Годовое общее собрание участников хозобщества — важная и обязательная процедура. Оно созывается в целях рассмотрения наиболее значимых в деятельности общества, по итогам отчетного года, вопросов: утверждения годовых отчетов, бухгалтерской (финансовой) отчетности, распределения прибыли и убытков <*>. Также общим собранием принимаются решения по иным предусмотренным повесткой дня вопросам, например по избранию членов совета директоров и ревизионной комиссии <*>. Подготовка, созыв и проведение годового общего собрания включают множество процедурных этапов, каждый из которых должен быть проведен в определенный срок. Рассмотрим ключевые из них более подробно.

Годовое общее собрание участников общества должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным <*>. Конкретный срок его проведения должен быть закреплен в уставе общества <*>.

Обратите внимание!
При закреплении в уставе срока проведения годового общего собрания необходимо учитывать все предшествующие данному событию процедурные вопросы и время на их подготовку, среди которых:
— получение заключения ревизионной комиссии (ревизора);
— получение аудиторского заключения (при необходимости);
— подготовка информации, представляемой участникам годового общего собрания;
— период на формирование повестки дня;
— сроки на извещение лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании;
— иные извещения, связанные с проведением годового общего собрания.

Подготовка к проведению годового общего собрания участников общества

Подготовка к годовому общему собранию, на наш взгляд, начинается с подготовки пакета документов, который включает информацию о деятельности общества, необходимые бухгалтерские отчеты, заключения ревизионной комиссии (ревизора), аудитора (при необходимости), предложения в повестку дня и др.

1. Подготовка информации о деятельности общества за отчетный период

Исполнительный орган общества должен подготовить определенную информацию, которая по его инициативе может быть дополнена иными сведениями о деятельности общества за отчетный период. Общество должно обеспечить возможность ознакомиться с подготовленной информацией лицам <*>:

— имеющим право на участие в годовом общем собрании — не менее чем за 20 дней до его проведения;

— принимающим участие в годовом общем собрании — во время его проведения.

Обратите внимание!
Сведения с указанием адресов мест размещения такой информации должны быть указаны в извещении о проведении годового общего собрания.

Также необходимо запросить у бухгалтера подготовить отчет, а у ревизионной комиссии (ревизора) — заключение. А при необходимости и аудиторское
заключение <*>.

2. Формирование повестки дня годового общего собрания участников

Повестка дня годового общего собрания может быть сформирована из вопросов:

— обязательных к рассмотрению на годовом общем собрании <*>;

— входящих в компетенцию общего собрания;

— с учетом предложений лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании.

Обратите внимание!
По общему правилу предложения в повестку дня должны поступить не позднее 30 января. Иной срок может быть предусмотрен уставом <*>.
Рассмотреть предложения в повестку дня и принять решение об их учете либо отказе в их принятии необходимо не позднее 10 дней со дня окончания приема предложений. В случае отказа в принятии предложения в повестку дня нужно направить мотивированное решение об этом не позднее 5 дней со дня его принятия <*>.

Окончательно сформированная повестка дня должна содержать исчерпывающий перечень конкретно сформулированных вопросов, выносимых на обсуждение общего собрания <*>.

3. Составление списков лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании

Как правило, лица, имеющие право на участие в годовом общем собрании, — участники ООО (ОДО), акционеры АО, а также:

— лица, которым выдана доверенность на участие в этом собрании;

— лица, которые на основании договора приобрели право пользования (распоряжения) долей в уставном фонде или ее частью;

— лица, уполномоченные на управление наследственным имуществом умершего участника ООО (ОДО) или акционера.

Список лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании АО, формируется на основании данных реестра акционеров. Реестр акционеров готовит депозитарий по запросу АО на дату, установленную уполномоченным органом. Эта дата не может быть ранее даты принятия решения о проведении годового общего собрания <*>.

4. Принятие решения о проведении годового общего собрания участников

По общему правилу решение принимает уполномоченный орган — совет директоров. Если в обществе такой орган не сформирован, решение вправе принимать, например, директор общества. Данная компетенция может быть отнесена уставом к компетенции иного органа общества <*>.

В решении о проведении годового общего собрания должны быть определены <*>:

— дата, время и место (с указанием адреса) его проведения;

— повестка дня с указанием формулировок проектов решений по каждому вопросу.

На заметку
Если после принятия решения о проведении годового общего собрания уполномоченный орган принял решение о внесении изменений в повестку дня, то об этом он должен известить лиц, имеющих право на участие в таком собрании. Сделать это он обязан в срок, предусмотренный уставом, но не менее чем за пять дней до его проведения. Порядок извещения должен быть предусмотрен уставом или самим органом <*>;

— форма голосования по каждому вопросу повестки дня (годовое общее собрание проводится только в очной форме <*>);

— форма и текст карточки при открытом голосовании карточками;

— порядок извещения лиц, имеющих право на участие в общем собрании (если это не указано в уставе);

— перечень информации (документов) и порядок ее предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании (порядок ознакомления с информацией этих лиц);

— порядок регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании.

В решении могут содержаться иные сведения, если их указание целесообразно.

5. Извещение лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании, о его проведении

Уполномоченный орган должен известить лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании, о его проведении. Извещение должно содержать определенные сведения и быть направлено не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания. Уставом может быть предусмотрен меньший срок извещения <*>.

На заметку
Если кворум не состоялся и проводится повторное годовое общее собрание, то извещение об этом должно быть направлено не менее чем за 10 дней до даты его проведения. Иной срок для извещения может быть предусмотрен уставом <*>.

Как правило, извещение о проведении годового общего собрания может быть <*>:

— направлено заказным письмом (если уставом не предусмотрен иной способ письменного извещения);

— вручено каждому под подпись;

— опубликовано в доступном для всех участников печатном СМИ (если это предусмотрено уставом);

— размещено на официальном сайте общества.

Проведение годового общего собрания участников хозобщества

Годовое общее собрание проводится в назначенную дату по указанному в извещении адресу и включает следующие этапы:

— регистрация участников;

— открытие годового общего собрания;

— голосование по вопросам повестки дня;

— принятие решений.

Решения, принятые на годовом общем собрании, могут быть <*>:

— либо оглашены на этом же собрании;

— либо доведены до сведения его участников не позднее 10 дней после даты подписания протокола. Протокол должен быть составлен не позднее пяти дней после проведения собрания <*>.

Порядок ознакомления участников с решениями общего собрания должен быть предусмотрен уставом <*>.

Далее приведем примерные временные сроки осуществления этапов подготовки и проведения годового общего собрания, рассчитанные с учетом требований законодательства.