На свои текущие нужды организация вправе использовать наличные деньги (далее – наличные). Их можно получить в обслуживающем банке с расчетного счета организации. Также можно воспользоваться наличными, которые поступают в кассы организации из других источников. Рассмотрим, в каком порядке и в какие сроки производится использование наличных белорусских рублей в организации.
Соблюдаем законодательство
Организация получает наличные в обслуживающем банке со своего банковского счета на цели, установленные законодательством. Использовать эти деньги можно только на те цели, которые указаны банку при их получении <1>.
| Пример. Организация получила в обслуживающем банке наличные на выплату дивидендов. Акционер не обратился за этими деньгами по причине болезни. Указанными деньгами нельзя воспользоваться для иных целей, и потому они подлежат возврату в банк |
Более свободно можно распоряжаться наличными, которые поступили в кассу организации из других источников. Это выручка от реализации товаров (работ, услуг), возмещения недостач, внесенные виновными лицами в кассу организации, а также иные поступления наличными. Их можно расходовать на любые текущие цели, не противоречащие законодательству. Это правило распространяется и на наличные, которые поступили в кассу организации в качестве возврата наличных, ранее полученных в банке и выданных из кассы организации <2>.
| Пример. Организация получила в банке наличные деньги для выплаты командировочных. Эти деньги выданы работнику, направленному в командировку. По истечении командировки работник вернул неиспользованную сумму командировочных. Указанные деньги можно использовать на другие цели, в том числе на выплату пособий, дивидендов, отпускных и т.д. |
Расходовать наличные, поступившие в кассы организации из других источников, можно при отсутствии <3>:
– наложения ареста и обращения взыскания на деньги организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
– приостановления операций по банковским счетам организации;
– картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (за исключением случаев, установленных Президентом Республики Беларусь).
Если имеются названные ограничения, наличные использовать нельзя. Их нужно сдать в банк.
| НА ЗАМЕТКУ Не могут использовать наличные, поступившие из других источников, ликвидируемые организации и организации, в отношении которых открыто конкурсное производство. Эти деньги сдаются в банк <4> |
Размер наличных, выплачиваемых из кассы организации физлицам, не являющимся индивидуальными предпринимателями, не ограничивается.
| Пример. Торговая организация приобрела у гражданина автомобиль, бывший в употреблении, за 14000 руб. Согласно договору эта сумма выплачивается гражданину из ее кассы. Выручка из магазинов сдана в кассу организации и в указанном выше размере выплачена гражданину наличными |
При наличных расчетах с организациями и индивидуальными предпринимателями нужно соблюдать предельный размер. Он составляет 100 базовых величин в день <5>.
| Примечание Подробнее о том, как определить размер расчетов наличными с организациями и индивидуальными предпринимателями, см. статью «Наличные расчеты между организациями и ИП» (И.Г.Коржовник) |
Сроки использования, если наличные деньги поступают
постоянно
Организация, которая имеет ежедневные либо постоянные поступления наличных в свои кассы, самостоятельно в письменной форме определяет порядок и сроки сдачи наличных. Эту информацию она сообщает в обслуживающий банк <6>.
Под постоянными поступлениями в данном случае понимают поступления более 5 дней в предыдущем календарном месяце <7>.
Такая организация может использовать на свои текущие нужды как наличные, полученные в банке, так и наличные, поступившие в кассы из других источников (выручка и иные поступления).
Выдача наличных, полученных в банке на определенные цели, производится в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке. Сельскохозяйственные организации могут выдавать наличные в течение 5 дней <8>.
Наличные, поступившие в кассы организации из других источников, также выдаются в течение 3 (5) рабочих дней, включая день наступления выплат. Однако в данном случае нужно соблюдать следующее требование. При совпадении дня выдачи наличных и срока их сдачи в кассе можно оставить сумму, необходимую для проведения текущих операций только в этот день <9>.
| Пример. Ежемесячно организация выплачивает зарплату 12-го числа из выручки. На 12-е число текущего месяца пришелся срок сдачи наличных денег в банк. В кассе организации есть 14500 руб. На проведение текущих операций в этот день необходимо 13000 руб. В банк 12-го числа нужно сдать 1500 руб. (14500 – 13000), несмотря на то что эта сумма нужна для выплаты зарплаты 13-го числа |
Неиспользованные наличные по истечении указанного выше срока можно хранить в кассе организации до наступления срока сдачи денег.
| НА ЗАМЕТКУ Организация, имеющая постоянные поступления наличных, не устанавливает лимит остатка кассы, то есть остаток, который может находиться в кассе на конец рабочего дня. Определяется сумма разменных денег, которая может оставаться в кассе на момент сдачи денег согласно установленному сроку <10> |
Наличные, которые не использованы на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов, депонируются. Для этого в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым деньги не выплачены, ставится штамп или учиняется запись «Депонировано». Также составляется реестр депонированных сумм <11>.
| Пример. Из магазинов в кассу торговой организации 20.04.2017 сдана наличная выручка в сумме 7200 руб. для выплаты аванса на зарплату. Срок сдачи наличных из кассы организации – каждая среда месяца. Срок выплаты аванса – 20-е число каждого месяца. В течение 20, 21 и 24 апреля текущего года выплачен аванс в сумме 7000 руб. По решению организации 24.04.2017 – рабочий день. Остальная сумма 200 руб. депонирована. Указанную сумму надо сдать в банк в среду – 26.04.2017 |
Сроки использования, если наличные деньги поступают
непостоянно
Организация, которая получает наличные деньги в обслуживающем банке и имеет иные непостоянные поступления наличных денег – а это не более 5 дней в предыдущем календарном месяце, – самостоятельно в письменной форме устанавливает сроки выдачи наличных денег из своих касс для проведения текущих операций, за исключением некоторых выплат <12>.
| НА ЗАМЕТКУ Не нужно устанавливать сроки выдачи наличных на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов. Эти сроки определены законодательством. Так, наличные деньги на указанные цели выдаются в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат. Для сельскохозяйственных организаций установлен свой срок. Они выдают наличные в течение 5 рабочих дней <13> |
| Пример. Организация оптовой торговли имеет непостоянные поступления наличных в кассу. Приказом руководителя установлено, что наличные на проведение текущих операций выдаются в течение 4 дней, включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день их поступления в кассу организации. В кассу организации 02.05.2017 внесены наличные деньги индивидуальным предпринимателем за приобретенные товары. Эти деньги можно использовать на текущие нужды организации в течение 4 дней – со 2 по 5 мая текущего года. Неиспользованные деньги 6 мая следует сдать в банк |
Ниже приведен пример приказа на установление срока выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций.
| Общество с ограниченной
ответственностью «Золотой ключик» ПРИКАЗ 16.01.2017 N 64 г. Минск Об установлении срока выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций В связи с производственной необходимостью, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить срок выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций, за исключением их выдачи на оплату труда, выплату пособий и алиментов. Наличные деньги для проведения текущих операций выдавать в течение 4 рабочих дней, включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день их поступления в кассу организации. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову А.Н. Директор Подпись П.А.Тумский Начальник юридического отдела С приказом ознакомлен: Подпись А.Н.Петрова |
Что делать, если в течение установленного срока выдачи наличных денег они не использованы? Неиспользованные деньги нужно сдать в банк на следующий рабочий день <15>.Как быть если организация, имеющая непостоянные поступления денег, не установила письменно сроки выдачи наличных денег из своих касс? Ей нужно воспользоваться сроком, установленным законодательством. Это 3 рабочих дня, включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат. Для сельскохозяйственных организаций этот срок составляет 5 дней <14>.
| НА ЗАМЕТКУ Организация, которая имеет непостоянные поступления наличных: – не определяет порядок и сроки сдачи денег <16>; – при необходимости вправе установить остаток наличных денег, который может находиться в кассе на конец рабочего дня. Превышение остатка допустимо только в течение сроков выдачи наличных на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, включая день получения наличных денег в банке либо день наступления указанных выплат <17> |
