Корреспонденция счетов: Как организации на УСН с ведением бухучета отразить операции по аренде грузового автомобиля у своего работника и расходы на топливо, приобретенное и израсходованное при эксплуатации этого автомобиля?

Ситуация

Организация применяет УСН и одновременно с Книгой при УСН ведет бухучет на общих основаниях.

Для перевозки строительных материалов, приобретенных с целью проведения текущего ремонта собственного офисного помещения, организация арендовала грузовой автомобиль у своего работника. Заключен договор аренды транспортного средства без экипажа, включающий следующие условия:

— стоимость автомобиля — 42 000 руб.;

— сумма арендной платы — 100 руб. за сутки;

— срок аренды — двое суток: 16.09.2023 и 17.09.2023;

— расходы, возникающие в связи с эксплуатацией автомобиля, несет арендатор;

— арендатор получает автомобиль с топливом в баке и возвращает автомобиль с тем же количеством топлива. Количество и стоимость полученного и возвращенного топлива отражается в акте приема-передачи автомобиля;

— первичный учетный документ, подтверждающий временное пользование автомобилем, может быть составлен единолично.

Согласно актам приема-передачи автомобиль получен в аренду и возвращен арендодателю с 5 л дизельного топлива в баке на сумму 11,80 руб. (условно).

Арендная плата в сумме 200 руб. перечислена на счет работника 18.09.2023.

Организация является местом основной работы для этого работника. Прав на налоговые вычеты по подоходному налогу он не имеет.

В процессе эксплуатации арендованного автомобиля приобретено топливо на сумму 71,10 руб. (в том числе НДС 11,85 руб.), что подтверждается отчетом об израсходованных суммах наличных денежных средств, представленным подотчетным лицом.

Стоимость приобретенных строительных материалов составила 8250 руб. (в том числе НДС 1375 руб.).

Согласно учетной политике учет материалов ведется на счете 10 «Материалы» по первоначальной стоимости, счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» не используются (п. 13 Стандарта N 64; ч. 1 п. 4 ст. 9, п. 3 и 5 ст. 10 Закона N 57-З) <*>.

———————————

<*> Отражение иных расходов, понесенных в процессе эксплуатации автомобиля, дальнейшее использование строительных материалов, расчет с подотчетным лицом и начисление заработной платы работнику в данном материале не рассматриваются.

Общие положения

Организация-наниматель вправе заключить с работником гражданско-правовой договор аренды личного движимого имущества, принадлежащего этому работнику, с целью использования в деятельности организации. В этом случае наниматель выступает арендатором имущества, а работник — арендодателем (гл. 34 ГК).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ч. 1 ст. 613 ГК).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией. В данном случае организация несет расходы на топливо (ст. 617 ГК).

Кроме того, в данной ситуации стороны включили в договор аренды условия договора товарного займа о передаче на возвратной основе 5 л дизельного топлива в баке автомобиля. В случаях когда заемщику передаются не деньги, а другие вещи, определенные родовыми признаками, договор займа предполагается беспроцентным, если в нем прямо не предусмотрено иное (п. 1 и  2 ст. 760, подп. 2) п. 3 ст. 762 ГК).

Бухгалтерский учет

Арендованный грузовой автомобиль организация отражает на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» на основании акта приема-передачи автомобиля по стоимости, которая указана в договоре аренды (п. 13 Инструкции N 26, п. 79 Инструкции N 50).

Задолженность по арендной плате перед работником может быть отражена на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (п. 3, ч. 1 п. 47, ч. 1 п. 57 Инструкции N 50).

Датой совершения хозяйственной операции по договору аренды в данном случае является последний день аренды — 17.09.2023. Договором предусмотрено единоличное составление подтверждающего первичного учетного документа — акта пользования автомобилем, на основании которого хозяйственная операция отражается в учете (подп. 1.1.3 постановления N 55, абз. 3 п. 1 постановления N 13).

Поступление строительных материалов для проведения текущего ремонта офиса отражается по дебету субсчета 10-1 «Сырье и материалы» (или дополнительно открытому субсчету), в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (абз. 2 подп. 2.1, абз. 2 подп. 2.2 Стандарта N 64; ч. 3 и 17 п. 16 Инструкции N 50).

Приобретенное топливо учитывается на субсчете 10-3 «Топливо» на основании первичного учетного документа, самостоятельно разработанного организацией и включенного в учетную политику. В данном случае таким документом может быть, например, отчет об израсходованных суммах наличных денежных средств при условии содержания в нем всех обязательных реквизитов, предусмотренных для первичных учетных документов. Поскольку топливо приобретено через подотчетное лицо, данная запись производится в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (ч. 5 и 17 п. 16, ч. 2 п. 56 Инструкции N 50; абз. 4 ч. 1 п. 4 ст. 9, п. 3 ст. 10 Закона N 57-З).

Нужно ли в данной ситуации исчислять подоходный налог, страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, НДС, акциз, транспортный налог и налог при УСН, читайте в ilex.