В каком порядке организация принимает материалы, сырье, полуфабрикаты, оборудование (далее — материалы), используемые в производстве, зависит от их специфики и объема поставок. Если в процессе приемки выявляются недостатки материалов по количеству и качеству, бывает целесообразно принимать решение — либо о приемке, либо об отказе в ней — коллегиально. И в этом случае без комиссии по приемке товаров по количеству и качеству (далее — комиссия) не обойтись.
Когда комиссия нужна и какая
Законодательство не обязывает производственную организацию создавать для приемки материалов комиссию <*>. Такое решение организация выносит самостоятельно. Оно будет вполне обоснованным, например, в следующих случаях:
— если в приемке необходимо участие специалистов разного профиля;
— если принимаются материалы высокой стоимости или технически сложное оборудование.
Предварительно надо определить:
1) период, на который создается комиссия. Комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной. Временная комиссия создается:
— на определенный срок (например, на календарный год);
— для приемки конкретной партии материалов.
Полагаем, чтобы обеспечить оперативную приемку, предпочтение нужно отдать постоянно действующей комиссии;
2) ее количественный состав. В законодательстве нет ограничений по численности работников, входящих в комиссию. Руководитель принимает решение самостоятельно. Определяясь с этим вопросом, целесообразно учитывать структуру и общую численность работников производственной организации. Полагаем, чтобы принятое решение было объективным, в комиссию должно входить не менее трех человек;
На заметку
Не рекомендуем включать в постоянно действующую комиссию большое количество работников. Обеспечить присутствие всех лиц порой бывает сложно. А подтвердить недостатки материалов, как правило, можно только актом приемки товара по количеству и качеству (далее — акт приемки), который подписывают все члены комиссии <*>.
3) качественный состав комиссии. В нее следует включить:
— председателя. Им можно назначить, например, начальника отдела снабжения производственной организации;
— как минимум двух членов. К примеру, материально ответственное лицо, которое принимает поставляемые материалы в рамках должностных обязанностей (кладовщик, завскладом и т.д.), и юрисконсульта, задача которого — обеспечить соблюдение порядка приемки, правильно составить акт приемки.
Как создать комиссию
Для создания комиссии руководитель производственной организации издает распорядительный документ — приказ или распоряжение. На практике, как правило, оформляется приказ <*>.
Такой документ затрагивает вопросы материального обеспечения производственной организации. Поэтому его можно отнести к приказам по основной деятельности <*>. Хранить такой приказ в производственной организации (за исключением некоторых государственных) надо постоянно <*>.
Приказ о создании комиссии, как правило, включает две части <*>:
1) констатирующую — указывается цель создания комиссии;
2) распорядительную — заносится информация о составе комиссии.
| Пример формулировки приказа о создании комиссии
<…> Чтобы обеспечить приемку поступающих в ООО «Производитель-люкс» товаров в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 N 1290, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать постоянно действующую комиссию по приемке товаров по количеству и качеству (далее — комиссия). 2. Сформировать комиссию в следующем составе:
3. Комиссия проверяет выполнение продавцом обязательств по поставке товаров в количестве и качестве, соответствующих условиям договора; сведениям, указанным в товаросопроводительных и транспортных документах, технических нормативных правовых актах. <…> |
На заметку
Производственной организации рекомендуется предусмотреть возможность замещения членов комиссии в случае их отсутствия другими лицами. Например, в приказе можно указать Ф.И.О. и должность работника, замещающего члена комиссии. Изменить состав комиссии на продолжительный срок можно внесением изменений в приказ.
Как работает комиссия
Порядок работы комиссии и полномочия ее членов можно определить в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА) — Положении о комиссии.
В частности, в нем целесообразно закрепить:
1) общие положения о комиссии (цели ее создания, функции комиссии);
2) порядок организации деятельности. В том числе установить:
— каким способом комиссия принимает решения. Например, открытым голосованием, простым большинством голосов;
— какие действия предпринимает, если будет выявлено несоответствие материалов по количеству и качеству договору, товаросопроводительным, транспортным документам, техническим нормативным правовым актам.
| Пример формулировки
При выявлении недостачи, несоответствия качества, маркировки товара, тары или упаковки предусмотренным требованиям кладовщик обеспечивает сохранность товара, предотвращает дальнейшее ухудшение его качества и смешение с иным товаром; юрисконсульт в случае необходимости направляет продавцу уведомление о вызове его представителя в установленные сроки. |
По общему правилу в процессе приемки материалов по количеству и качеству комиссия должна соблюдать требования, закрепленные Положением о приемке товаров. Поскольку порядок приемки может быть изменен соглашением сторон, комиссия должна также изучить условия договоров, на основании которых поставляются материалы. И, кроме того, ознакомиться с иными сведениями о качестве и (или) количестве таких материалов и с документами, в которых есть подобная информация <*>.
На заметку
Ознакомление всех лиц, проводящих приемку, целесообразно зафиксировать письменно. Например, можно предложить им подписать единый документ, содержащий перечень документов (сведений) о качестве и количестве поставляемых материалов. Аналогичную информацию можно указать в акте приемки.
Результаты приемки материалов с недостатками по количеству и качеству отражают в акте приемки. При его оформлении соблюдают определенные правила. В частности:
— в акт заносят необходимые сведения <*>;
— его подписывают все члены комиссии <*>;
— документ передают руководителю производственной организации для заверения. По общему правилу акт приемки надо заверить не позже следующего дня после его составления <*>;
— к акту прилагают документы по перечню.
Читайте также
