В ряде случаев при загранкомандировках работнику необходимо оформить визу в страну командирования. Иногда это целесообразнее и дешевле сделать через визовый центр. Однако за услуги такого центра нужно уплатить сервисный сбор.

На сегодня отражение в учете расходов по возмещению работнику указанного сбора вызывает много вопросов. Давайте разберемся, обязан ли наниматель возмещать работнику данные расходы, а также как в бухгалтерском и налоговом учете отразить сумму такого возмещения.

Ситуация

Работник, направленный в командировку в г. Мадрид (Испания) для решения производственных вопросов, обратился за оформлением деловой визы в визовый центр — белорусскую коммерческую организацию. Кроме консульского (визового) сбора — госпошлины за рассмотрение документов на получение визы (далее — консульский сбор) — он уплатил сервисный сбор за услуги визового центра в сумме 40,03 руб. (с НДС). Организация возмещает работнику эти расходы на основании документов, их подтверждающих.

Визовый центр — посредник между посольством и физическим лицом

Заявление для получения визы можно подать как напрямую в посольство (консульство) иностранного государства (далее — посольство), так и через визовые центры, которые являются посредниками между посольством и желающими получить визу.

Как правило, посольства находятся в Минске, а некоторые даже отсутствуют в Республике Беларусь. В частности, посольства Испании в нашей республике нет.

Документы на визу в Испанию можно подать в посольство Латвийской Республики в Беларуси или в посольство Испании в Москве. Но можно обратиться и в визовые центры, которые открыты во многих городах нашей страны. При этом сроки рассмотрения посольствами документов на получение визы, принятых и предварительно обработанных в визовом центре, составляют от 3 до 5 дней. А для подачи документов непосредственно в посольство нужно предварительно записаться за 1 — 1,5 месяца. Очевидно, что в определенных случаях обращение в визовый центр целесообразно и экономически обосновано.

При подаче документов непосредственно в посольство уплатить нужно только консульский сбор. Если документы подаются через визовый центр, то уплачивается еще и сервисный сбор — оплачивается стоимость услуг визового центра по приему и обработке документов, их передаче в посольство и возврату из него.

Казалось бы, все понятно. Организация направляет работника в командировку для решения производственных вопросов. Ему разрешено обратиться в визовый центр для ускорения процесса оформления визы, а главное, для экономии средств. Ведь при обращении за визой в посольство может понадобиться отправить работника в командировку в другие город или страну. И поскольку расходы на уплату сервисного сбора произведены работником в интересах нанимателя, он обязан их ему возместить <1>. Логично, что в таком случае оплата услуг сервисного центра признается расходами организации, необходимыми для осуществления ее деятельности. Поэтому данные расходы в бухучете следует отразить на счетах учета затрат <2> и учесть при расчете налога на прибыль <3>. Объект для исчисления «зарплатных» налогов не возникает, так как доход у работника отсутствует <4>. Однако вот, что по этому вопросу думают представители госорганов…

Обязан ли наниматель возместить расходы по уплате сервисного сбора?

Возмещение работнику расходов по получению визы при загранкомандировках гарантировано трудовым законодательством, если он ее оформляет с разрешения или ведома нанимателя <5>. При этом, по разъяснению специалистов Минтруда и соцзащиты, под такими расходами понимаются не все расходы, произведенные в целях получения визы, а только установленные законодательством страны командирования, т.е. непосредственно уплата самого консульского сбора. Компенсация сервисного сбора, представляющего собой вознаграждение за оказание посреднических услуг, законодательством о загранкомандировках не предусмотрена <6>. Вместе с тем наниматель вправе возместить работнику указанные расходы <7>. Тем более что виза необходима ему для зарубежной командировки, а взимание сервисных сборов предусмотрено правилами работы визовых центров. Эта компенсация носит характер дополнительной льготы, предусмотренной локальным нормативным правовым актом (ЛНПА).

Надо ли исчислить подоходный налог?

