Обратим внимание на основные моменты заполнения форм ПУ-3 за второй квартал 2019 года и учтем новшества, вступившие в силу 01.07.2019.

1. Формы ПУ-3 подаются после того, как представлен отчет 4-фонд <*>.

2. Формы ПУ-3 заполняются с нарастающим итогом. Подавая формы за второй квартал, представленные ранее сведения за первый квартал повторяются (при необходимости корректируются) и добавляется информация за второй квартал <*>.

Если организация пользуется программой «Ввод ДПУ», сделать это можно следующим образом. Пачки с формами ПУ-3 за первый квартал из архива можно скопировать в оперативные данные и дополнить их данными за второй квартал. Напомним, чтобы открыть пачки архива, в закладке «Режим» устанавливают режим «Обработка архивных данных». Далее из раскрывшегося списка пачек выбирают необходимую, щелкают по ней правой клавишей мышки и выбирают в открывшемся меню пункт «Скопировать пачку в оперативные данные». После этого снова устанавливают режим «Обработка оперативных данных».

Если работник был уволен в первом квартале и сведения, поданные по форме ПУ-3 за первый квартал, не изменились, то нет необходимости подавать форму ПУ-3 по этому работнику за второй, третий и четвертый кварталы. Однако, если организации удобно, вместе с формами ПУ-3 за последующие кварталы можно дублировать ранее поданные сведения по уволенному работнику. При этом в таких формах ПУ-3 указывается квартал, который соответствует последнему месяцу начислений. В нашем случае – первый квартал.

3. Заполняем поле «Квартал». Представляются сведения за второй квартал 2019 года. Данные о выплатах, периоды работы не должны выходить за рамки второго квартала 2019 года, т.е. не должны быть позже 30.06.2019. Но есть исключения. Так, дата окончания периодов с кодом «НЕОПЛДОГ» и «ВРЕМНЕТРУД» может приходиться на последующие кварталы, но должна оставаться в рамках отчетного года. В этих случаях надо указывать максимальный квартал, на который приходится дата окончания периода с этими кодами <*>.

Пример

С гражданином заключен договор подряда на период выполнения работ с 01.06.2019 по 30.09.2019. Согласно договору вознаграждение будет начислено в октябре после выполнения всех работ.

В данном случае есть два варианта заполнения и представления формы ПУ-3.

1. В июле представить форму ПУ-3, которая заполняется следующим образом. В реквизите «Отчетный период: квартал» указывается третий квартал. Раздел 1 не заполняется. В разделе 2 указывается период с 01.06.2019 по 30.09.2019 по коду «НЕОПЛДОГ».

В октябре форма ПУ-3 за третий квартал по этому договору не подается: нет такой необходимости. В январе следующего года представляется форма ПУ-3 за четвертый квартал. В ней указываются начисленное в октябре вознаграждение и уплаченные с него взносы, а также период с 01.06.2019 по 30.09.2019 с кодом «ДОГОВОР» и кодом «ВЗНОСЫВРЕМ».

2. В июле подается форма ПУ-3 за второй квартал. Ее раздел 1 не заполняется. В разделе 2 указывается период с 01.06.2019 по 30.06.2019 по коду «НЕОПЛДОГ».

В октябре представляется форма ПУ-3 за третий квартал. В ней также раздел 1 не заполняется, в разделе 2 отражается период с 01.06.2019 по 30.09.2019 по коду «НЕОПЛДОГ».

В январе подается форма ПУ-3 за четвертый квартал, в которой указываются начисленное в октябре вознаграждение и уплаченные с него взносы, а также период с 01.06.2019 по 30.09.2019 с кодом «ДОГОВОР» и кодом «ВЗНОСЫВРЕМ».

Очевидно, что первый вариант требует меньше времени.

В случае если листок нетрудоспособности приходится на два квартала, при заполнении формы ПУ-3 целесообразно учитывать, в каком квартале начислено пособие.

Пример

Работник представил листок нетрудоспособности, выданный ему в связи с заболеванием на период с 25.06.2019 по 02.07.2019. Пособие назначено 05.07.2019. Все остальное рабочее время во втором квартале работник отработал полностью. Начисленные взносы за второй квартал уплачены в полном объеме.

В данной ситуации пособие начислено в июле. Сумма пособия включается в отчет 4-фонд за третий квартал. Соответственно в форме ПУ-3 за второй квартал сумму пособия целесообразно не отражать, а в ее разделе II указать период с 01.01.2019 по 24.06.2019 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ».

В форме ПУ-3 за третий квартал сумма пособия будет отражена по строкам «Июнь» и «Июль» в частях, приходящихся на эти месяцы. В разделе II будут указаны периоды:

с 01.01.2019 по 30.09.2019 по коду «ВЗНОСЫВРЕМ»;

с 25.06.2019 по 02.07.2019 по коду «ПОСОБИЕ»

или

с 01.01.2019 по 24.06.2019 по коду «ВЗНОСЫВРЕМ»;

с 25.06.2019 по 02.07.2019 по коду «ПОСОБИЕ»;

с 03.07.2019 по 30.09.2019 по коду «ВЗНОСЫВРЕМ».

Пример

Работница представила листок нетрудоспособности, выданный ей в связи с беременностью и родами на период с 17.06.2019 по 20.10.2019. Пособие назначено 20 июня. Вся сумма пособия отражается в отчете 4-фонд за второй квартал.

В разделе I формы ПУ-3 за второй квартал отражается сумма пособия, приходящаяся на июнь, а в разделе II — периоды:

с 01.01.2019 по 16.06.2019 по коду «ВЗНОСЫВРЕМ»;

с 17.06.2019 по 30.06.2019 по коду «ПОСОБИЕ».

В форме ПУ-3 за третий квартал будет указана часть пособия, начисленная за период с 17 июня по 30 сентября, а этот период будет обозначен кодом «ПОСОБИЕ».

Вся сумма пособия и период, за который оно начислено, будут отражены в форме ПУ-3 за четвертый квартал.

4. Начиная с 2019 года в форме ПУ-3 необходимо указывать код причины, по которой общая сумма выплат, на которые начисляются взносы, и пособий, указанных в графе «Сумма, рублей, пособий по временной нетрудоспособности», за месяц оказалась ниже величины МЗП. Для этого кода предусмотрена специальная графа. Заполнять ее необходимо только для кодов застрахованного лица 01, 07, 30. При наличии в одном месяце двух и более причин заполняется один код по усмотрению работодателя <*>.

С 01.07.2019 перечень кодов дополнен. В первом квартале из-за отсутствия необходимого кода в некоторых ситуациях рекомендовалось указывать код, который был наиболее близок к данной причине. Сейчас по разъяснениям специалистов ФСЗН при заполнении форм ПУ-3 за второй квартал его следует заменить на код, предусмотренный именно для таких ситуаций.

Пример

Работнику был выдан листок нетрудоспособности на период с 10.04.2019 по 18.04.2019. В связи с тем что работник не имел права на пособие по временной нетрудоспособности, начисления за апрель оказались менее величины МЗП. Эта причина была отражена в форме ПУ-3 за первый квартал кодом 02 (неполное рабочее время (день, неделя) по соглашению между работником и нанимателем). Теперь для такой ситуации предусмотрен код 15 (период временной нетрудоспособности согласно справке о временной нетрудоспособности или в случае, если пособие по временной нетрудоспособности не назначено в связи с отсутствием права на него). При заполнении формы ПУ-3 за второй квартал ранее указанный код 02 следует заменить на код 15.

Пример

1. Работник принят на работу 25.06.2019. За отработанные четыре дня в июне ему начислена заработная плата 200 руб., что ниже МЗП, действующей в этом месяце (330 руб.). В такой ситуации указывается код 03 (не полностью отработанное время в связи с приемом или увольнением).

2. Работник является внешним совместителем. Ему установлено неполное рабочее время (п. 3 ч. 2 ст. 289 ТК) — 0,5 ставки. В июне работник полностью отработал предусмотренное его графиком время и ему начислена зарплата — 300 руб. В этом случае указывается код 02 (неполное рабочее время по соглашению между работником и нанимателем).

3. Все первое полугодие работница находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. В разделе I формы ПУ-3 данной работницы не отражены начисления, т.к. ей выплачивалось только пособие по уходу за ребенком. Для каждого месяца с января по июнь указывается код причины — 13 (отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет).

5. С формами ПУ-3 за первый, второй и третий кварталы пояснительная записка не подается. Она будет представлена по итогам отчетного года (за четвертый квартал) <*>.

6. Скорректировать ошибки, допущенные в 2019 году, можно в следующих кварталах, т.к. форма ПУ-3 заполняется нарастающим итогом с начала отчетного года с учетом изменений ранее представленных сведений отчетного периода. Откорректированные сведения отражаются в месяцах, в которых были допущены ошибки, остальные данные повторяются в таком же виде, как они были представлены ранее <*>.

Чтобы исправить ошибки за прошлые годы, придется подать форму ПУ-3 (тип формы — исходная) за соответствующий год <*>.

7. Отклоненные формы ПУ-3 за второй квартал 2019 года необходимо исправить и подать не позднее 31.07.2019 <*>.

8. Программа «Ввод ДПУ» постоянно обновляется. В связи с этим перед заполнением форм целесообразно убедиться в актуальности установленной версии. Необходимо проверить и актуальность справочной информации, в частности данных о средней заработной плате работников в республике.

9. Своевременно готовимся к отчетности за 3 квартал 2019 года. С 1 октября 2019 г.все формы документов персонифицированного учета подаются через портал ФСЗН (версия 2.0)(portal2.ssf.gov.by). Для этого необходимо иметь сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи, который выдан удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг», и атрибутный сертификат для работы с системами ФСЗН. Если этих инструментов нет, необходимо их приобрести.

Также необходимо учесть, что начиная с 01.10.2019 на портале версии 2.0 файлы форм ПУ-1, ПУ-3 и пояснительной записки к формам ПУ-3 подаются только с новым именем, а файл форм ПУ-2 – в новом формате и с новым именем. При этом, если возникает необходимость представить формы ПУ-2 за III квартал 2019 г. до 01.10.2019, то подаются они в новом формате и с новым именем посредством портала версии 2.0. Например, работник принят на работу в июле. В августе он оформляет трудовую пенсию. Форма ПУ-2 на него должна быть представлена в течение 5 рабочих дней со дня подачи работником заявления в новом формате. Учитывая изменения форматов и имен файлов, организациям, которые используют не программу «Ввод ДПУ», а иные программные системы, необходимо своевременно их скорректировать.

Сведения о сроках, форматах и способах предоставления документов персонифицированного учета в 2019 году