Эмоция дня

Мысли вслух

Ох уж эти приоритеты: как их грамотно расставить и что с этим делать

Каждый, кто ежедневно сталкивается с внушительной кучей дел, знает, что браться за все и сразу – путь в никуда. Чтобы работа была эффективной, нужно правильно расставить приоритеты. Один из методов приоритизации задач предложил Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – и не верить ему у нас нет оснований, ведь в течение 8 лет он упорно протрудился президентом США.

Особенности концепции

Эйзенхауэр оперировал только двумя понятиями – важное и срочное. В различных вариациях сочетаний они выдают 4 комбинации: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное несрочное.

Такая классификация позволяет расставить текущие задачи по порядку, а это ключ к эффективности и соблюдению сроков.

Почему это важно? Потому что к нашей цели нас ведут только важные дела, но иногда случается так, что день заполоняют неважные и несрочные позиции: занимаясь ими, Вы не делаете шаг вперед к своей цели, а просто стоите на месте (если не откатываетесь назад).

Ох уж эти приоритеты: как их грамотно расставить и что с этим делать

Иерархичный список Эйзенхауэра: составляем и выполняем

Итак, перед нами 4 категории, которые получаются из «скрещивания» важного со срочным:

1. A-приоритет – важные и срочные дела. Их нужно сделать быстро и качественно. Отложить или делегировать не выйдет.

2. B-приоритет объединяет задачи важные и несрочные. Их нужно сделать обязательно, но можно сделать не сегодня. Отказаться от выполнения или делегировать тоже нельзя. Однако можно «навести порядок»: чтобы задачи B-приоритета не затерялись, каждый день выделяйте немного времени на их решение. Например, через месяц Вам нужно подготовить сводный отчет. Еще месяц – конечно, подумает большинство и отложит дело в долгий ящик. Зато за пару дней до даты Х придется хаотично метаться и рвать на себе волосы – скорее всего, спешка скажется на качестве работы. Ну и моральное состояние, несомненно, пострадает. Другое дело, если каждый день да понемногу.

3. C-приоритет включает задачи срочные, но неважные. Это более «приземленные» дела – например, надо купить бумагу для принтера. Бумага нужна срочно, но конкретно для Вас эта задача может быть не важна (то есть ее надо сделать, но не обязательно Вам). Иными словами, это дело можно делегировать (конечно, если покупка бумаги в принтер – не Ваша прямая обязанность).

4. В категорию D-приоритета попадают дела несрочные и неважные. У них больше всего вариантов для действий: такие задачи можно делегировать, отложить на неопределенное время или вовсе со спокойной душой вычеркнуть из списка. Кстати, удаление D-приоритета из списка освободит немного времени для отдыха и развлечений. А уже отдохнувшим можно приступать и к приоритету A.

Ох уж эти приоритеты: как их грамотно расставить и что с этим делать

Тройка полезных советов от 34-го президента США

1. Делайте акцент на важном (правило преимущества). Важные задачи – основа достижения нашей цели. Срочные задачи, как мы убедились, не всегда важные, но при этом требуют нашего предельного внимания. Но если поддаться соблазну всегда делать срочное, то мы будем отдаляться от намеченного пути.

2. Расставляйте приоритеты и внутри категорий. Вот у Вас приоритет A – он включает 3 задачи. Их тоже придется «рассортировать» внутри категории. Пометьте задачи цифрами 1, 2, 3 и начинайте с цифры 1. Как быть, если 1 и 2 Вы успели сделать, а с 3 не срослось? Тогда 3 переходит в список следующего дня.

3. Ежедневно уделяйте время крупной задаче из B-приоритета. Это позволит органично распределить нагрузку и не приведет к переутомлению.

Ох уж эти приоритеты: как их грамотно расставить и что с этим делать

Заключение

То, что залог успеха – это предельная концентрация на важных задачах, знают все. Но это идеальное решение – в офисе сложно посвящать всего себя только задаче Х, когда есть много других мелких дел. Именно поэтому иерархия Эйзенхауэра более близка к реальности.  Так, достичь успеха можно, если:

  • Уделить 90% внимания важным и срочным делам.
  • Периодически (и систематично!) обращаться к важным, но несрочным задачам.
  • Делегировать неважные и срочные задачи, а если так не получается, то уделять им немного времени (у Вас остается целых 10%) и сразу же возвращаться к решению главной задачи.
  • По максимуму освободиться от неважных и несрочных задач.

Чтобы облегчить работу в режиме многозадачности, коучи и психологи рекомендуют не только до мелочей планировать рабочий день, но также повышать стрессоустойчивость, учиться отстраивать личные границы и говорить «нет».

Мысли вслух