В связи с началом отчетной кампании разберем ситуации с заполнением форм ПУ-3, обсуждавшиеся в III квартале 2023 г. в сообществе бухгалтеров, и напомним день окончания срока подачи этих документов. Также обратим внимание на необходимость заранее подготовиться к следующей отчетной кампании: формы ПУ-3 по итогам 2023 г. (за IV квартал 2023 г.) будут подаваться в новом формате.

1. Срок представления форм ПУ-3 за III квартал 2023 г.

Формы ПУ-3 за III квартал 2023 г. подаются в течение октября 2023 г., но не ранее сдачи отчета формы 4-фонд (абз. 2 ч. 1 п. 16 Правил N 837, ч. 2 п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).

2. Что обсуждалось бухгалтерами

Прокомментируем некоторые вопросы о формах ПУ-3, которые обсуждались бухгалтерами в III квартале 2023 г.

Вопрос 1: Работнику был выдан больничный на период с 1 по 22 августа. С 23 по 25 августа он находился в отпуске без сохранения заработной платы. С 26 по 31 августа — выходные дни по графику работы вахтовым методом (межвахтовый отдых). За август начислено только пособие по временной нетрудоспособности. Можно ли обозначить период с 23 по 31 августа кодом вида деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ»?

Ответ: Поскольку в данной ситуации взносы в ФСЗН за август не уплачены (отсутствуют выплаты, на которые начисляются эти взносы), ни один день августа (в том числе период с 26-го по 3-е число) не может быть обозначен кодом вида деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ» (подп. 28.2 Инструкции по формату ДПУ).

Вопрос 2: Дата окончания контракта работника — 01.07.2023 (приходится на субботу — выходной день). Все причитающиеся ему выплаты начислены и выплачены 30.06.2023. Надо ли подавать на этого работника форму ПУ-3 за III квартал?

Ответ: Периоды, за которые представляются сведения по форме ПУ-3 на работника, должны соответствовать периодам его работы у данного работодателя. Поэтому в данном случае надо подать форму ПУ-3 за III квартал 2023 г. При этом в строке «Июль» надо указать нули и код причины, по которой начисления оказались ниже уровня месячной минимальной заработной платы (МЗП) — 03 (неполное рабочее время (день) в связи с приемом (увольнением)).

Вопрос 3: Работник с 1 по 31 августа был в трудовом отпуске. Каким видом деятельности отразить этот месяц в форме ПУ-3: «ВЗНОСЫВРЕМ» или «ПРЕМИЯ»?

Ответ: Кодом вида деятельности «ПРЕМИЯ» обозначается период уплаты взносов в ФСЗН в месяце, в котором начислена только премия (материальная помощь и т.п.). Отпускные имеют иной характер. Это средний заработок, сохраняемый за период освобождения от работы. Если за период с 1 по 31 августа взносы в ФСЗН уплачены в полном объеме, он обозначается кодом вида деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ» (ст. 175 ТК, п. 62 и 63 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).

Вопрос 4: 01.08.2023 был издан приказ об увольнении работника с первого дня прогула. День увольнения — 27.06.2023. При этом работнику причитается компенсация за неиспользованный отпуск. Как правильно отразить сумму компенсации в форме ПУ-3 за III квартал? Или на эту выплату не следует начислять взносы в ФСЗН и соответственно включать в форму ПУ-3 за III квартал?

Ответ: Компенсация за неиспользованный отпуск причитается работнику на день увольнения — 27.06.2023 (ст. 77, 179 ТК). Ее сумма включается в объект для начисления взносов в ФСЗН за июнь. В связи с этим по данному работнику необходимо еще раз подать форму ПУ-3 за II квартал 2023 г. В ней следует отразить откорректированные сведения за июнь, остальные данные повторяются в таком же виде, как они были заполнены в ранее представленной форме ПУ-3 (ч. 1 п. 22 Инструкции о заполнении ДПУ). Форму ПУ-3 за III квартал по данному работнику подавать не нужно.

Вопрос 5: Работник уволен 04.08.2023. С 1 по 4 августа по его инициативе ему предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. В связи с увольнением работнику выплачена компенсация за неиспользованный отпуск. Взносы в ФСЗН уплачены в полном объеме. Как в форме ПУ-3 отразить сведения за август?

Ответ: Период с 01.08.2023 по 04.08.2023 обозначается в форме ПУ-3 кодом вида деятельности «ПРЕМИЯ» (п. 63 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ). Если сумма компенсации ниже размера месячной МЗП, в строке «Август» следует указать код причины такой ситуации — 03 (неполное рабочее время (день) в связи с приемом (увольнением)).

Вопрос 6: Надо ли в форме ПУ-3 отражать доплату за путевку на санаторно-курортное лечение и оздоровление за счет средств государственного социального страхования?

Ответ: Нет, не надо. В форме ПУ-3 отражаются, в частности, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, средний дневной заработок за ежемесячный дополнительный свободный день из средств государственного социального страхования, выплаты работнику и начисленные на них взносы в ФСЗН. Доплата за путевку за счет средств государственного социального страхования является иным платежом (абз. 3 п. 1 ст. 1 Закона N 118-З). В форме ПУ-3 она не отражается.

Вопрос 7: В один день уплачены взносы в ФСЗН и через портал представлена пачка с формами ПУ-3. Портал сообщил об ошибке по конкретным работникам: «Недостаточно уплаченных взносов». В чем причина ошибки?

Ответ: Сообщение о такой ошибке означает, что на момент обработки форм ПУ-3 сведения о сумме взносов, уплаченных организацией, не соответствуют аналогичным данным, отраженным в формах ПУ-3. Указание на конкретных работников не означает недоплату взносов именно за них. Процесс сопоставления информации о платежах и суммах, отраженных во всех представленных формах ПУ-3, выявил расхождение сведений на этапе обработки форм ПУ-3 данных работников. Вероятная причина — информация о последнем платеже еще не обработана. В связи с этим формы ПУ-3 целесообразно подавать спустя некоторое время после уплаты взносов в ФСЗН.

Вопрос 8: Работнику организации назначено пособие по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет с 01.07.2023 на двоих детей: на одного — по 10.08.2023, на другого — по 03.10.2025. Уход за детьми осуществляет неработающая мать детей. Как в форме ПУ-3 за III квартал 2023 г. отражаются периоды получения работником этого пособия?

Ответ: Период получения пособия по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет лицами, не находящимися в отпуске по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет, с выплатой соответствующего пособия в размере 100% от установленного размера обозначается кодом вида деятельности «ДПОСОБ100» (п. 52-5 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ). В форме ПУ-3 за III квартал 2023 г. в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» этот период отражается следующим образом:

с 01.07.2023 по 10.08.2023 — с кодом «ДПОСОБ100» и показателем 2;

с 11.08.2023 по 30.09.2023 — с кодом «ДПОСОБ100» и показателем 1.

Вопрос 9: 25.07.2023 организация заключила договор подряда с гражданином на период с 1 по 31 августа. В сентябре подписан акт выполненных работ, начислено и выплачено вознаграждение, уплачены взносы в ФСЗН. В каком месяце отражается сумма вознаграждения в форме ПУ-3?

Ответ: Сумма вознаграждения по договору подряда отражается в данной ситуации в форме ПУ-3 по строке «Сентябрь», т.е. в месяце его начисления в соответствии с документами бухучета. При этом период с 01.08.2023 по 31.08.2023 в разделе 2 формы ПУ-3 обозначается кодами вида деятельности «ДОГОВОР» и «ВЗНОСЫВРЕМ». В позиции «Дата заключения договора» указывается 25.07.2023 (абз. 2 ч. 1 п. 10 Правил N 837; п. 51, 62 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).

Вопрос 10: Работнице назначено пособие по беременности и родам на период с 26.06.2023 по 29.10.2023. В связи с окончанием действия контракта работница уволена 20.07.2023. В июле работнице выплачена компенсация за неиспользованный трудовой отпуск. Взносы в ФСЗН за июль начислены только из суммы этой компенсации. Как заполняется в такой ситуации форма ПУ-3?

Ответ: В такой ситуации заполняются две формы ПУ-3: одна — по коду застрахованного лица 01, другая — по коду застрахованного лица 06.

