Процедура госзакупки из одного источника считается неконкурентной, а поэтому самой простой. Однако при ее проведении необходимо соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим основные шаги, которые необходимо совершить заказчику при проведении процедуры.
Шаг 1. Принимаем решение о проведении процедуры
1.1. Готовим служебную записку
Процедура госзакупки считается начатой со дня принятия решения заказчика о ее проведении <*>.
Инициировать проведение процедуры закупки в сроки, предусмотренные годовому плану госзакупок (далее — план) может, например, работник заказчика, ответственный за осуществление закупок. Такую обязанность целесообразно закрепить в его должностной инструкции.
Руководителю, как правило, представляют служебную записку, в которой указывают сведения, необходимые для принятия решения о проведении процедуры, в том числе:
— наименование и объем предмета закупки;
— сроки закупки;
— вид процедуры закупки и обоснование его выбора.
1.2. Издаем приказ
Законодательство не определяет, в каком порядке и каким документом заказчику нужно оформить решение о проведении процедуры госзакупки. Это может быть, например, приказ о проведении закупки из одного источника (далее — приказ). Дата приказа будет считаться датой принятия решения о проведении процедуры закупки.
В приказе, как правило:
— назначают ответственного за проведение процедуры. Организацию и проведение такой процедуры можно поручить одному ответственному лицу, например специалисту по организации закупок. Комиссию создавать не обязательно <*>;
— приводят сведения о закупке согласно плану (источник финансирования, наименование предмета госзакупки, наименование и код согласно ОКРБ 007-2012, объем (количество) (в натуральном и (или) денежном выражении));
— указывают вид подлежащей проведению процедуры и обосновывают ее выбор;
Примеры формулировки обоснования выбора процедуры:
<…>
Провести процедуру закупки из одного источника согласно п. 9 перечня случаев осуществления государственных закупок с применением процедуры закупки из одного источника (приложение к Закону Республики Беларусь от 13.07.2012 N 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)».
<…>
<…>
Провести процедуру закупки из одного источника согласно абз. 3 подп. 1.19 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2013 N 590 «О некоторых вопросах государственных закупок товаров (работ, услуг)» (в связи с признанием процедуры государственной закупки в целом либо в отношении отдельных частей (лотов) предмета государственной закупки несостоявшейся на основании самостоятельно принятого решения после проведения повторной процедуры государственной закупки, которая также была признана несостоявшейся).
<…>
— предусматривают требования к участнику, а при необходимости — к его квалификационным данным <*>;
— поручают конкретным работникам организации выполнить определенные мероприятия по организации и проведению процедуры закупки, указывают сроки их реализации.
Проект приказа до подписания визируют у исполнителей и заинтересованных должностных лиц (например, у специалиста по организации закупок, юрисконсульта). Далее его подают на подпись руководителю (уполномоченному лицу), от имени которого он издается <*>. Копию приказа передают лицу, ответственному за проведение процедуры <*>.
Шаг 2 Составляем проект договора
В проекте договора указывают существенные (обязательные) условия договора госзакупки на поставку товара <*>. Это:
— предмет договора в соответствии с планом;
— порядок поставки;
— порядок оплаты (например, предоплата, оплата по факту поставки, плановые платежи);
— источник финансирования;
— порядок доставки, передачи товара, направления поставщиком письменного уведомления о готовности товара к передаче;
— общая сумма с выделением суммы обязательств на текущий финансовый год в белорусских рублях <*>;
— порядок осуществления приемки товара (работ, услуг) по количеству, качеству, комплектности;
— ответственность сторон <*>;
— объем предмета закупки. Целесообразно предусмотреть и возможность его изменения в ходе заключения или исполнения договора не более чем на 10%. Иначе внести корректировки, если вдруг появится такая необходимость, стороны не смогут <*>.
Проект договора визируют, например, юрист, бухгалтер, специалист, ответственный за закупку. Как правило, порядок составления и визирования проекта договора предусматривается ЛНПА.
Шаг 3. Изучаем конъюнктуру рынка и проводим предварительные переговоры
3.1. Изучаем рынок
Изучение конъюнктуры рынка (далее — изучение рынка), как правило, включает сбор и анализ информации об исполнителях, о ценах их услуг с предложенными схемами скидок, качественных и иных характеристиках услуги. Законодательство не уточняет порядок его проведения. Такой порядок можно определить в ЛНПА.
Обычно выполняют поиск информации о возможных исполнителях в Интернете, специализированных каталогах. Потенциальным участникам направляют запросы и проводят предварительные переговоры, чтобы уточнить, в частности:
— цену товара;
— технические характеристики товара;
— условия оплаты;
— условия и сроки поставки товара;
— гарантийные обязательства.
Найденных в ходе изучения рынка потенциальных участников проверяют на соответствие требованиям, установленным в приказе и проекте договора. Представленную ими информацию о ценах, характеристиках товаров и возможности поставки на определенных в проекте договора условиях анализируют, после чего выбирают наиболее подходящего поставщика.
3.2. Оформляем служебную записку
Обязанности заказчика документально оформлять результаты изучения рынка и предварительных переговоров в законодательстве нет. Однако при отсутствии таких документов сложно подтвердить, что заказчик выполнил в этой части условия проведения процедуры <*>.
Как правило, об изучении рынка и проведении предварительных переговоров составляют служебную записку. В ней отражают информацию:
— о найденных участниках и ценах на услуги;
— результатах проведения переговоров, в том числе об условиях оплаты, сроках выполнения обязательств, гарантийных обязательствах и др.;
— соответствии организаций требованиям заказчика.
К служебной записке прилагают подтверждающие документы, например:
— копии страниц печатных и интернет-изданий, каталогов производителей и поставщиков;
— прайс-листы, счета-фактуры, полученные в результате предварительных переговоров.
В служебной записке также указывают участника, с которым целесообразно заключить договор, и дают соответствующее обоснование.
Обратите внимание!
В процедуре закупки из одного источника заказчик не обязан выбирать самое выгодное ценовое предложение. Важно, чтобы предложение потенциального участника максимально отвечало требованиям заказчика.
Служебную записку представляют руководителю для принятия решения о заключении договора с потенциальным участником, выбранным в ходе изучения рынка и предварительных переговоров <*>.
Руководитель изучает информацию и выражает свое решение в резолюции с указанием даты <*>. Подлинник служебной записки с резолюцией передают исполнителю <*>.
Шаг 4 Приглашаем участника и заключаем договор
4.1. Составляем приглашение
В приглашении к заключению договора, в частности, приводят <*>:
— наименование вида процедуры госзакупки;
— описание предмета госзакупки, в том числе его характеристики, срок и место поставки товара (выполнения работ, оказания услуг);
— данные о заказчике (наименование, место нахождения, УНП, адрес электронной почты и (или) интернет-сайта);
— источник финансирования госзакупки;
— требования к участнику и при необходимости к его квалификационным данным, в том числе перечень документов и сведений для такой проверки;
— Ф.И.О., номера телефонов работников заказчика, контактирующих с участником.
Целесообразно определить в приглашении также сроки заключения договора <*>.
4.2. Направляем приглашение и заключаем договор
Потенциальному участнику направляют одновременно <*>:
— приглашение к заключению договора;
— проект договора.
Обмениваться документами и сведениями заказчик и участник госзакупки могут <*>:
— в письменной форме посредством почтовой или факсимильной связи, доставки курьером;
— форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП).
В отличие от иных процедур госзакупок заказчик и участник могут проводить переговоры.
Договор, как правило, оформляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и подписывается обеими сторонами. Он считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора <*>.
Шаг 5 Оформляем результаты закупки
5.1. Размещаем сведения
Сведения о заключенном договоре размещают на сайте www.icetrade.by. Их заносят в экранную форму с использованием ЭЦП. Сделать это нужно в течение 20 календарных дней со дня заключения договора <*>. День заключения договора входит в указанный срок.
Пример
Стороны подписали договор по результатам процедуры закупки из одного источника 01.12.2017. Сведения о договоре необходимо разместить на официальном сайте не позднее 20.12.2017.
Размещением занимается уполномоченный сотрудник заказчика, который аккредитован на официальном сайте и у которого есть ЭЦП.
После размещения в Интернете сведений о договоре выполняют их пробный поиск, чтобы исключить технические либо иные ошибки. По факту поиска составляют справку, которую помещают в дело по процедурам госзакупок <*>. Форма такой справки не установлена.
5.2. Составляем справку
При составлении справки о проведении процедуры госзакупки из одного источника обычно применяют форму справки, утвержденную МАРТ. В справке, в частности, указывают:
— вид процедуры и обоснование его выбора;
— краткое описание предмета госзакупки, включая объем (количество);
— наименование, место нахождения и УНП заказчика;
— наименование участника, цену заключенного с ним договора;
— дату и источники размещения приглашения и сообщения о результате процедуры.
Согласно примерной форме, установленной МАРТ, справку:
— составляет и подписывает ответственный исполнитель. По ЕКСД это компетенция специалиста по организации закупок <*>;
— подписывает бухгалтер (главный бухгалтер);
— утверждает руководитель.
Справку о процедуре составляют в течение 5 рабочих дней со дня заключения договора <*>. День заключения договора входит в этот срок.
5.3. Формируем дело
Дело по процедуре госзакупки оформляют с учетом правил делопроизводства <*>.
В него, в частности, включают <*>:
— копию приглашения к заключению договора, направленного участнику процедуры госзакупки;
— копию проекта договора;
— предложение участника с прилагаемыми протоколом разногласий, новым проектом договора (при наличии);
— договор, заключенный по результатам процедуры закупки из одного источника;
— справку о процедуре;
— справку о пробном поиске сведений о договоре, размещенных на сайте.
Как правило, данное дело оформляет специалист по организации закупок или специалист отдела материально-технического снабжения, ответственный за проведение процедуры.
На заметку
Дело по процедуре госзакупки нужно хранить в течение пяти лет после завершения ведомственной и налоговой проверок <*>.