Должностная инструкция служащего является документом, регламентирующим его правовое положение в организации. Грамотно составленная должностная инструкция не только позволяет точно определить должностные обязанности работника, но и помогает в дальнейшем разрешать возникающие споры. На что обратить внимание при установлении в ней должностных обязанностей работника, рассмотрим в материале.
1. Должностная инструкция: общие положения
В должностной инструкции определяются конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, его задачи, функции, права и ответственность по занимаемой им должности служащего (абз. 5 ч. 1, ч. 6 п. 1, ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД). Кроме того, должностная инструкция — один из ЛПА нанимателя, определяющих трудовой распорядок для работников (п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК).
Должностная инструкция может разрабатываться в виде:
— отдельного документа. В этом случае она является ЛПА и распространяет свое действие на всех работников, трудящихся на одинаковых должностях служащих (абз. 6 ч. 1 ст. 1 ТК).
Обратите внимание!
С содержанием должностной инструкции наниматель при приеме на работу обязан ознакомить работника под подпись (п. 2 ч. 1 ст. 54 ТК);
— приложения к трудовому договору. Должностная инструкция в этом случае является неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с определенным работником (подп. 8.1 п. 8 примерной формы трудового договора, подп. 2.1 п. 2 Примерной формы контракта). Изменить содержание такой должностной инструкции, например установить в ней какие-то дополнительные условия, в одностороннем порядке без согласия работника наниматель не вправе (ч. 4 ст. 19 ТК).
Должностные инструкции разрабатываются на служащих всех организаций (абз. 5 ч. 1, ч. 6 п. 1 Общих положений ЕКСД).
Обратите внимание!
К категории служащих относятся (ч. 1 п. 3, п. 6 — 8 Общих положений ЕКСД):
— руководители (директор, его заместители, главный бухгалтер, главный инженер, начальник отдела кадров, мастер, менеджер и др.);
— специалисты (инженер, бухгалтер, юрисконсульт, специалист по кадрам и др.);
— иные служащие (секретарь, делопроизводитель, кассир, охранник, экспедитор, табельщик и др.).
Отметим, что на руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений), как правило, должностные инструкции не разрабатываются. Права и обязанности руководителя организации определяются актами законодательства, учредительным документом и трудовым договором. В свою очередь, права и обязанности руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются положениями об этих подразделениях (ч. 4 и 5 п. 10 Общих положений ЕКСД, ст. 253 ТК, ч. 6 ст. 54 Закона о хозяйственных обществах). Таким образом, полагаем, что целесообразность разработки указанных должностных инструкций в каждой организации следует определять самостоятельно.
2. Форма и содержание должностной инструкции
При разработке должностной инструкции наниматель может использовать форму должностной инструкции, размещенную в УСОРД. Отметим, что указанная унифицированная форма устанавливает только примерную структуру текста и минимально необходимый состав реквизитов должностной инструкции. Поэтому наниматель вправе самостоятельно разработать и определить иную структуру текста должностной инструкции.
Структура текста вышеуказанной формы должностной инструкции содержит пять разделов:
— «Общие положения». В данном разделе, как правило, указывают такие сведения, как:
категория и полное наименование должности служащего;
квалификационные требования к работнику;
порядок назначения на должность;
подчиненность работника.
Также в указанном разделе определяются основные задачи работника, перечисляются нормативные правовые акты, которыми работник должен руководствоваться в своей работе. В данный раздел могут включаться и иные сведения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности;
— «Должностные обязанности». Здесь перечисляются обязанности, которые поручаются работнику, занимающему соответствующую должность служащего;
— «Права». В этом разделе закрепляются права, которыми наделяется работник для надлежащего выполнения возложенных на него обязанностей;
— «Взаимоотношения (связи по должности)». Здесь устанавливается порядок взаимодействия работника с другими работниками организации, а также сторонними организациями в процессе выполнения возложенных на него обязанностей;
— «Оценка работы и ответственность (ответственность)». В данном разделе определяются порядок оценки результатов работы и ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностная инструкция разрабатывается на основании требований Общих положений ЕКСД и соответствующих выпусков ЕКСД. Однако при разработке должностной инструкции наниматель должен учитывать и требования отдельных НПА. Прежде всего это касается определения конкретных должностных обязанностей (трудовой функции) служащего, его прав и ответственности и закрепления их в соответствующих разделах должностной инструкции. Далее подробнее рассмотрим, на что, на наш взгляд, следует обратить внимание при составлении раздела «Должностные обязанности».
3. Должностные обязанности служащего
Прежде всего должностные обязанности служащего определяются в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, занимаемой служащим (ч. 1 п. 10 Общих положений ЕКСД).
Пример формулировки положений должностной инструкции
6. Для выполнения возложенных на него функций бухгалтер обязан:
6.1. Осуществлять прием первичных учетных документов по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливать их к обработке.
6.2. Отражать по соответствующим участкам учета на счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции, связанные с движением активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации.
6.3. Принимать участие в формировании учетной политики организации; подготовке плана счетов бухгалтерского учета организации; форм первичных учетных документов.
6.4. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности; в разработке и внедрении форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий; в проведении инвентаризаций активов и обязательств.
6.5. Подготавливать данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления бухгалтерской и (или) финансовой отчетности; оформлять бухгалтерские документы в соответствии с установленным порядком для передачи в архив и др.
Однако с учетом специфики деятельности конкретной организации по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может быть расширена. Иными словами, она может предусматривать выполнение обязанностей, которые содержатся в квалификационных характеристиках других должностей служащих. Указанные обязанности должны быть близкими по содержанию, равными по сложности и не требующими изменения квалификации работника. Например, на юрисконсульта могут быть возложены обязанности специалиста по кадрам, на бухгалтера — обязанности экономиста и т.п. (ч. 3 п. 10 Общих положений ЕКСД).
Помимо должностных обязанностей, содержащихся в соответствующем разделе квалификационной характеристики должности, в каждой должностной инструкции служащего должны быть закреплены и иные обязанности, предусмотренные действующим законодательством.
Так, в должностных инструкциях служащих следует предусмотреть их обязанность соблюдать на каждом рабочем месте требования по охране труда и требования по обеспечению пожарной безопасности. При этом в должностных обязанностях руководителей нужно также закрепить обязанности создавать здоровые и безопасные условия труда для подчиненных работников, а также осуществлять контроль за соблюдением ими требований по охране труда и требований по обеспечению пожарной безопасности (ч. 1 п. 14 Общих положений ЕКСД).
В должностных инструкциях работников с учетом специфики их трудовых функций также должны быть закреплены обязанности (абз. 5 подп. 4.1 п. 4 Декрета N 5):
— соблюдать технологические регламенты и нормативы при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг);
— соблюдать требования производственного процесса, технологии изготовления продукции (работ, услуг);
— поддерживать чистоту и порядок на территории организации и непосредственно на рабочем месте.
В свою очередь, в должностных обязанностях руководителей дополнительно следует указать обязанности обеспечить:
— производственно-технологическую, исполнительскую и трудовую дисциплину;
— содержание производственных зданий (помещений), оборудования и приспособлений в соответствии с установленными требованиями;
— надлежащие условия труда работников.
Обратите внимание!
Закрепление вышеуказанных обязанностей руководители организаций обязаны обеспечить под свою персональную ответственность (абз. 5 подп. 4.1 п. 4 Декрета N 5).
Отдельно отметим необходимость закрепить в должностных инструкциях работников, трудовая функция которых в основном связана с обработкой персональных данных в информационном ресурсе (системе), обязанность соблюдать установленный законодательством о персональных данных и ЛПА порядок обработки персональных данных. К указанным работникам, например, относятся работники кадровых и бухгалтерских служб, работники, ответственные за функционирование информационного ресурса (системы).
Обратите внимание!
К информационным ресурсам (системам) в том числе относятся следующие распространенные ресурсы (системы) (п. 5 алгоритма деятельности оператора):
— корпоративная электронная почта;
— программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и отчетности;
— сайты организаций;
— автоматизированные системы контроля и управления доступом;
— системы видеонаблюдения в организации;
— системы электронного документооборота и т.п.
Так, в должностных инструкциях вышеуказанных лиц могут предусматриваться следующие обязанности (п. 6 алгоритма деятельности оператора):
— разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;
— получать в необходимых случаях согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
— принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых персональных данных, при необходимости вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок актуализации персональных данных установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают изменение таких данных в последующем;
— осуществлять контроль за соответствием срока обработки персональных данных заявленным целям, прекращать обработку персональных данных, а также обеспечивать их удаление или блокирование при отсутствии правовых оснований для обработки персональных данных;
— предоставлять и распространять персональные данные только при наличии соответствующего правового основания;
— обеспечивать предоставление субъектам персональных данных информации об их персональных данных, а также о предоставлении их персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;
— обеспечивать доступ к персональным данным в установленном порядке, вести учет такого доступа и случаев предоставления, распространения персональных данных третьим лицам;
— при возникновении при обработке персональных данных спорных вопросов привлекать уполномоченное лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.
Точный перечень таких обязанностей определяется в каждом конкретном случае исходя из специфики деятельности работника.
Что касается должностных инструкций остальных работников, обрабатывающих персональные данные, то в них можно установить обязанность соблюдать установленный законодательством о персональных данных и ЛПА порядок обработки персональных данных.
В должностных инструкциях наниматель вправе закрепить обязанность работников соблюдать требования и иных НПА, касающихся в той или иной мере особенностей их работы.
Например, в должностные инструкции служащих, которые в связи с занятием определенной должности имеют статус государственных должностных лиц или приравненных к ним лиц, могут включаться обязанности по соблюдению требований антикоррупционного законодательства и установленных им запретов и ограничений (ст. 43 Закона о борьбе с коррупцией).
Должностной инструкцией также должна быть установлена ответственность работника (ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД). Это может быть ответственность не только за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, но и за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, разглашение коммерческой тайны, причинение нанимателю материального ущерба и др.
Следует отметить, что наниматель может требовать от работника исполнения только тех обязанностей, с которыми он ознакомлен. И, следовательно, применять дисциплинарные взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, только если данные обязанности документально закреплены (в частности, в должностной инструкции) и доведены до сведения работника.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
