В соответствии с Законом N 57-З активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета <*>.
Порядок инвентаризации регулируется Инструкцией N 180.
К инвентаризируемому имуществу относится в том числе топливо как оборотный актив <*>.
В Законе N 2-З приведено следующее определение: топливо — вещества или смесь веществ, предназначенные для получения энергии при их сжигании <*>.
Порядок учета топлива в бухгалтерском учете регулирует Инструкция N 133.
Учет топлива материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и его марке <*>.
Бухгалтерский учет топлива организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» <*>.
При этом на субсчете «Топливо в баках транспортных средств» учитывается топливо, полученное на заправку автомобиля водителями.
Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков <*>.
Способы определения остатков топлива в баках автомобилей
Законодательство не регламентирует порядок снятия (инвентаризации) топлива в баках транспортных средств. Поэтому организация самостоятельно разрабатывает порядок его проведения, выбирая для себя наиболее удобный способ.
Такими способами, например, могут быть:
— замер остатка топлива с применением топливомера (к примеру: топливомер марки ПТ-041).
Отличительной особенностью замера топливомером является принцип измерения уровня топлива, когда замеряется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измерения могут проводиться в топливных баках любых форм и размеров. По линейке топливомера определяется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измеренному расстоянию соответствует количество топлива в баке, которое определяется по тарировочной таблице на бак. Программа для самостоятельного расчета тарировки баков (специальный файл в формате Excel) может быть представлена в комплекте с топливомером или приобретена дополнительно;
— определение остатка топлива в баке с применением диагностического режима приборной панели.
Применение указанного способа возможно в случае, если приборная панель автомобиля поддерживает возможность такого тестового режима. В частности, данный способ возможен при наличии приборной панели от семейства Renault и т.д.;
— замер остатков топлива с помощью измерительной линейки.
При этом способе определяется зависимость высоты бака от объема топлива в литрах. Указанная зависимость оформляется в виде тарировочной (или калибровочной) таблицы. Данные в таблице зависят от конструкции бака, его формы и габаритных размеров, а также наклона горловины.
Причем следует учитывать, что материал линейки должен быть неметаллическим и не создающим искр;
— долив до полного бака.
В этом случае остаток топлива определяется как разница между технической емкостью бака (согласно технической документации) и количеством залитого топлива;
— слив топлива из бака в мерную емкость.
Операцию по сливу топлива следует производить в специально оборудованных местах с соблюдением правил безопасности.
Применяемый способ (способы), а также порядок их применения целесообразно утвердить внутренним локальным нормативным актом организации.
Оформление результатов инвентаризации
При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета <*>.
Сведения о фактическом наличии топлива в баках автомобилей по результатам замеров записываются в инвентаризационную опись или акты инвентаризации <*>.
Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях отражаются в сличительных ведомостях. По каждому случаю выявленных отклонений материально ответственные лица дают объяснения <*>.
На основании сведений сличительных ведомостей оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии по форме, утвержденной в приложении 22 к Инструкции N 180 <*>.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия топливо и других оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение <*>.