Многие организации передают в банк электронные платежные поручения, в частности с помощью системы «Клиент-Банк». Необходимо ли организации распечатывать такие документы?

Что нужно банку

Банк принимает электронный расчетный документ, сформированный с учетом требований нормативных правовых актов Национального банка <*>. Эти требования учитываются банками при разработке систем дистанционного банковского обслуживания, в том числе системы «Клиент-банк».

Справочно
Электронный документ — это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность <*>. Целостность и подлинность электронного документа подтверждает электронная цифровая подпись (ЭЦП) <*>.

Вид системы дистанционного банковского обслуживания и способ формирования платежных инструкций (документ, оформленный на бумажном носителе, электронный документ, электронное сообщение) определяются законодательством или договором, заключенным между банком и клиентом <*>.

Когда договором, заключенным с банком, предусмотрено формирование платежных поручений в виде электронного документа, электронного сообщения, их не требуется дополнительно распечатывать и представлять в банк. Сформированные в организации в виде электронных документов платежные поручения подписываются ЭЦП должностных(ого) лиц(а) <*>.

Что нужно организации

Документы в электронном виде, в том числе электронные документы (подтвержденные ЭЦП), хранятся в организации в течение установленных законодательством сроков <*>. Например, организации независимо от форм собственности должны хранить документы (их копии), послужившие основанием для осуществления финансовых операций (платежные требования, платежные поручения, договоры, товарно-транспортные накладные, спецификации, сведения и др.), пять лет со дня осуществления финансовых операций и выделять их к уничтожению по прошествии не менее трех лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства <*>. Такие документы относятся к документам временного (до 10 лет) хранения, в архив организации не передаются, и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Электронные документы, в отношении которых принято такое решение, передаются в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП <*>.

Справочно
В ЛНПА организации нужно закрепить:
— форматы документов в электронном виде и вид (виды) материального носителя (носителей) для хранения документов в электронном виде <*>;
— место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению <*>.

До уничтожения исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации <*>. Распечатывать для целей хранения такие документы не требуется. Особенности формирования и оформления электронных дел нужно определить в инструкции по делопроизводству организации <*>.

Справочно
Оригинал электронного документа (например, платежного поручения, подписанного ЭЦП) существует только в электронном виде <*>. Копии электронных документов создаются путем удостоверения в установленном порядке распечатки — формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе <*>. Удостоверить форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может: нотариус или другое должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия, госорган в пределах его компетенции, организация или ИП, имеющие специальное разрешение (лицензию) на осуществление деятельности по технической и (или) криптографической защите информации <*>.

Организация, которая не имеет специального разрешения (лицензии) на осуществление деятельности по технической и (или) криптографической защите информации, не имеет права удостоверения копии электронного документа, в том числе платежного поручения.