На календаре уже февраль, а это значит, что компаниям и индивидуальным предпринимателям осталось совсем мало времени, чтобы успеть подготовить и направить в налоговую, ФСЗН, Белстат требуемую по закону отчетность за прошлый год. Существенно облегчить эту задачу, даже если горят дедлайны, поможет использование электронного документооборота. Подспорьем станет сервис для обмена документами с контрагентами podpis.by, который развивает ООО «ЮрСпектр».

У бухгалтерии любой компании сейчас горячая пора. Надо уплатить все налоги, подготовить индивидуальную годовую отчетность организации… Однако далеко не все необходимые документы могут быть под рукой. Причем не только за декабрь, но и за весь год. Какие-то договоры с обоюдно поставленными подписями до сих пор не вернули контрагенты. Маркетологи еще не донесли акты выполненных работ с субподрядчиками. А отдельные документы могли банально затеряться на столе у офис-менеджера компании.

При использовании электронного документооборота (ЭДО) специалистам не надо бегать за контрагентами, обзванивать каждого из них, отправлять курьера. В несколько простых шагов документы подписываются с помощью привычной электронной цифровой подписи (ЭЦП) Авест. Посредством podpis.by можно выставлять договоры, акты, допсоглашения и оперативно получать их обратно. Таким образом исключается масса дополнительных итераций в январе-марте для закрывания ЭДО за предыдущий год.

Однако сдачей годовой отчетности деятельность компании не ограничивается. Сервис podpis.by позволяет бизнесу лучше систематизировать документооборот на протяжении всего года. То есть можно быстро, легально и надежно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами, оптимизируя свои трудозатраты и снижая денежные расходы.

О каких конкретно документах идет речь?

Сервис поддерживает самый широкий спектр документов. Они касаются как взаимодействия с контрагентами (договоры, допсоглашения, акты выполненных работ, акты сверки расчетов, письма, уведомления), так и внутренней жизни компании (бухгалтерские справки, перемещение ТМЦ, документы оприходования основных средств, калькуляции, приказы по кадрам, допсоглашения к трудовому договору, контракту, соглашения о материальной ответственности работников и др.).

Главное, что с podpis.by можно подписывать документы тогда, когда контрагенту удобно, 24/7 и из любой точки мира.

Есть ли расчеты, которые показывают экономию благодаря ЭДО?

Документы подписываются онлайн. Вы экономите время на печать, подписание, отправку и контроль возврата. По экспертным оценкам в среднем необходимо примерно 2 недели, чтобы подписать документ с обеих сторон (отправить по почте исходящее и ответное письмо). Использование сервиса podpis.by сократит этот срок до нескольких часов.

Можно интегрировать сервис с 1С и другими учетными системами (причем podpis.by возьмет затраты на себя). Как показывает практика, подписание и отправка 1 тысячи документов занимает 30 минут.

В целом бухгалтер экономит около 30 % своего времени, которое ранее уходило на  формирование отчетов и актов в ручном режиме. Кроме того, благодаря удобному интерфейсу podpis.by, напоминающему привычную электронную почту, весь процесс работы как на ладони: какие документы отправлены и ожидают ЭЦП контрагента, какие документы направляет на подпись контрагент, а также документы, которые подписаны со всех сторон.

А в деньгах есть какая-то экономия?

Давайте считать. При обмене электронными документами исключаются расходы на почтовые услуги, бумагу, принтер. На отправление одного одностраничного документа затрачивается примерно 1,2 рубля. Таким образом, если у компании 1,5 тысячи контрагентов, расходы в месяц составляют 1800 рублей. При этом надо учесть, что примерно 10–15 % писем отправляются повторно. Таким образом, расходы в месяц могут увеличиться еще на примерно 200 рублей. Если исключить только расходы на бумагу и почтовые отправления, можно сэкономить 24 тысячи рублей в год.

Однако и это еще не все.

По опыту компаний для упаковки и отправки 1тысячи документов необходимо 2 дня. Если предположить, что сотрудник, который упаковывает и отправляет документы, обходится компании в 1345 рублей в месяц (с налогами), стоимость его работы по упаковке документов составляет 128 рублей в месяц, или 1536 рублей в год.

В данном примере экономия составляет более 25 тысяч рублей в год.

Цифровые документы – это вообще надежно и безопасно?

Электронный документ равнозначен бумажному, проставленная электронная цифровая подпись действительна. Аудиторская или налоговая проверка может получить доступ к электронным документам.

Надежность сервиса podpis.by гарантируется компанией «ЮрСпектр», которая владеет платформой и уже 25 лет производит правовые продукты для юристов, бухгалтеров и руководителей (самые известные проекты – «КонсультантПлюс» и ilex.by).

Электронные документы располагаются на аттестованных серверах в дата-центре компании А1. Документы при этом всегда доступны, при необходимости их легко найти, в сервисе они не теряются, их невозможно подделать. Вместе с тем  пользователи podpis.by могут при необходимости скачать пакеты документов на собственные серверы.

Кто уже использует podpis.by?

Более 24 тысяч организаций уже обмениваются документами через podpis.by. Среди них БНБанк, сети магазинов «ОМА» и «Санта», производитель напитков «Лидское», продавец одежды Terranova, крупнейший застройщик МАПИД, более 500 представителей Парка высоких технологий и др.

Остались еще вопросы?

В завершение отметим,  если остались непроясненные вопросы, напишите в службу техподдержки, специалисты которой отреагируют в течение 5–10 минут,  позвоните или заполните форму обратной связи на сайте podpis.by.

Будущее ЭДО незаметно наступило уже сегодня.