Напомним общие правила и новшества заполнения и представления форм ПУ-3 за 2018 год и пояснительной записки к ним.

1. Обновляем программу «Ввод ДПУ»

Здесь главное — установить новую версию (извлечь инсталляционный файл) в тот каталог, в котором находится старая программа. Чтобы посмотреть этот адрес, следует нажать правой клавишей мыши по ярлыку программы «Ввод ДПУ» (он, как правило, находится на рабочем столе) и выбрать пункт «Свойства». В открывшейся вкладке «Ярлык» в поле «Рабочая папка» прописан путь к установленной («старой») версии программы.

Для гарантии сохранности информации перед обновлением версии рекомендуют скопировать или заархивировать папку VvodDPU.

Обновить программу можно автоматически. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Справка» — «Обновление программы».

2. Заполняем раздел 1 формы ПУ-3

В обновленной программе сразу можно заметить, что в форме ПУ-3 появилась новая графа. В ней указывается причина, по которой сумма выплат и пособий оказалась ниже МЗП. Однако делать это нужно только начиная с отчетного 2019 года. Для сведений за 2018 год данная графа не заполняется <*>.

Напомним, что в форме ПУ-3 отражаются только те выплаты, на которые начисляются обязательные страховые взносы в бюджет ФСЗН (далее — взносы). При этом сумма выплат за месяц не должна быть больше, чем пятикратная величина средней заработной платы работников в республике за предшествующий месяц. Если для работников резидентов Парка высоких технологий применяется льгота, выплаты в форме ПУ-3 ограничиваются одной средней заработной платой работников в республике за предшествующий месяц.

По-прежнему зарплата и отпускные отражаются в форме ПУ-3 в том месяце, за который они начислены, а премии — в том месяце, в котором они начислены (прошли по лицевому счету работника) <*>.

Больничные (в т.ч. пособие по беременности и родам) также «разбиваются» по месяцам, за которые они начислены <*>.

Доплата к пособию по беременности и родам указывается в последнем месяце периода, за который было начислено само пособие.

Новшеством 2018 года является то, что пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, начисленные за период после увольнения работника, отражаются в форме ПУ-3. Такие суммы указываются в отдельной форме ПУ-3, которая заполняется по коду застрахованного лица 06. В первом разделе этой формы указываются только суммы начисленного после увольнения пособия, а во втором разделе — код «ВРЕМНЕТРУД» и период, за который начислены эти суммы <*>.

Если работнику предоставлялся один дополнительный свободный день в месяц с оплатой за счет ФСЗН, сумму оплаты тоже включают в графу, предназначенную для отражения пособий <*>.

Если надо отрегулировать расхождение с отчетом 4-фонд начисленных взносов из-за округления, их суммы можно откорректировать на +/- 1 копейку в графе, где отражают взносы на социальное страхование (6%) <*>.

Уплаченные взносы указывают в том месяце, за который они уплачены. Дата их перечисления в бюджет ФСЗН не имеет значения <*>.

3. Заполняем раздел 2 формы ПУ-3

Напомним основные коды, применяющиеся для обозначения разных периодов деятельности.

«ВЗНОСЫВРЕМ» — период, за который уплачены взносы. В период с этим кодом не включаем отпуска за свой счет, прогулы. Период больничного можно не исключать, если кроме больничного в данном месяце начислена и зарплата <*>.

«ПРЕМИЯ» — еще один код, которым обозначают период уплаты взносов. Его применяют, когда в месяце начислена только премия, или матпомощь, или, например, компенсация за неиспользованный отпуск. При этом указывают полный календарный месяц. При увольнении указывают период с первого числа месяца увольнения по дату увольнения <*>.

«ПОСОБИЕ» обозначает период, за который назначены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, и один дополнительный свободный день в месяц. Если некоторые дни, удостоверенные больничным, не оплачены, они в период с данным кодом не включаются. Подчеркнем, что код «ПОСОБИЕ» применяется для обозначения периода оплаты больничного до даты увольнения или окончания периода выполнения работ по гражданско-правовому договору (далее — ГПД) <*>.

«ВРЕМНЕТРУД». Как уже было сказано, с 01.01.2018 этот код указывается для периодов получения пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам после увольнения или окончания периода выполнения работ по ГПД. При этом форма ПУ-3 должна быть заполнена по коду застрахованного лица 06 <*>.

«ДЕТИ» — код периода отпуска по уходу за ребенком до 3 лет <*>.

«ДОГОВОР» — период выполнения работ по ГПД, за который уплачены взносы. В этом случае обязательно заполняются еще и строки «Номер договора» и «Дата заключения договора» в верхней части формы ПУ-3 <*>.

«НЕОПЛДОГ» — новый код, он введен с 2018 года. Этот код также применяется в формах ПУ-3, заполненных на лиц, работающих по ГПД. Однако он указывается в том случае, если по данному договору в отчетном году (2018 году) не было начислено вознаграждение. В такой ситуации раздел 1 формы ПУ-3 на заполняется, а в ее разделе 2 указывают период выполнения работ в отчетном году и обозначают кодом «НЕОПЛДОГ» <*>.

