Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя. Ведь в соответствии с этим документом заключается трудовой договор, который является основой трудовых отношений. Рассмотрим, как составить и утвердить штатное расписание в коммерческой организации.

Как составить штатное расписание

Законодательством не предусмотрены ни форма штатного расписания для коммерческой организации, ни порядок его составления, ни перечень сведений, которые должны в нем содержаться. Поэтому в такой организации форму, содержание и порядок составления штатного расписания наниматель определяет самостоятельно.

Кто составляет

Штатное расписание составляет специально уполномоченное на это должностное лицо. Как правило, им является  экономист по труду, в чьи должностные обязанности (в соответствии с квалификационной характеристикой указанной должности) входит обязанность по составлению штатного расписания и внесению в него изменений. В случае отсутствия в организации экономиста по труду разработкой штатного расписания могут заниматься другие сотрудники экономической службы при участии специалистов кадровой и юридической служб.

Кроме того, такую обязанность могут нести и иные работники. Так, если организация небольшая и в ней нет соответствующего подразделения, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру, инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер, секретарь.

На заметку
Возложение обязанностей по составлению штатного расписания, а также внесению в него изменений и дополнений на конкретного работника следует оформить должным образом: издать соответствующий приказ, внести соответствующие обязанности в должностную инструкцию этого работника.

В какой форме

При разработке собственной формы штатного расписания наниматель может брать за основу какую-либо из форм (в том числе действовавших ранее), предусмотренных законодательством для некоторых госорганов, бюджетных организаций. Например,  форму штатного расписания учреждений соцзащиты или  форму штатного расписания организации здравоохранения. В дальнейшем он может ее видоизменять применительно к своей организации, в том числе:

— добавлять новые графы;

— исключать графы, которые ему не нужны;

— переименовывать графы.

Какие сведения включить

В штатном расписании принято отображать, в частности, следующие сведения:

организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений. На наш взгляд, если в организации есть обособленное структурное подразделение, например филиал, то допустимо составить два штатных расписания: одно — для головной организации (без учета штатных единиц филиала), второе — собственно для филиала;

наименования должностей и профессий.

Обратите внимание!
Наименования должностей и профессий работников должны полностью соответствовать квалификационным справочникам (ЕКСД, ЕТКС) (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК);

количество штатных единиц по каждой должности и профессии;

размеры тарифных ставок (тарифных окладов) для соответствующих штатных единиц;

дату введения в действие штатного расписания.

Если в организации применяется тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации (ТС), то в штатное расписание помимо перечисленной выше, как правило, включается следующая информация:

— размер тарифной ставки первого разряда;

— разряд в соответствии с ТС;

— тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;

— тарифная ставка (тарифный оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки первого разряда и определенного тарифного коэффициента;

— повышение тарифной ставки (тарифного оклада).

Обратите внимание!
Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающим по определенным профессиям, в него не вносятся. Например, не указываются их Ф.И.О.

Дополнительно в штатное расписание могут включаться сведения о выплатах, которые отвечают одновременно двум требованиям:

— их размер в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину;

— они выплачиваются ежемесячно.

К таким выплатам, например, относятся доплаты за совмещение должностей служащих (профессий рабочих).

Указание информации о выплатах, имеющих переменный характер, таких как надбавки, премии, также возможно, но, на наш взгляд, нецелесообразно. Те же премии, являясь вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, выплачиваются, как правило, с установленной периодичностью в зависимости от выполнения определенных показателей. Поэтому всякий раз изменение размеров таких выплат потребует внесения корректив в штатное расписание.

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение и т.д.

Обратите внимание!
Поскольку наличие в организации штатного расписания обязательно, оно должно быть оформлено на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами. Допускается одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Однако вести данный документ только в электронном виде нельзя (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству).

Как утвердить штатное расписание

Только составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу.

Обратите внимание!
Для придания документу юридической силы необходимо наличие ряда обязательных реквизитов, таких как наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, дата документа, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. При этом организации, которым разрешено не использовать печать, могут ее не проставлять (подп. 3.11 п. 3 Декрета N 7, п. 18 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, придание штатному расписанию юридической силы происходит путем его утверждения. Именно с этого момента оно приобретает юридическую силу (ч. 2 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Утвердить штатное расписание можно двумя способами (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— посредством проставления уполномоченным должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи. Как правило, таким лицом является руководитель организации;

— путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения) об утверждении штатного расписания (далее — приказ).

Оба этих способа имеют одинаковую юридическую силу (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству). В обоих случаях штатное расписание должно содержать гриф утверждения. Он оформляется следующим образом.

При использовании первого способа (утверждение штатного расписания посредством проставления уполномоченным должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи) гриф утверждения состоит (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— из слова «УТВЕРЖДАЮ»;

— наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие и т.д.) или сокращенное наименование организации. Например, «Директор общества» или «Директор ООО «Нева».

На заметку
Полное наименование организации включается в наименование должности лица, утвердившего документ, в следующих случаях (ч. 1 и 3 п. 19,  ч. 6 и 7 п. 52 Инструкции по делопроизводству):
— при утверждении документа руководителем вышестоящей организации;
— утверждении документа, составленного не на бланке организации.
Например, «Директор общества с ограниченной ответственностью «Нева»;

— собственноручной подписи этого должностного лица;

— расшифровки подписи;

— даты утверждения. День месяца в дате утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим штатное расписание. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (ч. 10 п. 52 Инструкции по делопроизводству). Например, дата — 30.12.2019. Здесь «30» проставляется директором собственноручно, а «12.2019» можно напечатать с помощью технических средств (на компьютере и т.д.).

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Директор общества

Подпись Н.П.Козлов

30.12.2019

или

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Нева»

Подпись Н.П.Козлов

30.12.2019

При использовании второго способа (утверждение штатного расписания посредством издания приказа) гриф утверждения состоит (ч. 12 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— из слова «УТВЕРЖДЕНО»;

— названия вида документа в именительном падеже, которым утверждается штатное расписание. Например, «Приказ»;

— даты и регистрационного индекса утверждающего документа.

Пример

УТВЕРЖДЕНО

Приказ

30.12.2019 N 94

Этот способ утверждения применяется, если введение штатного расписания требует каких-то дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением (ч. 11 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Пример формулировки приказа об утверждении штатного расписания:

«В связи с введением новых должностей и штатных единиц

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (прилагается).

2. Установить срок введения штатного расписания в новой редакции — 23.12.2019″.

Обратите внимание!
Оформление и расположение реквизитов документа, к числу которых относится гриф утверждения, должно производиться в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве. В частности, этот гриф помещается в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 14 и 15 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Следует отметить, что в организации может быть предусмотрен иной порядок оформления штатного расписания. Например, в ЛПА устанавливается, что оно не утверждается, а только подписывается руководителем организации. Либо определяется, что штатное расписание не только подписывается и утверждается, но и должно быть завизировано, к примеру, руководителем финансово-экономической службы. Также в ЛПА может быть предусмотрено, что штатное расписание подлежит  согласованию с профсоюзом.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex