Наверняка всем известны ужасающие страшилки о тысяче непрочитанных писем. Они собираются в гигантский снежный ком, который преследует коварную цель – поглотить как можно больше Вашего времени. И это непременно скажется на продуктивности. Один из методов, который поможет навести порядок в электронной почте, – это Zero Inbox («ноль входящих»).
Кто, что и зачем?
Система Zero Inbox была разработана Мерлином Манном – американским писателем, экспертом по продуктивности. Манн планировал использовать ее лишь для поддержания порядка в электронной почте. Однако метод стал необычайно популярным и постепенно распространил свое «влияние» и на другие сферы, которые предусматривают работу с большими объемами информации (задачами, идеями, планами).
В чем же суть метода? Она проста: папка «Входящие» всегда должна оставаться… пустой! Для этого необходимо раз в день планировать время для проверки почты (списка задач, идей, проектов) и сразу же принимать решение о том, что делать с этой информацией. Операцию нужно повторять ежедневно, чтобы не допустить образования «снежного кома». Кстати, Манн не случайно рекомендует проверять почту лишь раз в день. По данным исследования университета Британской Колумбии, редкая проверка электронной почты снижает уровень стресса и повышает продуктивность.
Обратите внимание, что Вам не нужно сиюминутно выполнять задачу – нужно лишь принять решение о ее дальнейшей судьбе. Помогут три пути: удалить, отложить или сделать. Определить путь позволят три вопроса.
1. Нужно ли мне это?
Нет.
Смело удаляем письмо.
Удаление – самое простое действие, которое предусматривает максимально быстрое принятие решения без затрат ресурсов. Обычно такая участь постигает рекламу, рассылки интернет-магазинов, письма со специализированных ресурсов, которые не имеют отношения конкретно к Вашей сфере деятельности.
Да.
Переходим к вопросу номер 2.
2. Требует ли это письмо какого-то конкретного действия?
Нет.
Если письмо не требует ответа или иного действия, но оно содержит важную информацию или сведения, которые нужно сохранить, ему удобно присвоить метку (например, «Важное»).
Есть и еще один вариант, которым активно пользуюсь я, – создать отдельные папки для всех важных писем. Так Вы не только их сохраните, но и классифицируете, что облегчает поиск. В таких папках я храню электронные извещения от коммунальный служб, договоры, выписки из банков, файлы с результатами исследований из лабораторий.
Да.
Переходим к вопросу номер 3.
3. Можно ли выполнить это действие прямо сейчас?
Нет.
В таком случае нужно запланировать решение задачи.
Если дело имеет строгий «дедлайн» или Вы точно знаете, когда сможете уделить ему время, сразу фиксируйте его в ежедневнике или в приложении.
Если же задача не срочная, ее можно временно поместить в список «плавающих» дел, которые ожидают своей очереди на исполнение. Не забывайте только время от времени просматривать этот список, чтобы он не превратился в аналог почты с тысячей непрочитанных, и периодически переносите задачи в перечень актуальных.
Да.
Выполняем! Как говорится, сделал дело – гуляй смело (и эту информацию не придется «вынашивать» в голове весь день, рискуя забыть). Вообще эксперты по продуктивности советуют сразу же решать те задачи, которые требует меньше 10 минут Вашего времени.
Вуаля! Ваш ящик пуст!
Что дает такой подход?
Во-первых, Вы избавляете себя от стресса, раздражительности, повышенной утомляемости, ухудшения памяти и концентрации внимания, которые вызваны огромным количеством визуального шума. И если бы непрочитанные письма или нерешенные задачи только «шумели»! Они ведь еще и давят своим тяжким грузом!
Во-вторых, метод не только повышает продуктивность, но и позволяет сделать жизнь (в том числе и рабочую) более осознанной. Вы точно анализируете информацию, которая к Вам попадает, избавляетесь от ненужного и концентрируетесь на том, что важно. Со временем Вы отточите навык и будете сортировать письма/идеи/задачи максимально быстро, а значит, у Вас останется больше ресурса на саму работу, на себя, на общение с близкими, на хобби, которое делает Вас счастливее. Как видим, пусто – это иногда очень даже хорошо.
