Подписать договор с помощью ЭЦП можно, если это не противоречит требованиям законодательства и соглашению сторон. При этом использование ЭЦП должно позволять точно установить, что договор подписан его сторонами. Для подписания договора ЭЦП сторонам нужно установить соответствующее программное обеспечение.

Что такое ЭЦП

ЭЦП — это аналог собственноручной подписи. Договор, подписанный с помощью ЭЦП, приравнивается к договору на бумаге, на котором подпись проставлена лично, и имеет равную с ним юридическую силу <*>.

Обратите внимание!
ЭЦП организации можно использовать как аналог оттиска печати <*>.

Технически ЭЦП — это последовательность символов, которая вырабатывается с помощью специальной программы с использованием личного ключа <*>.

На заметку
Личный ключ записывают на специальный носитель, как правило, флеш-накопитель. Он принадлежит конкретному владельцу — физлицу или организации <*>.

ЭЦП предназначена в том числе для удостоверения информации, которая содержится в электронном документе, например в договоре. ЭЦП также подтверждает подлинность и целостность такого документа <*>.

На заметку
Подлинность — это подписание документа действительной ЭЦП.
Целостность документа означает, что после подписания ЭЦП в него не вносились изменения и (или) дополнения <*>.

Где и как получить ЭЦП

ЭЦП можно оформить в удостоверяющих центрах:

— РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям и г. Минску;

— Государственная система управления открытыми ключами электронной цифровой подписи РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее — ГосСУОК).

Процедура выдачи ЭЦП определяется регламентом соответствующего центра. Как правило, такие процедуры идентичны во всех регистрационных центрах.

Так, чтобы оформить ЭЦП в ГосСУОК, нужно:

1) ознакомиться с регламентом и политикой применения сертификатов на сайте ГосСУОК;

2) оплатить услуги по оформлению ЭЦП согласно прейскуранту;

3) подготовить и подать в ГосСУОК документы, необходимые для получения ЭЦП.

На заметку
Перечень необходимых документов устанавливается регламентом ГосСУОК и размещается на официальном сайте.

Как правило, для получения ЭЦП нужны следующие документы:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— перечень сведений об организации, подписанный ее руководителем;

На заметку
Бланк перечня для заполнения можно скачать на сайте ГосСУОК в разделе перечня документов при издании сертификата.

— копия документа об оплате услуги по оформлению ЭЦП;

— копия документа, подтверждающего полномочия руководителя. Это может быть выписка из приказа о назначении на должность, копия протокола общего собрания участников (учредителей);

— копия свидетельства о госрегистрации организации;

— копия извещения о постановке юрлица на учет, которая подтверждает учетный номер плательщика в органе ФСЗН Минтруда;

— доверенность. Она нужна, если ЭЦП получает не руководитель, а другой работник организации, в том числе руководитель филиала <*>;

4) получить в ГосСУОК личный ключ ЭЦП. Это может сделать руководитель организации или представитель по доверенности.

На заметку
ГосСУОК также оказывает услуги по продлению срока действия ЭЦП и ее перерегистрации. Перерегистрация может понадобиться, например в случае утраты или выхода из строя носителя личного ключа.

При каких условиях можно использовать ЭЦП для подписания договора

Это следующие условия в совокупности <*>:

1) использование ЭЦП не противоречит законодательству. В настоящее время законодательство не содержит ограничений на подписание каких-либо видов договоров с помощью ЭЦП;

2) использование ЭЦП не противоречит соглашению сторон. Иными словами, подписать договор с помощью ЭЦП можно, если стороны не пришли к соглашению о запрете ее использования;

3) обеспечена идентификация стороны по договору, т.е. можно точно установить, что договор подписан именно стороной этого договора (уполномоченным на это представителем);

Обратите внимание!
Идентификация стороны по договору при использовании ЭЦП не вызывает затруднений. Ведь ЭЦП контрагента можно проверить с помощью программы, которая используется для выработки ЭЦП организации <*>.

4) у сторон договора есть техническая возможность использовать ЭЦП: у обеих сторон должна быть установлена программа, которая вырабатывает и проверяет ЭЦП.

На заметку
Для подписания договоров ЭЦП можно использовать:
— систему межведомственного документооборота государственных органов (СМДО);
— систему электронного документооборота (СЭД), в которую интегрирована программа для работы с ЭЦП.

Как происходит подписание договора с помощью ЭЦП

Подписать с помощью ЭЦП можно только договор, который оформлен в виде электронного документа.

На заметку
Договор в виде электронного документа состоит из двух частей — общей и особенной. Общая — это сам текст договора, созданный с помощью технических или программных средств, например компьютерной программы. Особенная часть — это ЭЦП сторон договора <*>.

Чтобы подписать договор с помощью ЭЦП, одна из сторон подписывает его своим личным ключом ЭЦП в специальной программе, например СМДО, и направляет партнеру. Он, в свою очередь, подписывает договор своим личным ключом и возвращает первой стороне.

На заметку
Оригинал договора в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, существует только в электронном виде. При этом экземпляры каждой из сторон считаются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу <*>.

Нужно ли для подписания договора ЭЦП заключать соглашение сторон об этом

Законодательством такая обязанность не установлена. Наоборот, стороны вправе подписать договор ЭЦП, если между ними нет соглашения о запрете использования ЭЦП при подписании договоров <*>.

Иными словами, чтобы использовать ЭЦП, не обязательно включать соответствующее условие в договор или заключать отдельное соглашение. При этом необходимо соблюдать условия, при которых договор может быть подписан ЭЦП.

Заключать соглашение нужно будет, только если стороны против использования ЭЦП для подписания договора.

На заметку
Соглашение о запрете использовать ЭЦП можно включить в текст договора или оформить отдельным документом <*>.

