Наталия Карлова,
специалист в области промышленной безопасности,
охраны труда

Что нужно принимать во внимание при ведении учета средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ) в электронном виде? Чем электронная карточка отличается от бумажной? Каковы преимущества выдачи СИЗ с помощью вендингового оборудования? Ответы на эти вопросы — в материале.

1. Особенности ведения личной карточки учета СИЗ в электронном виде

Наниматель обязан обеспечить бесплатную выдачу работникам СИЗ в порядке, установленном в Инструкции N 209. При этом при выдаче СИЗ он должен организовать их учет путем ведения личной карточки учета СИЗ (далее — личная карточка) в электронном или бумажном виде (абз. 2 ч. 1 ст. 28 Закона об охране труда, п. 43 Инструкции N 209).

Обратите внимание!
В Инструкции N 209 не устанавливается форма личной карточки. Вместе с тем перечисляется, какие сведения необходимо отразить в этом документе независимо от того, ведется он в бумажном или электронном виде (ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209).

Ведение электронной личной карточки особенно актуально тогда, когда в организации СИЗ выдаются большому количеству работников и когда отдельные виды СИЗ с нормой выдачи «до износа» требуют частой замены (перчатки, беруши, респираторы и т.п.).

Кроме того, очевидно, что при ведении личной карточки в бумажном виде велик риск ее непреднамеренной порчи или утери, на ее заполнение требуется больше времени, чем на заполнение электронной формы такого документа.

Одной из важнейших функций, которые должны обеспечиваться при ведении учета СИЗ с помощью личной карточки, является идентификация конкретного работника, получившего те или иные СИЗ: по личной подписи или, что применимо при выдаче СИЗ с помощью вендингового оборудования, по личному пропуску, отпечатку пальца и т.п.

Обратите внимание!
Если работник получит травму, связанную с неприменением полагающихся ему СИЗ, то при расследовании несчастного случая на производстве нанимателю в акте формы Н-1 необходимо будет указать причину произошедшего в соответствии с классификатором причин несчастного случая (приложение 2 к Инструкции N 51/94):
— либо необеспечение потерпевшего СИЗ (2100);
— либо неприменение потерпевшим выданных ему СИЗ (2500).
Поскольку выдача СИЗ подтверждается личной подписью работника, отсутствие таковой (или иной идентификации, свидетельствующей о выдаче потерпевшему соответствующих СИЗ) будет являться доказательством того, что работник не был обеспечен полагающимися ему СИЗ (а это уже основание для привлечения к административной или уголовной ответственности уполномоченных должностных лиц нанимателя и (или) самого нанимателя).

Электронная личная карточка должна содержать сведения, предусмотренные в ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209 (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Примечание
Электронная карточка ведется в электронном виде. Дополнительно формировать папки с бумажными экземплярами таких карточек в организации не требуется. При этом при необходимости у соответствующих специалистов должна быть возможность для вывода ее на печать.

Так, электронная личная карточка должна содержать:

— информацию о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), структурное подразделение организации, в котором работник трудится, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу, дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если имело место), пол, рост, размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток), показатели корригирующих очков (при их наличии));

— сведения о СИЗ, предусмотренных установленными нормами выдачи (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, норма выдачи).

Обратите внимание!
В личной карточке (как в бумажном виде, так и в электронном) указывается не срок носки (как было до вступления в силу 25.08.2019 действующей редакции Инструкции N 209), а норма выдачи СИЗ, которая устанавливается из расчета, например, 1 пара (1 штука) на 1 год и т.п. В новых типовых нормах выдачи СИЗ, которые принимались Минтруда и соцзащиты после названной даты, также указываются нормы выдачи, а не сроки носки (Типовые нормы N 36, Типовые нормы N 100 и др.);

— сведения о фактически выданных СИЗ (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, дата выдачи, количество, процент износа на дату выдачи, стоимость), которые подтверждаются подписью работника, а также сведения о возвращенных СИЗ (дата возвращения, количество, процент износа, стоимость), которые подтверждаются подписями сдавшего и принявшего СИЗ работников.

При этом в электронных личных карточках подписи работниками и соответствующими должностными лицами, указанными в ч. 3 п. 43 Инструкции N 209, не ставятся. Вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, который личную подпись работника, получающего СИЗ, содержит (например, требование-накладная) (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Образец заполнения: требование-накладная для выдачи спецодежды

Перейти на ведение личной карточки в электронном виде можно одним из следующих способов:

1) создается шаблон личной карточки в электронном виде путем внесения ее в электронные таблицы, например на базе MS Excel или MS Access. При этом в случае необходимости можно активировать многопользовательский режим, что позволит одновременно работать с базой данных разным пользователям (например, специалисту склада, инженеру по охране труда, специалисту по кадрам, бухгалтеру). При работе с таблицами можно осуществлять выборки по подразделениям, профессиям (должностям), наименованиям и размерам СИЗ, устанавливать «счетчик» даты окончания периода использования для каждого вида СИЗ и т.д. Однако информация заносится в эти таблицы вручную и так же актуализируется. А это не исключает ошибки из-за человеческого фактора;

2) дорабатываются с помощью специалистов имеющиеся программы бухгалтерского учета (например, такой программный продукт, как «1С: Бухгалтерия»). Это удобно, поскольку в данном случае в одной программе можно будет вести весь учет СИЗ, как бухгалтерский, так и выдачи СИЗ работникам. При этом учетом выдачи по-прежнему может заниматься специалист склада (а не бухгалтер) после соответствующего обучения и получения пароля для доступа к программному продукту;

3) заказывается у специалистов специальный программный продукт, отвечающий всем запросам организации и учитывающий требования Инструкции N 209. Это наиболее приемлемый, хотя и более затратный вариант, имеющий много преимуществ.

В частности, при заказе подобного программного продукта можно предусмотреть различные опции. Например:

— синхронизацию базы данных с базами данных отдела кадров, в том числе по принятым (уволенным), переведенным (перемещенным) сотрудникам;

— синхронизацию базы данных с базами данных бухгалтерии и склада;

— возможность автоматического составления пофамильного списка на закупку СИЗ, в том числе с учетом складских остатков;

— возможность пофамильной выборки сотрудников, у которых находятся в пользовании СИЗ с истекшим периодом использования;

— возможность вывода на печать других форм записей исходя из требований организации — заказчика программного продукта (личная карточка, ведомость выдачи СИЗ, требование-накладная, акт продления периода использования или акт списания СИЗ, графики планирования закупки или выдачи СИЗ и т.д.).

За счет введения в базу данных норм организации или типовых норм будет сэкономлено время, которое бы потребовалось на занесение этих сведений по каждому работнику вручную. В базе данных целесообразно предусмотреть такие позиции, как наименование и классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам, норма выдачи СИЗ в штуках, парах на определенный период использования (1 год, 2 года и т.д.), и привязать их к определенной профессии рабочего (должности служащего).

Ведение личной карточки в электронном виде также позволит нанимателю организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом должны обеспечиваться идентификация работника и автоматическое занесение данных о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника (п. 44 Инструкции N 209).

Примечание
При выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, самоспасатели, страховочные привязи, каски и т.д.), наниматель должен организовать проведение инструктажа работников по правилам пользования и простейшим способам проверки работоспособности и исправности этих СИЗ, а при необходимости и тренировку работников по их применению (абз. 7 п. 49 Инструкции N 209).

2. Выдача СИЗ с помощью вендингового оборудования

С помощью вендингового оборудования целесообразно выдавать рукавицы, перчатки, беруши, защитные очки и подобные СИЗ с нормой выдачи «до износа«. Так, износ перчаток на некоторых предприятиях может исчисляться неделями, а на других часами. При этом независимо от периода износа все СИЗ должны выдаваться работнику под подпись (или с использованием другого способа идентификации личности).

Очевидно, что при ведении личной карточки в бумажной форме специалисту склада для учета выдачи подобных СИЗ необходимо будет выполнить большое количество записей в ней вручную, а это отнимет много времени и приведет к необходимости скорой замены бланка. В данном случае электронная форма будет более приоритетной, хоть и не избавит соответствующего специалиста от необходимости заполнять множество документов бухучета (к примеру, требований-накладных), которые будут содержать подпись работника, и впоследствии вносить необходимые сведения в электронную базу.

Выдача СИЗ через вендинговое оборудование имеет массу преимуществ. Это:

— рациональная организация рабочего времени. При таком способе выдачи СИЗ минимизированы потери рабочего времени как самого работника, который в обычной ситуации вынужден каждый раз обращаться за требуемыми СИЗ к специалистам, так и для работников, которые ведут учет и выдачу СИЗ;

— доступность СИЗ. Работник в любое время может получить необходимые ему для работы СИЗ, что снижает риск его травмирования или получения им профзаболевания. Выдача СИЗ не зависит от человеческого фактора (например, на выдачу не повлияет отсутствие на рабочем месте соответствующего специалиста);

— рациональное потребление СИЗ. Вендинговые аппараты имеют возможность выставления индивидуальных лимитов выдачи СИЗ для конкретных работников, а пофамильный учет и контроль ведет к осознанному потреблению СИЗ работниками;

— упрощенный учет СИЗ. Идентификация работника при получении СИЗ через вендинговое оборудование осуществляется, как правило, посредством именного пропуска (RFID-карты) (также возможны варианты идентификации работника по отпечатку пальца или с помощью технологии распознавания лиц Face ID). И поскольку вендинговое оборудование связано через интернет с помощью Wi-Fi, GSM-модема или локальной сети с соответствующими электронными базами данных предприятия по учету СИЗ («1С: Бухгалтерия» и т.д.), полученные сведения быстро синхронизируются и обновляются в этих базах данных без участия специалистов.

Примечание
Поскольку работнику нужно не только получить новые, но и сдать пришедшие в негодность СИЗ, разработчики вендинговых аппаратов для того, чтобы максимально автоматизировать процесс выдачи СИЗ, предлагают модели, которые могут принимать СИЗ в стирку, и накопители СИЗ, утративших защитные свойства и не подлежащих повторной носке (рукавицы, перчатки, защитные очки и т.п.). Указанные модели также синхронизированы с базой данных организации по учету СИЗ. Информация об утилизации СИЗ, сданных через накопитель, сразу попадает в соответствующую базу данных, и работник может получить новые СИЗ вместо отслуживших.