Процедура госзакупки из одного источника считается неконкурентной, а поэтому самой простой. Однако при ее проведении необходимо соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим основные шаги, которые необходимо совершить заказчику при проведении процедуры.

Шаг 1. Принимаем решение о проведении процедуры

 1.1. Готовим служебную записку

Процедура госзакупки считается начатой со дня принятия решения заказчика о ее проведении <*>.

Инициировать проведение процедуры закупки в сроки, предусмотренные годовому плану госзакупок (далее — план) может, например, работник заказчика, ответственный за осуществление закупок. Такую обязанность целесообразно закрепить в его должностной инструкции.

Руководителю, как правило, представляют служебную записку, в которой указывают сведения, необходимые для принятия решения о проведении процедуры, в том числе:

— наименование и объем предмета закупки;

— сроки закупки;

— вид процедуры закупки и обоснование его выбора.

1.2. Издаем приказ

Законодательство не определяет, в каком порядке и каким документом заказчику нужно оформить решение о проведении процедуры госзакупки. Это может быть, например, приказ о проведении закупки из одного источника (далее — приказ). Дата приказа будет считаться датой принятия решения о проведении процедуры закупки.

В приказе, как правило:

— назначают ответственного за проведение процедуры. Организацию и проведение такой процедуры можно поручить одному ответственному лицу, например специалисту по организации закупок. Комиссию создавать не обязательно <*>;

— приводят сведения о закупке согласно плану (источник финансирования, наименование предмета госзакупки, наименование и код согласно ОКРБ 007-2012, объем (количество) (в натуральном и (или) денежном выражении));

— указывают вид подлежащей проведению процедуры и обосновывают ее выбор;

Примеры формулировки обоснования выбора процедуры:

<…>
Провести процедуру закупки из одного источника согласно п. 9 перечня случаев осуществления государственных закупок с применением процедуры закупки из одного источника (приложение к Закону Республики Беларусь от 13.07.2012 N 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)».
<…>

<…>
Провести процедуру закупки из одного источника согласно абз. 3 подп. 1.19 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2013 N 590 «О некоторых вопросах государственных закупок товаров (работ, услуг)» (в связи с признанием процедуры государственной закупки в целом либо в отношении отдельных частей (лотов) предмета государственной закупки несостоявшейся на основании самостоятельно принятого решения после проведения повторной процедуры государственной закупки, которая также была признана несостоявшейся).
<…>

— предусматривают требования к участнику, а при необходимости — к его квалификационным данным <*>;

— поручают конкретным работникам организации выполнить определенные мероприятия по организации и проведению процедуры закупки, указывают сроки их реализации.

Проект приказа до подписания визируют у исполнителей и заинтересованных должностных лиц (например, у специалиста по организации закупок, юрисконсульта). Далее его подают на подпись руководителю (уполномоченному лицу), от имени которого он издается <*>. Копию приказа передают лицу, ответственному за проведение процедуры <*>.

Шаг 2 Составляем проект договора

 В проекте договора указывают существенные (обязательные) условия договора госзакупки на поставку товара <*>. Это:

— предмет договора в соответствии с планом;

— порядок поставки;

— порядок оплаты (например, предоплата, оплата по факту поставки, плановые платежи);

— источник финансирования;

— порядок доставки, передачи товара, направления поставщиком письменного уведомления о готовности товара к передаче;

— общая сумма с выделением суммы обязательств на текущий финансовый год в белорусских рублях <*>;

— порядок осуществления приемки товара (работ, услуг) по количеству, качеству, комплектности;

— ответственность сторон <*>;

— объем предмета закупки. Целесообразно предусмотреть и возможность его изменения в ходе заключения или исполнения договора не более чем на 10%. Иначе внести корректировки, если вдруг появится такая необходимость, стороны не смогут <*>.

Проект договора визируют, например, юрист, бухгалтер, специалист, ответственный за закупку. Как правило, порядок составления и визирования проекта договора предусматривается ЛНПА.

Шаг 3. Изучаем конъюнктуру рынка и проводим предварительные переговоры

 3.1. Изучаем рынок

Изучение конъюнктуры рынка (далее — изучение рынка), как правило, включает сбор и анализ информации об исполнителях, о ценах их услуг с предложенными схемами скидок, качественных и иных характеристиках услуги. Законодательство не уточняет порядок его проведения. Такой порядок можно определить в ЛНПА.

Обычно выполняют поиск информации о возможных исполнителях в Интернете, специализированных каталогах. Потенциальным участникам направляют запросы и проводят предварительные переговоры, чтобы уточнить, в частности:

— цену товара;

— технические характеристики товара;

— условия оплаты;

— условия и сроки поставки товара;

— гарантийные обязательства.

Найденных в ходе изучения рынка потенциальных участников проверяют на соответствие требованиям, установленным в приказе и проекте договора. Представленную ими информацию о ценах, характеристиках товаров и возможности поставки на определенных в проекте договора условиях анализируют, после чего выбирают наиболее подходящего поставщика.