Специалисты МНС в отношении указанной компенсации придерживаются аналогичной позиции <8>. По их мнению, возмещение работнику расходов на уплату сервисного сбора является компенсацией иных командировочных расходов, не предусмотренных законодательством. Поэтому сумма данного возмещения признается доходом работника и подлежит налогообложению <9>. Подоходный налог из суммы возмещения сервисного сбора необходимо исчислить на дату составления работником авансового отчета <10>. При этом освобождение от налогообложения, предусмотренное для соцвыплат, не применяется, поскольку такая выплата связана с выполнением трудовых обязанностей <11>.

Позиция МНС по данному вопросу изменилась. Суммы возмещение работнику указанных расходов освобождаются от налогообложения (см. разъяснение, которое опубликовано в журнале «Налоги Беларуси», 2017, N 34 (стр. 29)).

Надо ли начислить взносы в Фонд и Белгосстрах?

Специалисты Фонда и Белгосстраха придерживаются иного мнения. Они полагают, что взносы на сумму возмещения работнику расходов по уплате сервисного сбора начислять не нужно <12>. Следует это из того, что такие расходы понесены работником при оформлении визы для командировки за границу. Значит, их можно отнести к расходам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей, а именно к командировочным расходам <13>.

Можно ли сумму возмещения учесть при налогообложении прибыли?

Специалисты МНС считают, что сумму возмещения работнику расходов на уплату сервисного сбора можно учесть при налогообложении прибыли, но только при наличии объективной необходимости и обоснованности таких расходов. А именно должны соблюдаться следующие требования:

— получение визы является неотъемлемым условием осуществления предпринимательской деятельности организации;

— работники, получающие визы, выезжают за пределы Республики Беларусь;

— имеются подтверждающие документы.

Разъяснение Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь

То есть возмещение уплаченного сервисного сбора относится к расходам организации, которые нужны для осуществления деятельности. Эти расходы учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат <14>.

НА ЗАМЕТКУ

Что касается «входного» НДС по сервисному сбору, то у организации есть возможность учесть его двумя способами <15>:

— не принимать к вычету и отнести на увеличение стоимости услуг;

— принять к вычету на основании ЭСЧФ визового центра.

Для того чтобы получить ЭСЧФ по приобретенным через подотчетных лиц услугам, необходимо заявить требование о его выставлении. Данный документ составляется в произвольной форме. Визовый центр в свою очередь на основании указанного требования должен создать ЭСЧФ и выставить его в адрес организации <16>

Как сумму возмещения отразить в бухгалтерском учете?

Специалисты Минтруда и соцзащиты относят компенсацию расходов по уплате сервисного сбора к дополнительной льготе, предусмотренной ЛНПА. В связи с этим в бухучете данную выплату целесообразно отражать в составе прочих расходов по текущей деятельности. Делать это нужно на дату оформления авансового отчета <17>.

В рассматриваемой ситуации следует произвести следующие записи:

Содержание операции

Дебет Кредит Сумма, руб.
Отражена в составе расходов сумма возмещения работнику сервисного сбора (с НДС) <*> 90-10 71 40,03
Исчислен подоходный налог из суммы возмещения

(40,03 руб. x 13%)

71 68-4 5,20
Отражена выплата работнику суммы возмещения

(40,03 — 5,20)

50 (51) 71 34,83
Отражено перечисление в бюджет подоходного налога в установленные сроки (при выплате дохода) 68-4 51 5,20

Итак, основываясь на разъяснениях специалистов госорганов, отметим следующее. Трудовое законодательство не гарантирует работнику возмещение расходов на уплату сервисного сбора за услуги визового центра. Вместе с тем это возможно сделать по решению нанимателя. Сумма такого возмещения:

— учитывается в составе прочих расходов по текущей деятельности;

— признается затратами, учитываемыми при налогообложении прибыли;

— облагается подоходным налогом;

— не является объектом для исчисления взносов в Фонд и Белгосстрах.