Инвентаризировать нужно и спецодежду, находящуюся на руках у работников. А таких работников может быть довольно много. И это добавляет своих нюансов. Разберемся, как провести и оформить инвентаризацию таких СИЗ.

1. Нужно ли инвентаризировать спецодежду, выданную работникам в пользование

Согласно законодательству инвентаризировать нужно все оборотные активы. Средства индивидуальной защиты (далее — спецодежда, СИЗ), находящиеся в эксплуатации, т.е. используемые работниками (отражаются на субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации») к ним тоже относятся. А значит, надо проверить и их наличие.

Инвентаризацию проводят не реже раза год. Обычно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (конечно, если до этого не появится оснований для ее обязательного проведения) (абз. 3 ч. 1 п. 2, п. 3, абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции N 180). Но если с инвентаризацией активов на складе все более-менее понятно, то в отношении эксплуатируемых СИЗ есть вопросы, потому что они находятся на руках у работников, которых может быть довольно много.

2. Как провести инвентаризацию и оформить

Любая инвентаризация начинается с оформления распорядительного документа о ее проведении. Чаще всего это приказ руководителя. Его можно составить по примерной форме или по самостоятельно разработанной. В приказе, помимо прочего, указывают причину инвентаризации, устанавливают ее сроки, состав инвентаризационной комиссии, отражают виды активов, подлежащих пересчету и сверке. При этом, как правило, издают один общий приказ в отношении всех инвентаризируемых активов, включая спецодежду в эксплуатации (ч. 3 п. 8, ч. 1 п. 12 Инструкции N 180).

Затем ведется обычная подготовка к инвентаризации.

Бухгалтерия определяет остатки СИЗ в эксплуатации по данным учета и обеспечивает этой информацией инвентаризационную комиссию — передает ей инвентаризационные описи с соответствующими сведениями (п. 21, 23 Инструкции N 180).

Комиссия проверяет фактическое наличие используемой спецодежды по количеству и наименованию в местах эксплуатации и хранения и заносит данные в полученные описи.

Сведения о спецодежде коллективного пользования, находящейся, например, под ответственностью мастера цеха, в обычном порядке фиксируют в описи формы 6-инв или самостоятельно разработанной формы, если в установленной, по мнению организации, недостаточно информации. При этом ответственное лицо (мастер цеха), как правило, перед началом инвентаризации на бланке описи дает расписку в том, что все приходно-расходные документы переданы в бухгалтерию или комиссии (п. 23, ч. 1 п. 55 Инструкции N 180; п. 36 Инструкции N 209).

Информацию о спецодежде, выданной работникам в индивидуальное пользование, разрешено заносить в групповую инвентаризационную опись (ч. 2 п. 55 Инструкции N 180). Форма такой описи не предусмотрена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Полагаем, в ней целесообразно отражать:

— Ф.И.О. работника, который получил спецодежду в индивидуальное пользование и на которого открыта личная карточка учета СИЗ, его табельный номер;

— наименование (вид, сорт, группа и т.п.) спецодежды;

— сведения о количестве и об общей стоимости СИЗ по данным бухучета и по факту.

Нелишним будет предусмотреть в такой описи и графу для подписи работника. Расписываясь, работник будет удостоверять фактическое наличие СИЗ и тот факт, что проверка проведена в его присутствии.

Фактические данные о спецодежде, направленной в стирку или ремонт сторонней организации, указывают в описи на основании документов, подтверждающих эти факты (ведомости сбора, накладные, квитанции организаций, осуществляющих соответствующие услуги, и т.п.) (п. 5, 51, ч. 3 п. 55 Инструкции N 180).

Проверив фактическое наличие спецодежды в эксплуатации, приступают к сверке полученных данных с данными учета. Любое обнаруженное отклонение фиксируют в сличительной ведомости — либо установленной формы, либо собственной разработки, если сведений в установленной, по мнению организации, недостаточно. По каждому отклонению у ответственных за спецодежду работников комиссия берет объяснения (п. 23, 70 Инструкции N 180).

Если недостач и (или) излишков в ходе инвентаризации СИЗ не выявляется, сличительную ведомость не заполняют (п. 70, 71 Инструкции N 180).

По окончании фактического проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия рассматривает ее результаты и оформляет протокол. Он составляется по всем инвентаризируемым активам, включая спецодежду в эксплуатации. Этот документ передается на рассмотрение руководителю, и тот принимает решение о регулировании расхождений (если они выявлены). Дату принятия такого решения считают моментом определения окончательных результатов инвентаризации. Решение руководителя, как правило, оформляется приказом (п. 33, 72 Инструкции N 180).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex