Эмоция дня

Мысли вслух

Повышаем продуктивность при помощи… смартфона

Смартфоны объединяют в одном корпусе десятки устройств – от непосредственно телефона и диктофона до будильника и записной книжки. Но все равно их считают исключительно развлекательной техникой, да еще и говорят отовсюду про вред «экранов». К сожалению, такое мнение небезосновательно: многие люди буквально прирастают к своему гаджету, заменяя реальную жизнь листанием нескончаемой ленты социальных сетей. Однако есть и другая – светлая – сторона: девайсы стоят на страже нашей продуктивности. Нужно лишь правильно ими воспользоваться. Посмотрим, что можно сделать для того, чтобы «залипать» в смартфоне во имя пользы, а не вреда.

Синхронизировать смартфон с компьютером

Этой опцией многие не пользуются, а зря: она экономит львиную долю нашего времени и облегчает многие виды работ. Самый простой пример синхронизации – это возможность «досмотреть» ролик с Youtube (конечно, про повышение продуктивности!) на компьютере с того момента, на котором Вы закончили его смотреть на смартфоне (например, когда ехали в метро или стояли в очереди в поликлинике).

Однако у синхронизации гораздо больше возможностей. Так, если Вы редактировали файл на смартфоне по пути домой, то, добравшись до родных пенатов, Вы сможете работать на ноутбуке или стационарном компьютере с уже обновленной версией этого файла. Удобно! И никаких проводов для «переноса» данных с одного устройства на другое.

Не стоит полагать, что синхронизация доступна только обладателям модных «яблочных» гаджетов, работающих с операционной системой iOS. Пользователи Android также могут воспользоваться преимуществами функции. Кстати, синхронизировать данные несложно – в этом помогут многочисленные посты и ролики в сети.

«Собрать» все пароли в одном месте

Это только на первый взгляд кажется, что нам надо помнить только пароль от рабочего компьютера и пин-код зарплатной карточки.  Если учесть хотя бы парочку соцсетей, парочку личных аккаунтов в интернет-магазинах и парочку интернет-банкингов карт разных  банков, то уже насобирается около десятка.

Можно, конечно, по старинке – на бумажке. У меня, к примеру, это уже почти тетрадочка – да, оказывается, паролей у среднестатистического человека так много (по данным исследований, около 40!).

Оптимальное решение – менеджер паролей. Это приложение, которое не просто хранит все Ваши данные, но и надежно защищает их от постороннего вмешательства. Они используют надежное шифрование данных и двухфакторную аутентификацию. Это значит, что для получения доступа к информации пользователю нужно дважды доказать, что он – это он: например, ввести пароль и «предъявить» отпечаток пальца или просканировать радужку глаза (в зависимости от функционала Вашего девайса). Кроме того, менеджер паролей предусматривает автоматическое заполнение паролей на ресурсах, которые Вы посещаете, что экономит время. Быстро, удобно, а Ваша память может заняться чем-то более полезным!

Составлять расписание

Старый добрый календарь предстает перед нами в сотнях обличий – многочисленные приложения для планирования дел и создания напоминаний впечатляют функционалом. Например, они уже давно научились распознавать голос и превращать написанный «пальцем» текст в печатные символы.

Однако даже из стандартного календаря можно выжать гораздо больше. Например, я использую его для напоминания о днях рождениях. У меня много  друзей, а у друзей – детей: надо отдать мне должное, я помню почти все праздники, но для пущей убедительности можно и записать. Еще на своем первом смартфоне (два смартфона «назад») я «забила» в календарь все дни рождения и поставила напоминания. Так как все эти манипуляции привязаны к Вашему gmail-аккаунту (если Вы, как и я, – пользователь Android), то данные будут автоматически сохраняться, даже если Вы поменяете телефон. Таким образом, к примеру, каждое 7 ноября в 10 утра я получаю напоминание, что у лучшей подруги день рождение.

Кстати, эксперты по продуктивности рекомендуют для «обозначения» срочных и важных ежедневных дел ставить не напоминания в календаре, а будильник. Дело в том, что напоминания в беззвучном режиме будут так же беззвучны, а будильник возвестит о грядущем громогласной мелодией – точно ничего не пропустите.

Вы можете работать также не с «базовым» календарем, а с приложением-планировщиком задач. У него более широкий функционал: например, программа может автоматически переносить на завтра задачу, которую Вы не выполнили сегодня, выделять цветом дела, которые движутся к дедлайну.

Держать все важные документы при себе

Никто не таскает с собой кипу важных документов, но, к примеру, в командировке или поездке за границу рекомендуется иметь при себе копии (на случай потери). Поэтому сканы (попросту фотографии) важных файлов (развороты паспорта, визы, свидетельство о рождении и браке, даже выписки из медкарт) лучше всего хранить в облаке или, к примеру, на виртуальном диске в почте (а можно еще и специальным приложением воспользоваться).

Все файлы Вы можете рассортировать по папкам (например, «Муж», «Дочь»,  «Личное», «Медицина»), а доступ к ним Вы получите из любого места при наличии компьютера или смартфона и сможете либо показать документ на экране, либо скачать его и распечатать. Минус нервы, плюс удобство.

Составлять списки  и фиксировать идеи

Для этого используют приложения-блокноты. Они позволяют создавать обычные заметки. Можно, к примеру, записывать гениальные идеи или просто рассуждения – я фиксирую там радостные моменты, чтобы потом о них не позабыть. А еще можно создавать чек-листы (с «пустыми» квадратиками, в которых можно поставить «галочку»). Так удобно вести, к примеру, список дел на день или список покупок.

Быстро отправлять письма

У многих людей стартовой страницей браузера является почта (кстати, Вы же можете использовать специальное приложение!). Но мало кто знает, что стартовой можно сделать не только саму почту (там Вы видите входящие, отправленные, удаленные письма, спам, черновики), но и сразу форму для отправки письма. Иными словами, Вам не придется кликать на значок написания письма – сразу же приступайте к самому письму. Это экономит время, ведь всегда есть риск порыскать по папке «Входящие» (а если там еще и скидка в любимый интернет-магазин!), изучить «Спам», а это «пожирает» наше время и снижает продуктивность. Этот лайфхак подойдет тем, кто ведет коммуникацию с руководителем, коллегами или партнерами посредством электронной почты.

Кстати, я активно используют и вкладку «Черновики». Например, если у меня аврал, а отчет нужно сдавать через неделю, я его готовлю заранее (когда есть свободная минута) и сохраняю в «Черновиках». В день Х просто кликаю «Отправить»!

Как не попасть в ловушку «экрана»?

Конечно, повысить продуктивность при помощи смартфона можно только в случае, если Вы свели пустые «залипания» к минимуму. Сделать это не очень сложно:

1. Удалите с рабочих столов смартфона все неиспользуемые иконки, а те, которые используете часто, объедините в группы. Такой цифровой минимализм избавит от хаоса, поможет сконцентрироваться на главном.

2. Отключите уведомления или вовсе не включайте «интернет» на смартфоне на «постоянку». Я как раз использую второй вариант: многих мой «допотопный» подход удивляет, но я точно знаю, что не отвлекаюсь на сообщения из школьного родительского чатика в вайбере или «бдзыни», трезвонящие о новых постах в Инстаграм. Все это я получаю только «по требованию»: нужно – включил интернет, не нужно – выключил.

3. В моменты отдыха кладите смартфон экраном вниз подальше от себя. Так Вы не будете реагировать на свечение экрана. Кстати, такая практика – еще и крутая защита дисплея Вашего девайса от «травм». Однажды дочка случайно залепила по моему экрану металлическим обручем, но теперь таких ошибок я не совершаю: хвала защитным стеклам и привычке переворачивать смартфон экраном вниз.

4. Ограничьте время, проведенное в соцсетях и за просмотром роликов. Ученые уже не раз доказали, что такое времяпровождение не считается отдыхом. Лучше отвлекитесь на пейзаж за окном, разговор с подругой или пару страниц книги за чашкой чая: чем качественнее Вы отдыхаете, тем продуктивнее работаете.

Кстати, смартфона «хватает» не только на перечисленные опции. Он может стать верным помощников в учете Ваших доходов и расходов, им даже оплачивают покупки, а женщины, ожидающие малыша, используют его для ведения календаря беременности. В общем, он виртуозно разгружает голову, а значит, мы можем сконцентрироваться на чем-то более важном.

Как видим, смартфон – не враг вовсе. Но, чтобы он стал другом, нужен правильный подход.