4. Заполняем пояснительную записку

Формы ПУ-3 сдают вместе с пояснительной запиской. При этом ФСЗН проверит, совпадает ли строка 1 пояснительной записки с соответствующими данными отчета 4-фонд, а ее строка 11 с итоговыми данными всех форм ПУ-3.

Пройдемся по большинству строк пояснительной записки за 2018 год <*>.

Строка 1 отражает данные отчета 4-фонд за 2018 год. При этом:

в графе 2 — указывают показатель гр. 1 строки 4 отчета 4-фонд;

графе 3 — пособия по больничным (в т.ч. за период после увольнения), доплату к пособию по беременности и родам и оплату одного дополнительного свободного дня в месяц за счет ФСЗН (гр. 3 стр. 25 + гр. 3 стр. 27 — гр. 3 стр. 28 + гр. 3 стр. 39 отчета 4-фонд);

графе 4 — все остальные пособия за счет ФСЗН, которые не отражаются в формах ПУ-3 (гр. 3 стр. 28 + гр. 3 стр. 29 + гр. 3 стр. 31 + гр. 3 стр. 33 + гр. 3 стр. 34 отчета 4-фонд);

графе 5 — указываем начисленные взносы, отраженные по строке 8 отчета 4-фонд, за вычетом сумм строки 09 этого отчета;

графе 6 — сведения строки 17 отчета 4-фонд. Здесь отражаются только уплаченные взносы. Пеня, например, не включается.

В строке 1.1 — в общем случае здесь отражают начисленную сумму взносов за период с января по ноябрь 2018 года (при поквартальной уплате за январь — сентябрь), поскольку, как правило, именно эти взносы и начислены, и уплачены в 2018 году.

Строка 2 — обычно здесь указывают начисленные взносы за декабрь 2018 года (при поквартальной уплате — за октябрь — декабрь), они уплачиваются в следующем за отчетным году.

Строка 3 — если на 01.01.2018 ФСЗН должен вам, отражаем такую задолженность в этой позиции.

Строка 4 — если в 2018 году исправлялись данные за прошлые годы (например, за 2017 год), суммы корректировок указывают именно здесь.

Строка 5 — суммы, которые начислены в 2018 году, а попадут в ПУ-3 в следующем году (в 2019 году) (к примеру, часть пособия по беременности и родам, «переходящего» с 2018 года на 2019 год).

Строка 7 с 2018 года не заполняется.

Строка 8 — суммы, которые начислены в прошлом году (например, в 2017 году), но включены в форму ПУ-3 за отчетный 2018 год. Данные этой строки соответствуют данным строки 5 пояснительной записки предыдущего года.

Строка 9 — суммы, которые скорректированы (доначислены) в 2019 году, но учтены при заполнении форм ПУ-3 за 2018 год. К примеру, в этой строке показывают сумму пособия по больничному за декабрь 2018 года, начисленного в 2019 году.

5. Сдаем формы ПУ-3

Крайний срок представления форм ПУ-3 за 2018 год, пояснительной записки к ним — 31.03.2019.

Эти документы, подписанные электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП), можно передать посредством портала ФСЗН (http://www.portal.ssf.gov.by). Но если у организации есть просроченная задолженность по взносам, формы подаются в орган ФСЗН по месту регистрации. Формы ПУ-3 и пояснительная записка, не подписанные ЭЦП, представляются в орган ФСЗН в электронном формате одновременно с оригиналом на бумажном носителе.

Если формы ПУ-3 и (или) пояснительная записка отклонены, откорректированные документы надо подать не позднее срока, установленного для сдачи <*>.

6. Если нужно что-то исправить

С 01.01.2019 форма ПУ-3 (тип формы — корректирующая) отменена. Если ранее представленные сведения нужно исправить или дополнить, делают это с помощью формы ПУ-3 (тип формы — исходная).

Таким образом, если сейчас выявлена ошибка за прошлые отчетные периоды, то необходимо подать форму ПУ-3 (тип формы — исходная) за соответствующий период с правильными данными <*>.

Если в течение 2018 года на работника была заполнена форма ПУ-3 (тип формы — назначение пенсии) и работник продолжил работать у данного нанимателя, то по окончании 2018 года на такого работника подают форму ПУ-3 (тип формы — исходная) <*>.

По поводу сведений о работе по ГПД, которые были представлены в октябре 2018 года, отметим следующее. Если по истечении отчетного года поданные сведения не требуется дополнять, то подавать формы ПУ-3 за весь 2018 год по данным ГПД не требуется.

Если в IV квартале 2018 года сведения по таким ГПД меняются (например, начисляется вознаграждение), то в I квартале 2019 года подается по ним еще одна форма ПУ-3 (тип формы — исходная). В ней представляют данные за весь 2018 год.