В соответствии с Законом N 57-З активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета (ст. 13 Закона N 57-З).

Порядок инвентаризации регулируется Инструкцией N 180.

К инвентаризируемому имуществу относится в том числе топливо как оборотный актив (абз. 3 п. 2 Инструкции N 180).

В Законе N 2-З приведено следующее определение: топливо — вещества или смесь веществ, предназначенные для получения энергии при их сжигании (п. 22 ст. 1 Закона N 2-З).

Порядок учета топлива в бухгалтерском учете регулирует Инструкция N 133.

Учет топлива материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и его марке (п. 78 Инструкции N 133).

Бухгалтерский учет топлива организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции N 133, ч. 5 п. 16 Инструкции N 50).

При этом на субсчете «Топливо в баках транспортных средств» учитывается топливо, полученное на заправку автомобиля водителями.

Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (ч. 1 и 4 п. 82 Инструкции N 133).

1. Способы определения остатков топлива в баках автомобилей

Законодательство не регламентирует порядок снятия (инвентаризации) топлива в баках транспортных средств. Поэтому организация самостоятельно разрабатывает порядок его проведения, выбирая для себя наиболее удобный способ.

Такими способами, например, могут быть:

— замер остатка топлива с применением топливомера (к примеру: топливомер марки ПТ-041).

Отличительной особенностью замера топливомером является принцип измерения уровня топлива, когда замеряется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измерения могут проводиться в топливных баках любых форм и размеров. По линейке топливомера определяется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измеренному расстоянию соответствует количество топлива в баке, которое определяется по тарировочной таблице на бак. Программа для самостоятельного расчета тарировки баков (специальный файл в формате Excel) может быть представлена в комплекте с топливомером или приобретена дополнительно;

— определение остатка топлива в баке с применением диагностического режима приборной панели.

Применение указанного способа возможно в случае, если приборная панель автомобиля поддерживает возможность такого тестового режима. В частности, данный способ возможен при наличии приборной панели от семейства Renault и т.д.;

— замер остатков топлива с помощью измерительной линейки.

При этом способе определяется зависимость высоты бака от объема топлива в литрах. Указанная зависимость оформляется в виде тарировочной (или калибровочной) таблицы. Данные в таблице зависят от конструкции бака, его формы и габаритных размеров, а также наклона горловины.

Причем следует учитывать, что материал линейки должен быть неметаллическим и не создающим искр;

— долив до полного бака.

В этом случае остаток топлива определяется как разница между технической емкостью бака (согласно технической документации) и количеством залитого топлива;

— слив топлива из бака в мерную емкость.

Операцию по сливу топлива следует производить в специально оборудованных местах с соблюдением правил безопасности.

Применяемый способ (способы), а также порядок их применения целесообразно утвердить внутренним локальным нормативным актом организации.

2. Оформление результатов инвентаризации

При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета (п. 1 ст. 13 Закона N 57-З).

Сведения о фактическом наличии топлива в баках автомобилей по результатам замеров записываются в инвентаризационную опись или акты инвентаризации ( ч. 1 и 2 п. 23 Инструкции N 180).

Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях, отражаются в сличительных ведомостях. По каждому случаю выявленных отклонений материально ответственные лица дают объяснения (п. 70 Инструкции N 180).

На основании сведений сличительных ведомостей оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии по форме, утвержденной в приложении 22 к Инструкции N 180 (ч. 1 п. 72 Инструкции N 180).

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия топлива и других оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение (ч. 3 п. 72 Инструкции N 180).

3. Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях