Случаи, в которых проводится инвентаризация, определены законодательством <1>. Установлен и момент, на который это нужно делать <2>. Чтобы завершить инвентаризацию вовремя, подготовку к ней начинают заранее. Когда — зависит от нескольких факторов. А именно:
— от предстоящего объема работ.
Если инвентаризируют все активы и обязательства, подготовка к инвентаризации требует существенного привлечения ресурсов и немалых затрат времени.
Пример 1
Перед составлением годовой бухотчетности организация проводит инвентаризацию <3>:
— всех своих активов. При этом их местонахождение не имеет значения. Например, следует инвентаризировать ТМЦ, переданные по договору хранения сторонней организации;
— всех своих обязательств: долгосрочных и краткосрочных кредитов и займов, кредиторской задолженности и т.д.;
— всех активов, не принадлежащих организации, но числящихся у нее за балансом. Например, сырья, принятого на давальческую переработку.
Если инвентаризация частичная, то времени понадобится меньше;
Пример 2
Планируется смена материально ответственного лица (МОЛ). При этом инвентаризируют не все ТМЦ, а только те, что были переданы МОЛ в подотчет.
— сроков проведения инвентаризации. Их устанавливает руководитель организации <4>.
На заметку
При определении срока начала инвентаризации учитывают предусмотренные временные ограничения <5>.
Сформируйте инвентаризационную комиссию
Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная комиссия (далее — комиссия). В ее обязанности также входит <6>:
— документальное оформление результатов инвентаризации;
— получение от МОЛ объяснительных о причинах излишков, недостач (если они будут выявлены).
Рабочая комиссия может быть сформирована:
— для проведения конкретной инвентаризации (временная комиссия);
— на постоянной основе.
На заметку
Если организация крупная, кроме рабочих создают постоянно действующую центральную инвентаризационную комиссию. Среди прочего она оказывает методпомощь рабочим комиссиям, проверяет результаты проведенных ими инвентаризаций <7>.
На этапе подготовки к инвентаризации определяют персональный состав временной комиссии, если не создана постоянная. При этом следует соблюдать:
1) «качественные» требования к ее членам <8>:
— они должны хорошо знать объекты инвентаризации, иметь необходимые знания, навыки, опыт. Например, в состав таких комиссий включают инженера, технолога, экономиста, бухгалтера;
— функции председателя должен выполнять представитель руководителя организации. Например, руководитель структурного подразделения. Председателем не может быть МОЛ или работник ревизионной службы <9>;
На заметку
Одного и того же работника назначать председателем рабочей комиссии два раза подряд у одних и тех же МОЛ запрещено.
2) требования по количеству. Ограничений в законодательстве нет. Определяя количественный состав комиссии, целесообразно учитывать структуру и общую численность работников производственной организации.
Инвентаризация проводится, если присутствуют все члены <10>. Поэтому сотрудника, у которого планируется, скажем, долговременная командировка или отпуск, включать в состав рабочей комиссии не стоит;
На заметку
Если член комиссии не может присутствовать на инвентаризации (например, из-за болезни), целесообразно:
— перенести инвентаризацию на другую дату;
— изменить состав комиссии.
3) ограничение: в состав комиссии нельзя включать МОЛ, у которого в подотчете находятся ТМЦ, подлежащие инвентаризации. Однако участвовать в процессе инвентаризации он должен <11>.
К подготовке привлеките…
…руководителя организации
Руководитель в рамках подготовки выполняет следующие функции:
1) обладая информацией об объемах ТМЦ, подлежащих инвентаризации, причинах и сроках ее проведения, составе комиссии, принимает решение о проведении инвентаризации. Оно оформляется распорядительным документом. Как правило, приказом. Можно воспользоваться его примерной формой или на ее основании разработать свою. В приказе <12>:
— указывают причину инвентаризации;
— определяют сроки ее проведения;
— предусматривают создание комиссии и определяют ее состав;
— прописывают срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию. Это делают для того, чтобы осталось время на анализ материалов и подготовку распорядительного документа по итогам инвентаризации.
Приказ о проведении инвентаризации относят к приказам по основной деятельности и хранят постоянно <13>;
2) создает условия для того, чтобы комиссия полно и точно проверила фактическое наличие ТМЦ в установленные сроки <14>. Например, назначает ответственных лиц, которые выделяют рабочих для перемещения, перевешивания габаритных ТМЦ, обеспечивают контрольно-измерительными приборами.
…МОЛ, ТМЦ в подотчете которых подлежат инвентаризации
Такие работники в обязательном порядке до начала инвентаризации:
1) сдают в бухгалтерию приходные и расходные документы (отчеты о движении ТМЦ, бланки строгой отчетности) <15>;
2) дают расписки, в которых указывают, что <16>:
— все документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию (переданы комиссии);
— все ТМЦ, принятые ими в подотчет, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
…председателя комиссии
Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам). При этом указывает дату визирования.
Пример формулировки
«До инвентаризации на 15 ноября 2017 г.».
На основании этой даты определяются остатки активов к началу инвентаризации по учетным данным <17>.
…бухгалтерию
Ее работники к началу инвентаризации:
— завершают обработку переданных им документов о поступлении и выдаче ТМЦ;
— определяют остатки ТМЦ на дату ее начала в учете;
— обеспечивают членов комиссии необходимыми бланками для проведения инвентаризации с внесенными в них данными об остатках ТМЦ.
На заметку
Утверждены типовые формы таких документов <18>. При необходимости на этапе подготовки к инвентаризации организация может разработать собственные формы <19>.
…членов комиссии
Они:
— знакомятся с приказом о проведении инвентаризации;
— если нужно, проходят инструктаж по порядку ее проведения.
На заметку
ТМЦ, подлежащие инвентаризации, могут находиться в складских помещениях, имеющих отдельные входы и выходы. В таком случае членам комиссии перед началом инвентаризации рекомендуется их опломбировать. Это снизит риск фальсификации инвентаризационных результатов.
Подготовьте к инвентаризации места хранения ТМЦ и нужные приборы
Чтобы было удобно проводить инвентаризацию, рекомендуется подготовить места хранения ТМЦ (закрытые и открытые склады, кладовые и т.д.). То есть сгруппировать (рассортировать), разложить ТМЦ по видам, сортам, размерам.
На заметку
Обычно порядок на местах хранения обеспечивает МОЛ. Однако, если проводят внеплановую инвентаризацию, предполагая хищение, предупреждать о ней МОЛ нецелесообразно.
При этом стоит учитывать требования к размещению ТМЦ на хранение. Они могут быть обусловлены спецификой продукции, например:
— пищевой скоропорт требует охлаждения. То есть его нужно хранить в морозильных (холодильных) камерах при определенном температурном режиме <20>;
— ГСМ нуждаются в резервуарах с исправными запорными устройствами, обеспечивающими герметичность, или в подходящей таре <21>.
На заметку
МОЛ не должен хранить на складе посторонние вещи (личное имущество и т.д.).
Целесообразно размещать ТМЦ по секциям, а внутри них — по группам (сорторазмерам) в ящиках (в контейнерах, поддонах, на стеллажах и т.д.). Это обеспечит быстрые приемку и отпуск ТМЦ, облегчит инвентаризацию. Так, подсчет проводится в порядке их расположения в помещении. Комиссия не пересчитывает ТМЦ по описи, поскольку в таком случае есть риск не выявить излишки.
В процессе инвентаризации, сличая фактическое наличие ТМЦ с указанным в бухучете, используют измерительные приборы. Если ТМЦ учитываются по длине (объему), их измеряют, по массе — взвешивают. Вес навалочных материалов (песок, гравий) может определяться по данным обмеров и технических расчетов.
Следовательно, чтобы перевесить, перемерить ТМЦ, измерительные приборы нужно поддерживать в исправном состоянии. Как правило, за это отвечают уполномоченные лица (например, заведующие складами). В их обязанности входят правильные установка, содержание и использование измерительных приборов, а также своевременное представление их на поверку.
Поверку проводят юрлица государственной метрологической службы, иные юрлица, аккредитованные в соответствии с правилами, утвержденными Госстандартом, область аккредитации которых обеспечивает проведение соответствующих составных частей метрологического контроля. Для этого с ними заключают договор <22>.
Если средства измерения не соответствуют установленным требованиям, использовать их можно только после ремонта и последующей поверки или после калибровки <23>.