3.2. Оформляем служебную записку

Обязанности заказчика документально оформлять результаты изучения рынка и предварительных переговоров в законодательстве нет. Однако при отсутствии таких документов сложно подтвердить, что заказчик выполнил в этой части условия проведения процедуры <*>.

Как правило, об изучении рынка и проведении предварительных переговоров составляют служебную записку. В ней отражают информацию:

— о найденных участниках и ценах на услуги;

— результатах проведения переговоров, в том числе об условиях оплаты, сроках выполнения обязательств, гарантийных обязательствах и др.;

— соответствии организаций требованиям заказчика.

К служебной записке прилагают подтверждающие документы, например:

— копии страниц печатных и интернет-изданий, каталогов производителей и поставщиков;

— прайс-листы, счета-фактуры, полученные в результате предварительных переговоров.

В служебной записке также указывают участника, с которым целесообразно заключить договор, и дают соответствующее обоснование.

Обратите внимание!
В процедуре закупки из одного источника заказчик не обязан выбирать самое выгодное ценовое предложение. Важно, чтобы предложение потенциального участника максимально отвечало требованиям заказчика.

Служебную записку представляют руководителю для принятия решения о заключении договора с потенциальным участником, выбранным в ходе изучения рынка и предварительных переговоров <*>.

Руководитель изучает информацию и выражает свое решение в резолюции с указанием даты <*>. Подлинник служебной записки с резолюцией передают исполнителю <*>.

Шаг 4 Приглашаем участника и заключаем договор

4.1. Составляем приглашение

В приглашении к заключению договора, в частности, приводят <*>:

— наименование вида процедуры госзакупки;

— описание предмета госзакупки, в том числе его характеристики, срок и место поставки товара (выполнения работ, оказания услуг);

— данные о заказчике (наименование, место нахождения, УНП, адрес электронной почты и (или) интернет-сайта);

— источник финансирования госзакупки;

— требования к участнику и при необходимости к его квалификационным данным, в том числе перечень документов и сведений для такой проверки;

— Ф.И.О., номера телефонов работников заказчика, контактирующих с участником.

Целесообразно определить в приглашении также сроки заключения договора <*>.

4.2. Направляем приглашение и заключаем договор

Потенциальному участнику направляют одновременно <*>:

— приглашение к заключению договора;

— проект договора.

Обмениваться документами и сведениями заказчик и участник госзакупки могут <*>:

— в письменной форме посредством почтовой или факсимильной связи, доставки курьером;

— форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП).

В отличие от иных процедур госзакупок заказчик и участник могут проводить переговоры.

Договор, как правило, оформляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и подписывается обеими сторонами. Он считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора <*>.

Шаг 5 Оформляем результаты закупки

5.1. Размещаем сведения

Сведения о заключенном договоре размещают на сайте www.icetrade.by. Их заносят в экранную форму с использованием ЭЦП. Сделать это нужно в течение 20 календарных дней со дня заключения договора <*>. День заключения договора входит в указанный срок.

Пример

Стороны подписали договор по результатам процедуры закупки из одного источника 01.12.2017. Сведения о договоре необходимо разместить на официальном сайте не позднее 20.12.2017.

Размещением занимается уполномоченный сотрудник заказчика, который аккредитован на официальном сайте и у которого есть ЭЦП.

После размещения в Интернете сведений о договоре выполняют их пробный поиск, чтобы исключить технические либо иные ошибки. По факту поиска составляют справку, которую помещают в дело по процедурам госзакупок <*>. Форма такой справки не установлена.

5.2. Составляем справку

При составлении справки о проведении процедуры госзакупки из одного источника обычно применяют форму справки, утвержденную МАРТ. В справке, в частности, указывают:

— вид процедуры и обоснование его выбора;

— краткое описание предмета госзакупки, включая объем (количество);

— наименование, место нахождения и УНП заказчика;

— наименование участника, цену заключенного с ним договора;

— дату и источники размещения приглашения и сообщения о результате процедуры.

Согласно примерной форме, установленной МАРТ, справку:

— составляет и подписывает ответственный исполнитель. По ЕКСД это компетенция специалиста по организации закупок <*>;

— подписывает бухгалтер (главный бухгалтер);

— утверждает руководитель.

Справку о процедуре составляют в течение 5 рабочих дней со дня заключения договора <*>. День заключения договора входит в этот срок.

5.3. Формируем дело

Дело по процедуре госзакупки оформляют с учетом правил делопроизводства <*>.

В него, в частности, включают <*>:

— копию приглашения к заключению договора, направленного участнику процедуры госзакупки;

— копию проекта договора;

— предложение участника с прилагаемыми протоколом разногласий, новым проектом договора (при наличии);

— договор, заключенный по результатам процедуры закупки из одного источника;

— справку о процедуре;

— справку о пробном поиске сведений о договоре, размещенных на сайте.

Как правило, данное дело оформляет специалист по организации закупок или специалист отдела материально-технического снабжения, ответственный за проведение процедуры.

На заметку
Дело по процедуре госзакупки нужно хранить в течение пяти лет после завершения ведомственной и налоговой проверок <*>.