Коронавирус вынуждает нанимателей пересмотреть многие налаженные процессы. Например, перевести максимальное количество сотрудников, которые могут трудиться удаленно, на работу из дома. Однако в некоторых ситуациях вести бизнес в сложившихся условиях невозможно (в связи с отсутствием импортных комплектующих, закрытием границ и т.д.). В таком случае наниматель может пойти несколькими путями. Скажем, объявить простой во время пандемии.

Шаг 1. Выясняем, есть ли причины для простоя

Простой — это временное отсутствие работы по причинам производственного и экономического характера <*>. Законодательством установлен приблизительный перечень таких причин. В их числе выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие электроэнергии. При этом перечень оставлен открытым. А значит, причины могут быть и другие. Вряд ли к ним будет относиться распространение коронавирусной инфекции само по себе. А вот некоторые сложившиеся в условиях пандемии обстоятельства будут. Это, в частности:

— отсутствие комплектующих, которые можно приобрести лишь у иностранных контрагентов, закрытых на карантин;

— нехватка рабочей силы из-за массовых больничных сотрудников;

— принятие в связи с коронавирусом НПА, ограничивающих деятельность организаций. Яркий пример — выдача санстанцией предписания о приостановлении оказания услуг по кальянокурению в заведениях общепита, для которых эта статья доходов является основной.

На заметку
Нужно учитывать, что одно и то же событие по-разному влияет на деятельность субъектов хозяйствования. Предположим, закрытие границ может сказаться на организации, занимающейся пассажирскими перевозками, но не затронуть грузоперевозчика.

Определяясь с причинами простоя, важно разобраться, кто в нем виноват, потому что это прямо влияет на порядок оплаты. Так, простой по обстоятельствам, которые не зависят ни от работника, ни от нанимателя, оплачивается. Причем в размере не ниже двух третей установленной работнику тарифной ставки (тарифного оклада), оклада <*>. По нашему мнению, простой в связи с коронавирусом относится именно к таким обстоятельствам, поскольку ни наниматель, ни работник не могут повлиять на эпидемиологическую ситуацию и в остановке деятельности (производства) их вины нет.

Если у организации есть причины для объявления простоя и она принимает соответствующее решение, надо все верно оформить.

Шаг 2. Фиксируем факт простоя

Документальное оформление простоя зависит от его продолжительности. Так, простои делятся:

— на внутрисменные — от пяти минут. Оформляются листком учета простоев <*>;

— целосменные (целодневные) — работы нет на протяжении рабочих смен (дней). Высока вероятность того, что в связи с коронавирусом организации столкнутся именно с такими простоями. Как их оформить, законодательство не регламентирует. На практике же сложился примерно следующий порядок.

О простое надо уведомить руководителя организации, причем факт простоя желательно зафиксировать <*>. Скажем, в докладной записке и соответствующем акте.

Как правило, подобные документы готовит руководитель простаивающего подразделения, а если речь идет обо всей организации — уполномоченное лицо (замдиректора по коммерческим вопросам и т.д.).

На заметку
В текущей ситуации инициировать оформление простоя может сам руководитель. Полагаем, в таком случае можно сразу переходить к шагу 3.

Оба документа оформляются в соответствии с требованиями делопроизводства и состоят из двух частей. В докладной записке это <*>:

— вводная часть. Здесь приводят и анализируют факты, послужившие причиной для составления документа;

— основная часть. В ней излагают предложения по объявлению простоя.

Текст акта состоит <*>:

— из вводной части. В ней указывают, кто составил акт (кто при этом присутствовал), а также каковы основания его составления;

— констатирующей части. Тут, как правило, фиксируют установленные факты, касающиеся простоя. Допустим, его причины и продолжительность, наименование структурного подразделения, оставшегося без работы. В этой части можно дать рекомендации (внести предложения) по объявлению простоя.

На заметку
Акт составляется на дату начала простоя <*>.

Шаг 3. Издаем приказ о простое

Законодательство прямо не требует издавать приказ об установлении (объявлении) простоя (далее — приказ о простое). На практике это рекомендуется делать, например, для извещения о нем работников.

Не закреплена и форма приказа. Обычно в нем отражают:

— дату и время начала и окончания простоя. В рассматриваемой ситуации непонятно, когда кризис, вызванный коронавирусом, минет. Поэтому наниматель может не указывать дату окончания простоя или указать предполагаемую. Если простой завершится досрочно, его окончание оформят приказом. Если к заявленной дате он будет продолжаться, издадут приказ о продлении.

При этом следует помнить, что простой — временное явление, которое суммарно не может длиться больше шести месяцев в течение календарного года <*>;

— причину простоя;

— наименования структурных подразделений, которые находятся в простое, или Ф.И.О., должности (профессии) простаивающих работников — если простой не затрагивает организацию целиком;

— необходимость нахождения работников на рабочих местах. Одной из наиболее эффективных мер против распространения коронавируса считают социальное дистанцирование. С учетом этого целесообразно, объявляя простой в связи с инфекцией, разрешить работникам не выходить на работу, если в этом нет особой необходимости.

Всех заинтересованных работников ознакомляют с приказом под подпись.

На заметку
Организация обязана учитывать время простоя. Его включают в фактическое рабочее время как неотработанное. Обычно учет ведут в табеле использования рабочего времени <*>.

Шаг 4. Возвращаемся к работе

После того как эпидемиологическая обстановка наладится, простой надо документально завершить. Как это сделать, зависит от порядка оформления:

1) если в приказе о простое указана конкретная дата его окончания, простой автоматически считается оконченным на эту дату. Исключением являются случаи, когда ранее он был отменен или, наоборот, продолжен;

2) если изначально дату окончания простоя не указывали, необходимо издать приказ об окончании простоя и ознакомить с ним работников.

Обратите внимание!
Работников, которые не будут находиться на рабочих местах во время простоя, о дате его окончания надо уведомить дистанционно. Причем сделать это нужно заблаговременно, т.е. так, чтобы по окончании простоя они своевременно явились на работу. Один из вариантов — направить письма. Дополнительно информацию можно продублировать по телефону, электронной почте, SMS.

Приказ об окончании простоя должен содержать:

— дату, с которой простой считается прекращенным, а работа — возобновленной;

— наименования подразделений организации или Ф.И.О., должности (профессии) работников, работа которых возобновляется, — если речь идет не о простое организации целиком.

Читайте также
Комментарий к Указу N 143 о поддержке экономики в условиях пандемии коронавируса