Внутренний аудит кадровой документации (далее — аудит) проводится с целью проверки соответствия такой документации требованиям законодательства. Аудит проводится непосредственно в самой организации собственными силами, то есть без привлечения сторонней организации. Как реализовать такую проверку — рассмотрим в материале.

Алгоритм проведения аудита

Схема 1

Комментарий к алгоритму

Шаг 1

Уполномоченное должностное лицо (как правило, руководитель организации) оценивает необходимость проведения аудита. Причина при этом может быть разной: предстоит проверка госорганами, сменяется руководитель организации или работник кадровой службы и т.д.

Приняв решение о проведении аудита, уполномоченное должностное лицо издает распорядительный документ (далее — приказ). Такой документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства <*>.

В приказе указываются цели и задачи аудита, а также определяются лица, которые будут заниматься его проведением. Обычно это комиссия из 3 и более человек, в том числе председатель комиссии. В состав комиссии могут включаться работники кадровых и юридических служб, бухгалтерии и иные должностные лица.

Также в приказе, на наш взгляд, необходимо обозначить срок проведения аудита. Наниматель сам устанавливает период (в днях, неделях, месяцах), за который проводится аудит. Как правило, продолжительность аудита зависит от причин его проведения, а также от объема самой проверки (например, при сплошном аудите проверяется вся документация за определенный период, а при выборочном — изучаются только отдельные вопросы).

Пример формулировки приказа:

«С целью проверки ведения и составления кадровой документации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести аудит кадровых документов в отделе кадров ООО «Полоса» в срок с 03.02.2020 по 20.02.2020.
2. Создать комиссию по проведению аудита в составе:
Председатель — начальник отдела кадров О.Ю.Миронов.

Члены комиссии:      начальник юридического отдела А.А.Иванова;

инспектор по охране труда Е.Г.Краснова;

инспектор по кадрам А.В.Лебедева.

3. Начальнику отдела кадров О.Ю.Миронову подготовить отчет о проведенном аудите кадровой документации до 24.02.2020″.

Шаг 2

При проведении аудита проверяется следующее:

1. Наличие документов.

Отметим, что некоторые документы должны быть в организации в обязательном порядке. Основные из них приведены в схеме 2.

Схема 2

Условно кадровые документы можно разделить:

— на действующие в отношении всей организации или структурного подразделения (например, штатное расписание, график отпусков);

— оформляемые в отношении конкретного работника (трудовая книжка, контракт и пр.). Отметим, что одни такие документы оформляются на всех работников, другие — только в отношении определенных категорий. Подробнее см. таблицу 1.

Таблица 1

Вид документа Работники, в отношении которых должны заводиться (заполняться) документы
Трудовые договоры Все работники
Трудовые книжки Все работники, работающие свыше 5 дней <*>.

Трудовые книжки на совместителей заполняются по желанию работника по месту основной работы <*>

Должностные инструкции Руководители, специалисты и другие служащие <*>.

Должностная инструкция может разрабатываться отдельно для конкретного работника или для всех должностных лиц, работающих по определенной должности.

На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений), как правило, не разрабатываются <*>

Рабочие инструкции Все рабочие (работающие по профессии) <*>.

Рабочая инструкция может разрабатываться отдельно для конкретного работника или для всех рабочих, работающих по определенной профессии

Личные карточки Военнообязанные лица и призывники <*>
Личные дела Руководители, специалисты, научные работники, госслужащие и иные лица, определенные законодательством <*>

Обратите внимание!
В отношении лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, кадровые документы не оформляются. В частности, должность не предусматривается в штатном расписании, трудовая книжка не заполняется, должностная (рабочая) инструкция не разрабатывается.

2. Оформление документов.

Большинство кадровых документов (как на бумажном носителе, так и в электронном виде) оформляются с учетом требований Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Иными словами, кадровые документы должны:

— оформляться на соответствующих бланках (для отдельных видов документов);

— содержать обязательные и верно оформленные реквизиты (дата, текст, утверждение, согласование, подпись и пр.).

