Отражение в бухгалтерском и налоговом учете перерасхода топлива зависит от причин возникновения и наличия виновных лиц. Рассмотрим, как организации, применяющей ОСН, отразить в учете перерасход топлива автомобилем, используемым в деятельности, связанной с производством и реализацией товаров, работ, услуг, для управленческих нужд.
Кратко о выявлении перерасхода
Перерасход возникает, когда фактический расход топлива превышает нормативный. В свою очередь нормативный расход топлива определяется исходя из расхода по норме, установленной руководителем, применяемых повышений/понижений к норме, дополнительного расхода топлива.
Норму расхода топлива, повышения, понижения, дополнительный расход устанавливает руководитель организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией <*>. Отметим, что на сегодняшний день такой же порядок установления норм действует для целей налогообложения прибыли <*>.
Фактический расход топлива определяется на основании документов, подтверждающих использование топлива (например, путевого листа или иного документа, подтверждающего работу автомобиля и пр.). Фактический расход подтверждается снятием остатков топлива в баке автомобиля. Снимать остатки следует не реже 1 раза в месяц. Результаты оформляются актом снятия остатков топлива в баке автомобиля <*>. Форма данного акта законодательно не определена. Организация разрабатывает форму данного акта самостоятельно.
После выявления факта перерасхода топлива надо установить причину. Целесообразно это сделать комиссионно. Комиссия может быть постоянно действующей или создаваемой для каждого случая установления причины перерасхода. По результатам работы комиссия оформляет документ (акт, протокол), в котором обозначает причину перерасхода, виновное лицо (если оно имеется). На основании этого документа руководитель организации принимает решение об источнике покрытия. Данное решение закрепляется в распорядительном документе (например, приказе) <*>. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете перерасхода топлива зависит от причины возникновения такого перерасхода, наличия (отсутствия) виновных лиц, решения руководителя об источнике покрытия ущерба.
Отражение в учете перерасхода топлива при наличии виновного лица
При наличии виновного лица руководитель принимает решение об источнике покрытия ущерба. Таким источником может быть виновное лицо или средства самой организации.
НДС. Для целей исчисления НДС перерасход топлива рассматривается как утрата топлива сверх норм. Суммы «входного» НДС по топливу, израсходованному сверх норм, не подлежат вычету. Ранее принятый к вычету НДС следует восстановить. Если организации невозможно установить сумму НДС, принятую ранее к вычету, то вычеты нужно уменьшить на сумму, равную 20% от стоимости топлива, израсходованного сверх норм. Уменьшение вычетов производится в том отчетном периоде, в котором оформлен документ, подтверждающий перерасход топлива по вине работника. Если ранее суммы «входного» НДС отнесены организацией на увеличение стоимости топлива, включены в затраты или «входной» НДС отсутствовал, то восстанавливать вычеты не нужно <*>. Создание ЭСЧФ на сумму уменьшения вычетов законодательством не предусмотрено <*>.
Из полученной от виновного лица суммы возмещения ущерба НДС не исчисляется, т.к. эта сумма не связана с расчетами по оплате товаров <*>.
В бухгалтерском учете списание топлива, израсходованного сверх норм по вине работника, отражается на основании первичного учетного документа. Форму этого документа организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике <*>.
Списание топлива отражается следующими записями <*>:
