Трудовая книжка — это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. При заключении трудового договора ее обязаны предъявить нанимателю все работники (кроме поступающих на работу впервые и совместителей) <*>.
При приеме на работу сотрудника, ранее не имевшего трудового стажа, наниматель должен выдать ему трудовую книжку. Также в определенных случаях работникам может выдаваться дубликат трудовой книжки <*>. В обоих случаях для оформления используются чистые бланки трудовых книжек. Их учет в бюджетных организациях имеет свои особенности. Так, согласно ч. 1 п. 28 Методических указаний N 364 в бюджетных организациях бланки трудовых книжек являются денежными документами, которые подлежат учету на субсчете 132 «Денежные документы». Учет бланков с применением данного субсчета подробно расписан в письме Минфина N 02-2-28/57, датированным 10.04.2008.
Вместе с тем по законодательству бланки трудовых книжек являются бланками документов с определенной степенью защиты. Их учет нужно осуществлять в порядке, установленном для бланков строгой отчетности Инструкцией N 196, т.е. на субсчете 210 «Расходы к распределению» <*>.
Учитывая вышеизложенное, полагаем, что учет бланков трудовых книжек бюджетным организациям следует вести на субсчете 210 «Расходы к распределению». Методику бухучета бланков, изложенную в письме Минфина N 02-2-28/57, организации вправе применить в части, не противоречащей Инструкции N 196.
Выдача (оформление) бланков трудовых книжек
Как правило, незаполненные бланки трудовых книжек хранятся у материально ответственного лица в бухгалтерии организации в местах, позволяющих обеспечить их сохранность, например, в несгораемом сейфе. Конкретное место, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек устанавливаются приказом нанимателя <*>.
Материально ответственное лицо выдает бланки трудовых книжек ответственному исполнителю (например, инспектору по кадрам) в подотчет для дальнейшего их оформления. Передача производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера (лиц, ими уполномоченных) по приходно-расходным накладным на БСО с указанием серий и номеров бланков <*>. В бухучете данную операцию рекомендуем отражать записью <*>:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Выданы бланки трудовых книжек в подотчет отделу кадров для оформления | 160 | 210 |
В конце каждого месяца созданная в организации комиссия проводит проверку использованных ответственными исполнителями бланков трудовых книжек. Списание с учета использованных бланков осуществляется на основании акта на списание использованных БСО <*>. При этом полагаем, что наряду с актом на списание необходимо оформить первичный учетный документ, на основании которого производится запись по списанию бланков в бухучете, например, бухгалтерскую справку-расчет. Использовать акт на списание использованных БСО в качестве первичного учетного документа организация может в том случае, если дополнит форму стоимостными показателями <*>.
В бухучете списание конкретных серий и номеров бланков трудовых книжек с подотчета отражается записью по забалансовому счету <*>:
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Списаны с подотчета ответственного исполнителя бланки трудовых книжек, использованные в отчетном месяце | 04 |
На заметку
С 14.09.2014 не требуется по окончании каждого месяца составлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Для контроля за использованием бланков бухгалтерия на ответственного исполнителя открывает карточку-справку по выданным и использованным БСО <*>. Записи в карточке-справке о получении и использовании ответственным исполнителем бланков производятся на основании приходно-расходных накладных на БСО и актов на списание использованных БСО.
При выдаче трудовой книжки работнику с него взимается стоимость, затраченная на приобретение бланков трудовых книжек. В бюджетных организациях полученные от работника средства с целью компенсации расходов республиканского и местных бюджетов подлежат зачислению в доход соответствующего бюджета <*>.
В бухучете расчеты с работниками за трудовые книжки рекомендуем отражать следующими записями <*>:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Получены в кассу денежные средства от работников за оформленные трудовые книжки | 120 | 160 |
| Сданы денежные средства из кассы на текущий расчетный счет (балансовый счет 3642 «Прочие средства распорядителей (получателей) бюджетных средств до востребования») | 103 | 120 |
| Начислены платежи, причитающиеся взносу в бюджет | 140, 142, 230, 232 | 173 |
| Перечислена плата за бланки трудовых книжек в бюджет | 173 | 103 |
