Я – списочный виртуоз. У меня куча списков. И даже список списков. Многие удивляются, если не смеются, мол, ну и как – помогает? Вообще-то да, еще как помогает. В большинстве случаев я успеваю все запланированное, правильно расставляю приоритеты, а иногда удается выкраивать время для вновь образовавшихся дел даже в очень плотном графике. Но чтобы система работала, нужно не просто составлять список, а составлять его грамотно. Здесь король всех правил – метод Айви Ли, который работал экспертом по продуктивности в начале 20-го века. Однако его методика (а ей больше 100 лет!) эффективна до сих пор. В чем же секрет?
С чего все начиналось и к чему пришло?
В 1918 году известный бизнесмен, владелец судостроительных и сталелитейных компаний Чарльз Майкл Шваб проанализировал деятельность своей команды и решил, что нужно сделать работу более продуктивной. Такую задачу он и поставил перед консультантом Айви Ли. Эксперт провел 15-минутное собеседование с каждым управляющим и пообещал, что через 3 месяца ситуация кардинально изменится. При этом Ли отказался от оплаты – он предложил Швабу спустя 3 месяца перевести ему такую сумму, какую тот посчитает нужной.
О чем же шла речь в ходе короткой беседы? Ли поделился с управляющими своими секретами продуктивности. Их всего пять – и они несложные:
1. Вечером каждого рабочего дня составляйте 6 важных дел, которые нужно выполнить завтра. Только 6 – ни больше.
2. Все дела расставьте от самого важного к самому неважному.
3. Утром следующего дня сконцентрируйтесь на задаче номер 1, то есть самой важной. Только когда Вы решите ее, переходите к остальным по списку.
4. Если со вчера у Вас осталось невыполненное дело, перенесите его в список новых 6 задач. При этом следуйте принципу приоритизации.
5. Повторяйте этот сценарий каждый день.
Простая стратегия привела к впечатляющим результатам – и по окончании 3 месяцев эксперт получил от бизнесмена приличное вознаграждение.
Почему же такая простая система эффективна?
Делает управление делами максимально простым и легким.
Метод Ли не обошелся без критики: другие эксперты по продуктивности сомневались, что его методика может учитывать все жизненные нюансы. В частности поднимался вопрос: что делать, если возникает форс-мажор? Не лучше ли использовать высокотехнологичные решения?
Айви Ли был непреклонен. По его мнению, высокие технологии по факту делают управление делами только сложнее, а простые решения более эффективны. С непредвиденными ситуациями эксперт предлагал поступать просто: если можно их проигнорировать, проигнорируйте, если нет – уделите им внимание, а затем возвращайтесь к списку шести задач.
Учит принимать решения.
Очень занятые люди могут справедливо заметить: ну что такое 6 дел для того, кто вечно занят, – это же ничто! Однако, если у Вас слишком много задач, высока вероятность того, что Вы будете рассеивать внимание и не получите вообще никакого результата. Метод Айви Ли учит расставлять приоритеты и концентрироваться на самом важном. А это и нужно, чтобы принимать правильные решения.
Искореняет страх перед началом нового.
У страха глаза велики. Это касается и бизнеса. Начинать новое всегда сложно и страшно. Метод Айви Ли позволят выделить самое первостепенное и важное, при этом делать это следует накануне нового дня, то есть у Вас будет время, чтобы настроиться на нужный лад.
Ставит во главу угла последовательность.
Сегодня модно быть продуктивным. Но сложно стать таким, если постоянно распыляешься по мелочам. Все, кто добился успеха, концентрировались на важном: трудно преуспеть в одной сфере, если Вы заняты сразу в десяти.
А есть ли альтернатива?
Скорее, это не альтернатива, а такая же идея, только представленная под другим углом.
Метод Уоррена Баффета
Самый успешный инвестор 20 века, один из богатейших людей в мире, заядлый посетить рейтингов самых известных бизнесменов точно знает толк в продуктивности. Метод Баффета получил название 5/25. И суть его не менее проста:
1. Составьте список из 25 целей. Лучше ограничивать временной промежуток – например, составлять список не на год, а скажем, на месяц или неделю.
2. Выделите 5 самых важных задач.
3. Вычеркните остальное.
По методу Баффета, к тем 20-ти пунктам, которые Вы не выделили как важное, нужно возвращаться лишь тогда, когда Вы расправились с пятью наиважнейшими задачами. Простота – ключ к успеху, согласно стратегии 5/25: только отсекая лишнее, можно облегчить жизнь и добиться успеха.
Концепция Кови
Автор популярной книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови предложил свое видение достижения успеха, облачив его в 7 пунктов:
1. Постоянно самосовершенствуйтесь. Совершенствование Кови сравнивает с затачиванием пилы: если она всегда заточена, то всегда готова к делу.
2. Ищите взаимовыгодное сотрудничество.
3. Будьте активны.
4. Сначала услышьте, а затем уже будьте услышаны.
5. Начинайте новое дело, четко представляя его результат.
6. Все события анализируйте с точки зрения «выиграл или проиграл».
7. В первую очередь делайте то, что нужно сделать в первую очередь.
Чтобы справиться с последним пунктом, Кови рекомендовал воспользоваться матрицей президента Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, который делил дела на 4 категории: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное несрочное. Например, неважное несрочное можно вовсе опустить, а важное несрочное делегировать.
Метод Тима Феррисса
Гуру продуктивности делает акцент на двух законах:
1. Закон Парето. Он знаком многим: 20% усилий дают 80% результата. Закон предлагает концентрироваться на важном, чтобы достичь большего успеха.
1. Закон Паркинсона. Любимый закон трудоголиков: работа займет все время, которое Вы на нее выделили. Это значит, нужно ставить четкие дедлайны, если Вы хотите решить задачу эффективно.
Формула Феррисса проста. Хотите стать успешным? Сокращайте рабочий день, а не увеличивайте его и концентрируйтесь на важном.
Методика Глеба Архангельского
Эксперт в области организации времени предлагает делить задачи на два типа (очень забавных типа!):
«Лягушки». Это скучные, рутинные дела, которые мы постоянно откладываем. Через несколько недель их накапливается столько, что они давят, угнетают. Архангельский предлагает каждое утро есть по лягушке, то есть выполнять по одному скучному делу. Так Вы не потратите много времени и разгребете «лягушачий» завал.
«Бифштекс из слона». «Слон» — это задача-гигант (например, выучить китайский язык, написать диссертацию, провести исследование для статьи). Слона съесть за раз трудно, а вот бифштекс из него подойдет. Это значит, что дело-мастодонт (слон) нужно разделить на посильные части (бифштекс) и есть по одному за раз.
Также Глеб Архангельский пишет о важности «якорей» — вещей, которые стимулируют продуктивность. Они помогают настроиться на решение задачи. Например, Вам нужно каждое утро разбирать корпоративную почту. И Вы это не сказать что любите. Поэтому нужно сделать эмоциональную привязку, простимулировать себя. Например, изучать письма от клиентов и партнеров под любимого Моцарта.
Заключение
Конечно, это лишь часть методик, которые предлагаются для повышения продуктивности. Однако у них много общих черт, из которых можно составить рецепт успеха:
1. Выделяйте важное.
2. Концентрируйтесь на нем.
3. Безжалостно отсекайте лишнее.
4. Выбирайте простые решения.
5. Визуализируйте конечный результат.
6. Ограничивайте время решения задачи.
Успехов!
