Чтобы добиться успеха, недостаточно просто много работать. Нужно все время корректировать стратегию, выбранный курс, чтобы эта работа была более эффективной и требовала меньше затрат. Поэтому одно из ключевых понятий в бизнесе – это оптимизация бизнес-процессов. Она подразумевает постоянные улучшения, которые позволяют повысить качество оказываемых услуг и клиентоориентированность, помогают компании освоить новые рынки и выйти на принципиально иной уровень. Однако концепция непрерывного улучшения актуальна не только для сферы построения карьеры – ее вполне можно интегрировать во «внерабочую» жизнь. Что внедрять и как это сделать?
Ключевые техники оптимизации бизнес-процессов
Под оптимизацией понимают целый набор методов, инструментов и техник, которые позволяют достигать поставленных целей. Причем обратите внимание, оптимизация – это не разовая акция, а процесс, регулярные шаги. Только в этом случае она будет работать.
Чаще всего акцент делают на следующих техниках:
1. Бережливое производство.
Направлено на поиск решения, которое позволит предлагать продукт с максимальной потребительской ценностью и с минимальными затратами.
Если провести аналогию с повседневной жизнью, то эта техника перекликается с осознанным потреблением, концепцией «ноль отходов» и всеми ее «вытекающими» (в том числе reuse – повторное использование).
2. Шесть сигм.
Ключевая цель – сократить количество ошибок на производстве. В обычной жизни эта техника напоминает концепцию минимализма: автоматизируйте рутинные процессы, по максимуму упростите ежедневные манипуляции, чтобы исключить вероятность промахов (ошибок) и достичь максимальной продуктивности. Классика: если в Вашем шкафу только любимая одежда, которая подходит по размеру и соответствует образу жизни, хорошо сочетается между собой, то вопросы мучительных утренних сборов отпадают автоматически. Плюсы очевидны: Вы хорошо выглядите, экономите время и не нервничаете.
3. Кайдзен.
Философия кайдзен пришла к нам из Японии. Она продвигает идею непрерывного совершенствования и предлагает достигать цели маленькими шажками, но регулярно, постоянно. В рамках философии, крошечное, но постоянное движение вперед приводит к гораздо лучшим результатам, чем огромный, но единоразовый скачок.
Пожалуй, метод кайдзен мы и так постоянно используем в обычной жизни – просто не знаем, как он называется. Да и не является ли кайдзен японской альтернативой нашего «вода камень точит»?!
4. SWOT-анализ.
SWOT – это аббревиатура: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности), Threats (угрозы). Суть метода заключается в том, чтобы регулярно проводить анализ перечисленных параметров. Это позволяет не только повысить рабочую продуктивность, но и значительно облегчить, упростить повседневную жизнь.
Яркий «нерабочий» пример – анализ своего финансового состояния. Вы учитываете доходы, расходы, при необходимости сокращаете какие-то категории трат, чтобы достичь относительного баланса. А многие используют SWOT-анализ в его «облегченной» повседневной версии для… выбора! Да, это те самые пресловутые две колонки с «за» и «против».
Как интегрировать оптимизацию в повседневную жизнь?
Это не так сложно, если учесть, что многие техники оптимизации бизнес-процессов большинство уже активно использует каждый день. Но есть и пара очевидных (на самом деле не таких уж и очевидных) лайфхаков:
1. Концентрируйтесь на маленьких шагах.
Знаю, мы все привыкли не замечать что-то маленькое, но просто подумайте: 1 рубль каждый день – это 30 рублей в месяц, 1 прочитанный лист книги каждый день – это уже повесть за месяц, 1 выученное иностранное слово каждый день – это 30 иностранный слов в месяц (это же почти монолог на простую тему!). Не бывает маленьких шагов: 1, 5 или 10 всегда лучше 0. Именно так люди осваивают новые профессии, начинают говорить на иностранном языке, создают фигуру своей мечты, учатся водить машину, да копят свой первый миллион в конце концов.
2. Регулярно оценивайте ситуацию.
Сформируйте привычку, к примеру, раз в неделю проводить «ревизию» жизни и задавать себе вопрос: «Как я могу сделать это еще эффективнее?». К примеру, как быть, если Вы по максимуму загружены и времени не хватает на банальный отдых? Можно делегировать часть обязательств (допустим, дети вполне способны по очереди мыть посуду после ужина). Или избавиться от «чужих» дел (типа постоянного «закрывания» хвостов коллеги). Или перенести «дедлайны» у части своих задач. Так, удобнее закупаться продуктами раз в неделю, скажем, в субботу утром, когда и на дорогах нет пробок, и в магазинах – очередей. Это избавит Вас от мелких забегов за молоком и вкусняшками после тяжелого рабочего дня, что сильно выбивается из графика.
То же самое и с финансами. Есть траты, к которым мы привыкли, но так ли они там нужны? Нецелесообразно платить за подписку на приложения, которыми Вы не пользуетесь, или оплачивать дорогой тариф связи, когда уже давно предлагаются более доступные альтернативы с нужным Вам набором опций.
3. Формируйте новые привычки.
Привычка – это регулярное действие, то есть именно то, что «проповедует» оптимизация бизнес-процессов. Вы можете «потестить» разные привычки (к примеру, в течение месяца) или сразу разработать стратегический план. Вот какие привычки нужны Вам прямо сейчас, чтобы жизнь стала лучше? Больше читать, меньше залипать в соцсетях? Прогуливаться перед сном? Чаще заниматься чем-то вместе с ребенком? Меньше болтать с навязчивой коллегой по телефону? Раньше вставать? Есть меньше сахара? Вперед!
Зачем все это нужно? Такой подход делает нас гибче, неслабо «прокачивает» аналитическое отношение к собственной жизни, помогает сконцентрироваться на важном, но при этом оставаться в ресурсе. Да, сегодня, проснувшись в 5 утра и прочитав 5 «назначенных» страниц книги, скорее всего, Вы не заметите, что Ваша жизнь кардинально изменилась. Но через месяц, полгода, год Вы сделаете неожиданное и невероятно привлекательное открытие: Ваша жизнь стала лучше, преобразилась так, как Вы хотели. И это делает нас чуточку счастливее.