Пример
Работник направляется в командировку на полтора месяца. Для этого нанимателем издан приказ от 03.02.2020 N 14-л.
В приказе допущена ошибка. Так как срок командировки превышает 1 месяц, срок хранения приказа составит 75 лет. В регистрационном индексе таких приказов необходимо проставлять литеру «к» <*>.

Для заполнения трудовых книжек (а также внесения в них исправлений и дополнений) используются правила, установленные Инструкцией о трудовых книжках. Так, записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без сокращений и должны иметь порядковый номер (кроме записи о наименовании нанимателя). Все даты указываются только арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ <*>.

Трудовые договоры (а также приложения к ним) должны быть пронумерованы и подписаны работником и нанимателем на каждой странице <*>.

Порядок формирования и ведения личных дел установлен Инструкцией о личных делах. Она предусматривает последовательность включения документов в личное дело, правила оформления описи, личного листка по учету кадров и пр.

3. Содержание документов.

При проведении аудита следует проверить содержание документов на предмет соответствия законодательству. Примеры основных моментов, на которые стоит обратить внимание при проверке некоторых документов, рассмотрены в таблице 2.

Таблица 2

Вид документа Что учесть при проверке содержания документа
Штатное расписание Наименование должности служащего (профессии рабочего) в штатном расписании должно полностью соответствовать квалификационным справочникам (ЕКСД, ЕТКС). Наименования должностей служащих включены в ОКРБ 014-2017 <*>
Трудовые договоры Должны содержать обязательные условия, предусмотренные ч. 2 ст. 19 ТК.

Контракты помимо вышеуказанных должны содержать условия, установленные ст. 261-2 ТК

Трудовые книжки В них вносятся записи, указанные в п. 9, 10 Инструкции о трудовых книжках.

В п. 11 Инструкции о трудовых книжках перечислены сведения, которые в трудовых книжках не указываются

Должностные инструкции Должны отражать должностные обязанности служащего, а также его права и ответственность <*>. Иные сведения (например, квалификационные требования) включаются на усмотрение нанимателя.

Должностные инструкции разрабатываются с учетом квалификационной характеристики должности соответствующего выпуска ЕКСД и иных актов законодательства <*>

Рабочие инструкции Должны определять конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на рабочем месте <*>. Иные сведения включаются на усмотрение нанимателя
Личные дела Должны включать все обязательные документы в строгой последовательности <*>.

В п. 9 Инструкции о личных делах указаны документы, которые не включаются в личное дело

Личные карточки Должны содержать сведения, предусмотренные в форме, установленной законодательством. При этом все изменения данных (образование, семейное положение, состояние здоровья и пр.) должны своевременно в них вноситься <*>

Содержание документов по определенным вопросам следует проверять параллельно. При этом следует обращать внимание на даты, наименования должностей служащих (профессий рабочих) и прочие сведения, которые должны совпадать у взаимосвязанных документов. Например, проверяя правильность оформления приема на работу, следует сопоставить приказ о приеме на работу, трудовой договор, запись о приеме на работу в трудовой книжке. Помимо этого, проверить, был ли ознакомлен сотрудник с документами, связанными с его трудовой деятельностью: ПВТР, коллективным договором (при его наличии), должностной (рабочей) инструкцией, инструкцией по охране труда.

Шаг 3

Результаты проведенного аудита следует предоставить лицу, назначившему аудит (или иному уполномоченному должностному лицу). Для этого комиссия фиксирует итоги в отдельном документе. Как правило, в отчете (заключении).

Утвержденной формы отчета нет, поэтому наниматель вправе самостоятельно ее определить. Содержание отчета должно быть лаконичным и полным. В нем отражается информация о проверенных кадровых документах и выявленных нарушениях. Также могут даваться рекомендации по устранению допущенных нарушений и указываться другие сведения.

По итогам проведенного аудита наниматель принимает соответствующие решения. Например:

— об устранении выявленных нарушений. При этом определяются должностные лица, которые обязаны их устранить, и сроки для проведения данной работы;

— о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушениях;

— о поощрении работников, не допустивших ошибок в своей работе.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex