;

— при смешанной форме расчетов (частично в безналичной форме, частично в наличной форме) — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты;

при расчетах только наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки, отчет представляется не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства <15>. 

Пример 3
Работнику организации 26 июля 2017 г. выдана корпоративная карточка VISA в белорусских рублях для приобретения им канцелярских товаров. На следующий день (27.07.2017) работник получил в банкомате с использованием данной карточки наличные деньги в сумме 39 руб. и приобрел необходимые канцелярские товары на сумму 36 руб. Руководителем организации установлено, что наличные деньги выдаются при осуществлении хозяйственных расходов, производимых в месте нахождения организации, на срок не более 3 рабочих дней, включая день выдачи (день их получения с корпоративной дебетовой карточки).

Срок, на который выданы денежные средства посредством корпоративной дебетовой карточки, истекает 31 июля 2017 г. Не позднее 3 августа 2017 г. работник должен вернуть неиспользованный остаток в сумме 3 руб. (39 руб. – 36 руб.).

Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex