Нанимателю может понадобиться направить работника для исполнения трудовой функции за пределы места постоянной работы. В таком случае нужно оформить этому работнику служебную командировку (далее — командировка). В небольших организациях данная обязанность может быть возложена на бухгалтера.

1. Как определить, является ли поездка командировкой

Прежде чем оформлять поездку как командировку, необходимо определить, соответствует ли она всем признакам командировки. Так, командировка — это поездка, которая осуществляется (абз. 13 ч. 1 ст. 1, п. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 91 ТК, абз. 2, 3, 6 ст. 1 Закона об административно-территориальном устройстве):

— в рамках исполнения своих трудовых обязанностей работником, оформленным по трудовому договору (контракту). Лиц, выполняющих в организации работы по договору подряда, договору оказания услуг и другим договорам, предусмотренным гражданским законодательством, а также практикантов, проходящих практику в организации без заключения трудового договора, в командировку направить нельзя, поскольку эти отношения не подпадают под действие трудового законодательства;

— по инициативе нанимателя (например, директора организации, начальника структурного подразделения);

— на определенный срок, т.е. командировка не может быть бессрочной. Однако минимальный и максимальный сроки командировки законодательством не установлены. Полагаем, конкретный срок командировки определяется нанимателем в зависимости от объема и сложности служебного задания;

— в другую местность (вне места постоянной работы), в том числе за границу. В ТК не определено, что является другой местностью для целей направления работника в командировку. По-нашему мнению, другую местность следует определять с учетом существующего административно-территориального устройства. То есть другой местностью является другой населенный пункт по отношению к тому, в котором наниматель находится;

— для выполнения служебного задания. Причем оно должно выполняться именно для нанимателя, а не, например, для организации, в которую направляется работник. Целями командировки могут быть заключение договора (контракта, соглашения), в том числе предварительного договора; проведение деловых переговоров с контрагентами; презентация продукта; присутствие на конференции, семинаре, рабочей встрече; представление интересов в суде, обмен опытом; прохождение курсов повышения квалификации; проверка бухгалтерии филиала и др.

Эти признаки отличают командировку от иных служебных поездок работников, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер либо когда поездка происходит в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Иные служебные поездки нельзя оформлять как командировки (ч. 2 ст. 91 ТК).

Пример 1
Заместителю директора нужно приехать в организацию, находящуюся на другом конце города, для заключения с ней договора. Такая поездка не будет являться командировкой, поскольку осуществляется в пределах того же населенного пункта, где находится наниматель.

Пример 2
Курьеру в трудовом договоре установлен разъездной характер работы. Его служебные поездки в другой город, осуществляемые при исполнении трудовой функции, не будут считаться командировками.

Пример 3
Работник-надомник из г. Молодечно приглашен для участия в совещании в офис нанимателя в г. Минске. Такая поездка будет являться служебной командировкой.

2. Как оформить направление работника в командировку

До начала командировки нужно оформить следующие документы (ч. 1 — 4 ст. 93, ч. 2 ст. 263, ч. 5 ст. 271, ч. 6 ст. 287 ТК):

1) предложение нанимателя о направлении в командировку, если требуется получение письменного согласия работника на направление в командировку. Данное письменное согласие следует получать:

— у женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам);

одиноких родителей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— инвалидов (независимо от группы инвалидности);

— любого работника, направляемого в командировку на срок более 30 календарных дней.

Беременных женщин запрещено направлять в командировку даже с их согласия (ч. 1 ст. 263 ТК).

Пример формулировки предложения нанимателя о направлении в командировку
В связи с необходимостью участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к ним предлагаем Вам отправиться в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022.
В соответствии с частью 2 статьи 263 Трудового кодекса Республики Беларусь, учитывая наличие у Вас ребенка в возрасте 10 лет, направить Вас в служебную командировку возможно только с Вашего письменного согласия.
Просим Вас указать Ваше отношение к предложению о направлении в указанную служебную командировку.

Согласие может быть выражено работником письменно в тексте предложения в специально предусмотренном для этого месте либо отдельным заявлением.

Пример формулировки заявления работника о согласии на направление в командировку
Я, Шилова Елена Павловна, на направление в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022 согласна;

2) приказ о командировании. Он оформляется на основании следующих документов:

— предложения нанимателя о направлении в командировку с письменным согласием работника на направление в командировку, упомянутыми выше;

— докладной записки о командировании (например, составленной непосредственным руководителем работника — начальником отдела и направленной директору организации);

— плана служебных командировок;

— приглашения другой организации;

— других документов, обосновывающих необходимость поездки.

Также, если работник добирается до места командировки и обратно на служебном, личном автомобиле или автомобиле, управляемом по доверенности, это следует отразить в приказе.

Пример формулировки приказа о командировании работника
Для участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к ним
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Командировать ШИЛОВУ Елену Павловну, менеджера отдела по работе с клиентами, в г. Борисов сроком на 2 календарных дня с 16.02.2022 по 17.02.2022 на служебном автомобиле (модель Nissan Almera, регистрационный номер 1234 АВ-7).
2. Бухгалтеру Радевич О.А. произвести расчет и выплату командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

Отметим, что направление в командировку руководителя организации не имеет особенностей.

Пример формулировки приказа о командировании руководителя организации
Для участия в XXVIII Международной выставке-конгрессе HI-TECH 2022
КОМАНДИРОВАТЬ:
НЕГОДУ Андрея Борисовича, директора ООО «Старт», в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) на 3 календарных дня с 15.02.2022 по 17.02.2022.
Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

Поскольку приказ о командировании относится к приказам по личному составу, его регистрационный номер нужно дополнить соответствующей литерой в зависимости от продолжительности командировки, которая влияет на срок хранения такого приказа: литерой «л», если срок командировки менее 1 месяца (срок хранения приказа — 3 года), либо литерой «к», если срок командировки более 1 месяца (срок хранения приказа — 75 лет) (подп. 142.3, ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3, 21.4 п. 21 Перечня N 140).

Командируемого работника с приказом о командировании следует ознакомить под подпись, чтобы работник был осведомлен о цели (задании) и сроке (продолжительности) командировки.

На основании данного приказа командируемому работнику оплачиваются командировочные расходы. Так, наниматель обязан выдать такому работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения N 176, ч. 2 ст. 95 ТК):

— по проезду к месту командировки и обратно;

— по найму жилого помещения;

— за проживание вне места жительства (суточные);

— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

3. Нужно ли оформлять задание на командировку и командировочное удостоверение

До начала командировки могут быть оформлены и такие документы, как задание на командировку и командировочное удостоверение.

В задании на командировку, как правило, указываются цель и задачи командировки, а также сведения, необходимые для их реализации (место назначения командируемого работника, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) — предмет этого договора (контракта, соглашения) и др.).

В командировочном удостоверении указываются отметки о выбытии командированного работника из места постоянной работы и прибытии в него, а также о прибытии командированного работника к месту командировки и выбытии из него.

Отметим, что оформление этих документов не является обязательным, что сокращает «командировочный» документооборот.

Поскольку срок (продолжительность) и цель командировки определяются в приказе о командировании, можно сказать, что командировочное удостоверение и задание на командировку в этой части повторяют приказ о командировании. Кроме того, срок и факт пребывания работника в месте командирования определяются по проездным документам, квитанциям о проживании, кассовым чекам и другим документам, подтверждающим маршрут следования и представляемым по возвращении из командировки.

Однако возможна ситуация, когда у работника не будет ни проездных документов, ни документов, подтверждающих его проживание в месте командирования, а командировочное удостоверение при этом не оформлялось. Полагаем, что работник в этом случае должен представить по возвращении из командировки документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (выбытия) работника к месту командирования (из места командировки). Если такие ситуации происходят регулярно, то целесообразно оформлять командировочное удостоверение.

Необходимость выдачи командировочного удостоверения, а также его форма может быть установлена, например, в Положении о командировках или ином ЛПА нанимателя (ч. 2, 3 ст. 93 ТК). Полагаем, что таким же образом может быть установлена необходимость оформления задания на командировку и его форма.

Примечание
Наниматель при разработке формы собственного командировочного удостоверения может использовать для примера действовавшие ранее формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35. А при разработке собственной формы задания на командировку — действовавшие ранее формы заданий согласно приложению 1 к постановлению МИД N 3 и приложению к приказу Мининформа N 175.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex