График трудовых отпусков (далее — график) составляется на календарный год
не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом <*>.

Для своевременной подготовки графика нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.

График может составляться как на весь коллектив работников, так и по структурным подразделениям организации.

Содержание графика — на усмотрение нанимателя. В качестве образца при составлении графика можно пользоваться унифицированной формой графика трудовых отпусков, которая содержится в УСОРД.

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем <*>. При этом законодательство не содержит требования, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута и устно, и путем написания заявления о предоставлении отпуска. На практике график чаще всего содержит указание на дату начала отпуска, однако может быть указан только месяц, в котором отпуск будет предоставлен.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на части <*>. Если работник по согласованию с нанимателем все части отпуска планирует использовать в текущем календарном году, то в графике на этот календарный год следует отразить все его части. Если же часть трудового отпуска будет использована в следующем календарном году, то ее необходимо будет указать в графике на следующий год.

В некоторых случаях дата начала отпуска определяется только по желанию работника без учета мнения нанимателя. Так, наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников:

— о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (например, для несовершеннолетних, инвалидов и др.) <*>;

— о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы (например, женщинам перед отпуском по беременности и родам и др.) <*>.

График согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором <*>.

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников <*>. Законодательством не установлен способ ознакомления, полагаем, что целесообразнее ознакомить работников с графиком под роспись, в таком случае можно быть уверенным в том, что с графиком ознакомлены все работники. Такое ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике либо в ином документе (например, листе ознакомления с графиком).

Не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала отпуска, согласованного в графике, наниматель уведомляет работника о времени его начала <*>. Способ уведомления оставлен на усмотрение нанимателя, например, можно ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской
об отпуске <*>.

Если же в графике указан только месяц, в котором будет предоставлен отпуск, то работник может обратиться к нанимателю устно либо с заявлением о предоставлении отпуска для согласования конкретной даты его начала. Рекомендуемая форма заявления включена в УСОРД.

Дни трудового отпуска после его начала отмечаются в табеле использования рабочего времени, например с использованием буквенного обозначения «О».