1. Порядок хранения документов
Организации и ИП создают различные документы в процессе своей деятельности. Они обязаны в течение установленных сроков хранить первичку, регистры бухучета, отчетность, другие документы по ведению бухучета и составлению отчетности, а также документы, необходимые для налогообложения (далее — документы по бухучету и налогообложению) (п. 1 ст. 18 Закона N 57-З, подп. 1.14 ст. 22 НК).
Организует хранение документов по бухучету и налогообложению руководитель организации. Он несет за это административную ответственность. При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированного доступа (п. 2 и 3 ст. 18 Закона N 57-З).
Обратите внимание!
Должностное лицо организации или ИП, которые не обеспечили сохранность документов по бухучету и налогообложению, могут оштрафовать в размере от 4 до 35 базовых величин (далее — БВ) (ч. 3 ст. 12.32 КоАП).
Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).
Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения организации создают архив. Одной из его задач является учет документов и обеспечение их сохранности (ч. 1 п. 4, абз. 3 п. 5, ч. 2 п. 205, п. 269 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
Временное хранение документов — хранение документов организациями и ИП в течение установленных сроков до момента их уничтожения (абз. 7 ч. 1 ст. 2 Закона N 323-З).
Архивы организаций создают по решению их руководителей. В организациях, в которых штатная единица работника архива отсутствует, функции по приему, хранению, учету и использованию архивных документов выполняют лица, назначаемые руководителем (ч. 3 и 4 ст. 13 Закона N 323-З).
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения их уничтожают в установленном порядке. Вместе с тем в исключительных случаях такие дела могут быть переданы в архив по решению руководителя организации (п. 98, гл. 13 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
Организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 3 ст. 12, ст. 21 Закона N 323-З).
Если документы по бухучету и налогообложению утрачены либо уничтожены, факт их утраты (уничтожения) нужно документально подтвердить. Например, в случае пожара следует обратиться в соответствующее подразделение МЧС и получить документ, удостоверяющий пожар. При хищении документов следует написать заявление в органы внутренних дел и впоследствии получить документ о результатах расследования факта хищения.
Утерянные документы подлежат восстановлению. Например, чтобы восстановить товарные, товарно-транспортные накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг), можно обратиться к контрагентам.
2. Сроки хранения документов
Документы по бухучету и налогообложению, которые включены в Перечень N 140, как правило, хранят в течение установленных сроков. Некоторые документы хранят постоянно. Продолжительность хранения зависит от вида документа. Кроме того, на сроки хранения большинства из них влияет проведение или непроведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — налоговая проверка).
Уменьшить установленные сроки хранения документов нельзя. Их увеличение допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению ИП (п. 4 примечания к постановлению N 140, п. 52 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
За уничтожение должностным лицом организации или ИП бухгалтерских документов (документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков хранения их могут оштрафовать в размере от 50 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.32 КоАП).
Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).
Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечания к постановлению N 140).
Пример. Определение даты, с которой исчисляют сроки хранения первички
Первичные учетные документы оформлены в январе — декабре 2022 г. и сформированы в делопроизводстве за 2022 г. Их хранят в течение 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет. Сроки хранения исчисляют с 01.01.2023.
С 27.10.2022 сроки хранения документов в Перечне N 140 установлены в разрезе 3 групп субъектов (графы 3, 4 и 5 Перечня N 140):
— госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и (или) организации, негосударственные организации, которые являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — источники комплектования госархивов);
— организации, подчиненные госорганам, иные госорганизации (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50%, которые не являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — не источники комплектования госархивов);
— иные негосударственные организации, которые не являются источниками комплектования госархивов, ИП (далее — иные организации, ИП).
Сроки хранения типовых документов по бухучету и налогообложению представлены в виде таблиц 1 и 2 (гл. 13 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня N 140).
В таблице 1 указаны сроки хранения документов, одинаковые для всех групп субъектов:
| Вид документа | Основание (пункт Перечня N 140) | Срок хранения | Примечание |
| Переписка по вопросам бухучета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности | 189 | 1 год | После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет |
| Регистры бухучета и приложения к ним (книги журнал-главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.) | 198 | ||
| Кассовые книги | 199 | ||
| Сведения и переписка об учете фондов, лимитов зарплаты и контроле за их распределением, расчетов по перерасходу и задолженности по зарплате, удержаниях из зарплаты, из средств государственного социального страхования, выплате пособий, пенсий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам | 203 | ||
| Справки на оплату отпусков в связи с обучением | 218 | ||
| Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, доверенностей и др. | 200, 236 | ||
| Исполнительные листы | 220 | 1 год | После их исполнения и проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после их исполнения |
| Документы о результатах инвентаризации (протоколы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и др.) | 234 | 1 год | После ликвидации ОС, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после ликвидации ОС |
| Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) | 193 | 3 года | После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет |
| Кассовые книги по валютным операциям | 194 | ||
| Документы по учету средств государственных внебюджетных фондов (платежные требования, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) | 196 | ||
| Первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.) | 197 | ||
| Документы о проведении зачетов взаимных требований (акты, справки, сведения, реестры и др.) | 201 | ||
| Акты сверки расчетов между организациями | 202 | ||
| Документы по начислению зарплаты работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) | 205 | ||
| Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) | 209 | ||
| Журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате, ведомостей выдачи матпомощи и др. | 210 | ||
| Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.) | 215 | ||
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.) | 216 | ||
| Рекламационные акты потребителей по забракованной продукции | 217 | ||
| Листки нетрудоспособности | 219 | ||
| Журналы регистрации листков нетрудоспособности | 223 | ||
| Гарантийные письма | 221 | ||
| Журналы регистрации исполнительных листов | 222 | ||
| Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты, переписка и др.) | 224 | ||
| Документы об использовании услуг электросвязи (счета-фактуры, расшифровочные ведомости, переписка и др.) | 225 | ||
| Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) | 227 | ||
| Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС (заявления о ввозе товара и уплате НДС, марки таможенного контроля и др.) | 228 | ||
| Документы об образовании, распределении, накоплении средств в обороте и о расчетах по средствам в обороте (справки, расчеты, переписка и др.) | 229 | ||
| Документы о расходах на приобретение оборудования, производственных и жилых помещений (заявки, справки, лимиты, расчеты и др.) | 230 | ||
| Доверенности на получение или выдачу денег, имущественных, материальных и других ценностей | 233 | ||
| Документы по распределению прибыли и покрытию убытков организации (решения, протоколы и др.) | 235 | ||
| Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.) | 237 | ||
| Приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности | 239 | ||
| Расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк | 206 | 3 года | При отсутствии лицевых счетов — 55 лет |
| Положения о премировании работников организаций | 208 | 3 года | После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми |
| Переписка о выдаче и возврате бюджетных ссуд | 213 | 3 года | После возврата (погашения) бюджетной ссуды |
| Документы о социальных налоговых, имущественных налоговых вычетах и других вычетах при удержании подоходного налога (договоры, справки, квитанции и др.) | 226 | 3 года | После окончания срока действия договора, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора |
| Образцы подписей материально ответственных лиц (МОЛ) | 231 | 3 года | После увольнения, смены МОЛ, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после увольнения, смены МОЛ |
| Договоры о материальной ответственности | 232 | ||
| Книги учета депонированной зарплаты | 211 | 3 года | |
| Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.) | 188 | 5 лет | |
| Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие | 190 | ||
| Переписка об открытии и ведении счетов юрлиц-нерезидентов | 191 | ||
| Справки о балансодержателе и балансовой стоимости | 212 | ||
| Документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) | 214 | 5 лет | После закрытия банковского счета, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета |
| Книги покупок | 238 | 5 лет | С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет с даты последней записи |
| Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам | 204 | 55 лет |
В таблице 2 указаны сроки хранения документов, которые отличаются по группам субъектов и (или) имеют различные дополнительные условия для их применения:
| Вид документа | Основание (пункт Перечня N 140) | Срок хранения | Примечание | ||
| Организации — источники комплектования госархивов | Организации — не источники комплектования госархивов | Иные организации, ИП | |||
| Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность: сводная годовая, годовая | 186.1 | Постоянно | 10 лет | 30 лет | |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним | 187 | ||||
| Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность: промежуточная (квартальная, месячная) | 186.2 | 1 год | 1 год | 1 год | При отсутствии годовой в организациях — источниках комплектования госархивов — постоянно. В организациях — не источниках комплектования госархивов — 10 лет.
В иных организациях — 30 лет |
| Документы о переоценке ОС, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования (протоколы, акты, отчеты и др.) | 192 | Постоянно | До переоценки | 30 лет | Не менее 1 года после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после переоценки |
| Документы о работе с иностранной валютой (заявки, справки, переписка и др.) | 195 | 5 лет ЭПК | 5 лет | 5 лет | Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться (п. 5 примечания к постановлению N 140) |
| Положения о порядке и условиях премирования работников аппаратов госорганов (организаций) | 207 | 3 года | — | — | После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми |
Обратите внимание!
Изменения с 27.10.2022 в Перечне N 140 для всех групп субъектов:
— данный Перечень не содержит срок хранения в отношении актов проверок кассы;
— документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) хранят 5 лет вместо 3 после закрытия банковского счета. Они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета;
— лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам хранят 55 лет вместо 75;
— расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк при отсутствии лицевых счетов хранят 55 лет вместо 75.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