В форме ПУ-3 с кодом 01 представляются сведения по 20.07.2023. При этом сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается в строке «Июль». Поскольку в июле взносы начислены только на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, период с 01.07.2023 по 20.07.2023 обозначается кодом «ПРЕМИЯ». Кодом «ПОСОБИЕ» обозначается период с 26.06.2023 по 20.07.2023 (п. 61 и 63 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).

В форме ПУ-3 с кодом 06 указывается пособие по беременности и родам, начисленное за период после увольнения, с разбивкой по соответствующим месяцам. Можно оформить этот документ сразу за IV квартал (отдельной пачкой) и указать период с 21.07.2023 по 29.10.2023 с кодом «ВРЕМНЕТРУД». Но необходимо учитывать, что в январе 2024 г. формы ПУ-3 за IV квартал 2023 г. будут подаваться в новом формате. Потребуется уточнить, нужно ли будет повторно подавать эту форму в новом формате. В связи с этим форму ПУ-3 с кодом 06 сейчас можно сдать только за III квартал. А по итогам года — за IV квартал (п. 66 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).

Вопрос 11: Работник представил больничный, выданный на период с 10.08.2023 по 25.08.2023 с отметкой «продолжает болеть». За этот период назначено пособие. В течение сентября работник не вышел на работу и больничный, выданный как продолжение ранее выданного, не представил. Никаких выплат в сентябре работнику не начислено. Как в форме ПУ-3 за III квартал отразить период с 26.08.2023 по 30.09.2023?

Ответ: Если к моменту представления форм ПУ-3 не будет назначено пособие по временной нетрудоспособности за период с 26.08.2023 по 30.09.2023, нет оснований обозначать его кодом вида деятельности «ПОСОБИЕ». Так как за этот период не уплачены взносы в ФСЗН, то и в период по коду вида деятельности «ВЗНОСЫВРЕМ» он не включается. В разделе 1 по строке «Сентябрь» можно указать код причины, по которой отсутствуют выплаты (они ниже уровня месячной МЗП), — 15.

Вопрос 12: Надо ли распечатывать и хранить формы ПУ-3, представленные в виде электронного документа?

Ответ: Требование хранить формы ПУ-3 установлены в одном случае. В организациях должны храниться 5 лет документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, послужившие основанием для начисления пенсии (сведения о приеме и увольнении, индивидуальные сведения, индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование и сопроводительные документы к ним) (подп. 640.2 Перечня N 140). При этом нет обязанности распечатывать на бумаге электронные документы. Их оригинал существует только в электронном виде (ч. 1 ст. 19 Закона N 113-З).

3. Почему к отчетности за IV квартал надо готовиться заранее

Формы ПУ-3 за IV квартал 2023 г. будут подаваться в новом формате. В новой форме ПУ-3 сведения будут представлены таким образом, чтобы органы ФСЗН могли использовать необходимые данные для исчисления среднедневного заработка для назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, право на которые будут возникать с 01.01.2024.

Помимо определения новой формы этого документа, обновлены требования по его подготовке в электронном виде и введены новые коды вида деятельности. Все это необходимо учесть при подготовке форм ПУ-3 за IV квартал 2023 г.

В связи с этим может потребоваться доработка программного обеспечения, которое применяется при начислении заработной платы и ведении учета рабочего времени. Необходимо, чтобы в случае заполнения форм ПУ-3 с помощью таких программ по застрахованному лицу учитывалась информация (периоды и начисленные за них выплаты) о:

— целодневных (целосменных) простоях не по вине работника;

— отпусках без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя;

— временной нетрудоспособности;

— отпусках по беременности и родам;

— ежемесячном дополнительном свободном дне с оплатой за счет средств ФСЗН.

Потребуется также информация о выплатах, в отношении которых по результатам проверок и иных контрольных мероприятий были выявлены умышленные неначисление и неуплата взносов в ФСЗН, удержаниях из выплат, начисленных осужденному к исправительным работам, в размере, установленном приговором суда.

В связи с новшествами ожидается новая версия программного комплекса «Ввод ДПУ». Надеемся, что в ней будет реализована конвертация данных за первые три квартала 2023 г.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex