Слишком динамичная, невероятно торопливая, безумно поспешная – это все про жизнь в 21 веке. Но если мы везде и всегда торопимся, почему никогда и никуда не успеваем? Уверена, что в голову каждому приходила мысль о быстротечности жизни: несется она, к сожалению, с суперскоростями, быстрее ускользающих вагонов метро, отходящих от станции.
Как бы мы ни старались, контролировать время, замедлять или ускорять его мы не научились. Но зато можем научиться им эффективно управлять – так, чтобы успевать и не подвергаться жесткому прессингу дедлайнов. Первое, что советуют сделать профессионалы, чтобы достичь временного «дзена», – это проанализировать, куда уходит время, и устранить те факторы, которые его пожирают.
Приятно и совсем нет
Все явления и ситуации, которые поглощают наше время, можно разделить на две группы:
К приятным факторам относят все то, что расходует время, но при этом доставляет удовольствие, помогает отдохнуть, переключиться и тем самым повышает продуктивность работы. Это, например, перерыв на чашку кофе, короткая прогулка, «нырок» в интернет, не связанный с работой или соцсетями (допустим, чтение постов на любимом тематическом ресурсе). Приятные пожиратели могут случаться до работы (это небольшое поощрение, которое Вы вручаете себе авансом за решение конкретной задачи) или после нее (помогают расслабиться после завершения тяжелого проекта, вернуть расположение духа после неприятного общения с коллегой и др.).
Неприятные пожиратели занимают наше время, но взамен не дают положительных эмоций. Эксперты выделяют 5 главных неприятных пожирателей времени.
1. Социальное «зло»
Почетное первое место занимают, конечно же, социальные сети. Есть у них такая особенность: «зашел» вроде на 5 минут, а «вышел» через 3 часа. Чтобы этих трех часов не случилось, нужно тщательно подчистить список друзей и пабликов, групп, сообществ, на которые Вы подписаны. Это позволит оставить в Вашем поле зрения только то, что Вам действительно интересно.
Кстати, соцсети могут быть приятным пожирателем. Но чтобы они таковыми стали, необходимо строго контролировать время пребывания в них. 5 минут раз в 2 часа (в качестве перерыва между делами) – ок. 2 часа и 5 минут на работу (просто чтобы совесть не мучила) – не ок.
2. Чем помешали совещания?
На второй позиции закрепились совещания – именно их чаще всего упоминали люди в рамках исследования, проведенного бизнес-тренером Светланой Ивановой. Она, кстати, посвятила теме дружбы со временем книгу «Тайм-менеджмента нет. Психология дружбы со временем».
Чем же не угодили совещания? В первую очередь тем, что отнимают много времени, но не всегда приносят должный результат. Тем, для кого совещания – важный инструмент работы, Светлана Иванова рекомендует изучить несколько лайфхаков по повышению эффективности:
К совещанию нужно подготовиться, чтобы минимизировать временные затраты на решение организационных вопросов, облегчить восприятие информации. Например, можно заранее разослать участникам документ с описанием тематики и основных тезисов совещания. Учтите, что каждый этап должен содержать конкретный тайминг (то есть указание, сколько времени на него уйдет). Стоит также заранее договориться, что тайминг соблюдается жестко – никаких «еще минуточку» и «вот-вот дойду до самой сути».
В процессе совещания нужно грамотно распределять роли и следить за тем, чтобы они не пересекались. Например, Вам потребуется протоколист – человек, который будет делать записи. А еще координатор, который станет следить за очередностью выступлений, их соответствию теме, корректности. Причем координатор не может быть одновременно и протоколистом и наоборот. Пожалуй, самая важная роль – это хранитель времени. Он будет контролировать регламент каждого выступления.
После совещания нужно закрепить эффект – можно, например, разослать всем участникам резюме, которое будет содержать перечень принятых решений с указанием ответственных лиц и сроков решения задачи.
3. Бесконечные уговоры
Большинство респондентов указали, что много их рабочего времени уходит на уговоры и убеждения, которые Светлана Иванова красиво называет «продажей идеи». Однако и здесь можно прокачать эффективность, воспользовавшись хорошо знакомыми лайфхаками:
Говорите с оппонентами на языке выгод. Если Вы начнете беседу с того, что выгодно конкретному человеку, сразу же завоюете его внимание. А потом уже приступайте к условиям и нюансам.
Приводите доказательства. Тот, кто убеждает, «продает идею», всегда должен быть готов эту идею защитить. Поэтому неплохо до этапа беседы продумать вопросы, которые могут задать собеседники, и вооружиться цифрами, статистикой, результатами исследований, примерами.
4. Дорога домой или нет
Редким людям повезло жить в паре минут от работы – некоторым же приходится проводить в машине или общественном транспорте около двух часов. Причем, пожалуй, в этой ситуации перемещение на общественном транспорте оказывается предпочтительнее: да, Вы движетесь медленнее, но зато сможете почитать книгу, полистать новости в смартфоне, сделать заметки в ежедневнике. Если Вы за рулем, Вам остается, пожалуй, только слушать аудиокниги. Кстати, не все хорошо воспринимают такой формат – я, к примеру, люблю «щупать» тексты глазами.
5. Подожди!
Еще один мощный пожиратель – это ожидание во всех его проявлениях (самые распространенные – пробки и очереди). С пробками посложнее (если Вы – водитель), поскольку в них можно подрасслабиться, но полностью погрузиться в чтение или просмотр сериала не выйдет – надо быть на чеку, чтобы не вызвать гнев спешащей толпы водителей и не спровоцировать аварийную ситуацию.
А вот ожидание своей очереди можно использовать по полной: книги, сериалы, заполнение ежедневника, чтение новостей и листание соцсетей, прослушивание английской речи (если Вы учите язык). Так Вы не избавитесь от пожирателя, но сможете использовать его для восполнения ресурса и (в конечном счете) для повышения эффективности.
«Пожирают» только работу?
Перечисленные факторы повсеместно встречаются в рабочей среде, но они есть и в нашей личной жизни. Правда, критерий для обнаружения пожирателя там иной. Если на работе мы считаем бесцельно проведенным временем все то, что не повышает эффективность, то в личной жизни пожирателем нужно считать то, что не приносит пользы и не доставляет удовольствия. Сюда можно отнести, к примеру, общение с токсичными людьми (соседями, друзьями), которое не делает нас радостнее и наполненнее, а напротив, расходует время и поглощает ресурс.
Как видим, в вопросах тайм-менеджмента работает привычная схема – обнаружить врага и обезвредить его. А если обезвредить не выходит (мало кто может отказаться от совещаний, пробок и очередей, к примеру), то можно попробовать сделать врага другом, обернув ситуацию себе на пользу.