Как оформить соглашение о запрете использования ЭЦП для подписания договора

Договоренность между организациями о запрете использования ЭЦП нужно оформить письменно <*>. Это можно сделать:

— в отдельном документе, например соглашении о запрете использования ЭЦП;

— тексте договора.

Пример формулировки условия в договоре
Стороны пришли к согласию, что ни одна из них не должна использовать электронную цифровую подпись для подписания настоящего договора.

Партнеры вправе договориться, что с помощью ЭЦП нельзя подписать договор, но можно — документы, связанные с его изменением, дополнением и исполнением <*>. Это могут быть допсоглашения, приложения к договору, заявки и т.д.

На заметку
Полагаем, партнеры вправе договориться о запрете использования ЭЦП при заключении как одной, так и нескольких сделок. Например, предусмотреть такой запрет для всех договоров, которые будут заключены в течение определенного времени (квартал, год), или отдельных видов договоров.

Можно ли подписать с помощью ЭЦП допсоглашение к договору, если договор был подписан собственноручно

Если стороны не пришли к соглашению о запрете использования ЭЦП, с ее помощью можно подписывать допсоглашения к договору <*>.

Иными словами, если ни одна из сторон не возражает против использования ЭЦП, ей можно подписать допсоглашение к договору. При этом вносить в такое допсоглашение условие о применении ЭЦП не обязательно <*>.

Обратите внимание!
С помощью ЭЦП можно подписывать любые документы, связанные с исполнением договора. Это могут быть приложения, заявки, акты, первичные учетные документы <*>.

Можно ли подписать с помощью ЭЦП договор с иностранным партнером

Законодательство Беларуси не запрещает оформлять договоры с нерезидентами в виде электронного документа, подписанного ЭЦП. Для этого сертификат открытого ключа (далее — сертификат) ЭЦП иностранного партнера должен быть признан на территории нашей страны <*>. Такое признание необходимо для проверки иностранной ЭЦП.

Признание сертификата ЭЦП иностранного партнера возможно одним из следующих способов <*>:

1) заключение между Беларусью и иностранным государством соглашения о таком признании;

2) установление доверия к сертификату доверенной третьей стороной;

Обратите внимание!
Доверенная третья сторона — это организация, которая уполномочена осуществлять признание подлинности электронных документов других государств (ч. 1 ст. 30 Закона об электронном документе и ЭЦП). Такой организацией является РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее — НЦЭУ) <*>.
Узнать, как воспользоваться услугами службы доверенной третьей стороны, можно на сайте НЦЭУ.

3) аккредитация иностранного поставщика услуг, который выдал сертификат, в Государственной системе управления открытыми ключами нашей страны.

Как регламентировать использование ЭЦП в организации

Регламентировать порядок использования личного ключа ЭЦП сотрудниками организации целесообразно в локальном акте, например инструкции, положении, приказе. Издание такого акта позволит сотрудникам знать свои обязанности в работе с ЭЦП, а руководителю — привлечь виновных лиц к ответственности в случае нарушения установленного порядка.

В локальном акте можно предусмотреть:

1) место хранения ключа ЭЦП. Это должно быть место, не доступное посторонним лицам. Ведь владелец ключа ЭЦП обязан хранить его в тайне для защиты от случайного повреждения и (или) изменения <*>;

2) порядок применения, в том числе указать какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации;

На заметку
ЭЦП, владельцем личного ключа которой является организация, можно применять <*>:
— как аналог оттиска печати организации;
— вместе с ЭЦП, владельцем ключа которой является физлицо, для подтверждения полномочий этого лица;
— для создания и (или) подписания электронных документов, которые автоматически генерируют автоматизированные информационные системы. Таким способом могут быть подписаны электронные квитанции, уведомления о доставке писем и другие документы;
— в иных случаях, предусмотренных законодательством;

3) сотрудника, ответственного за использование ЭЦП организации. Рекомендуем также определить сотрудника, который вправе применять ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица.

На заметку
Действовать от имени юрлица без оформления доверенности может только его руководитель <*>. В связи с этим полагаем, что использовать личный ключ ЭЦП организации вправе руководитель. Для использования ЭЦП другими сотрудниками необходимо наделить их такими полномочиями. Полномочия можно закрепить в локальном акте и (или) должностной инструкции сотрудника <*>.

Для физлиц ЭЦП является аналогом собственноручной подписи <*>. Соответственно, использовать такой ключ ЭЦП для подписания любых документов может только это физлицо.

Обратите внимание!
Использовать ЭЦП гражданин может как при подписании документов, связанных с профессиональной деятельностью, так и личными потребностями.

Полномочия сотрудника использовать «свою» ЭЦП для подписания документов от имени организации нужно подтвердить одним из следующих способов <*>:

1) проставить в электронном документе одновременно с ЭЦП сотрудника ЭЦП организации;

2) выдать сотруднику атрибутный сертификат — электронный документ, который содержит информацию о полномочиях физлица подписывать определенные документы от имени организации. По сути, атрибутный сертификат можно рассматривать как аналог доверенности, выданной от имени организации.

На заметку
Издает атрибутный сертификат организация — поставщик услуг.
На практике для выдачи атрибутного сертификата можно обратиться в РУЦ ГосСУОК через его сайт.

Как оформить бумажную копию договора, подписанного ЭЦП

Оригинал договора, который подписан ЭЦП, существует в электронном виде. На практике может понадобиться копия такого договора на бумаге. Например, для того, чтобы предоставить ее в суд или другие госорганы. Чтобы бумажная копия имела юридическую силу, ее нужно удостоверить. Сделать это вправе в том числе <*>:

— любая из сторон договора;

— нотариус;

— регистратор организации по госрегистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним.

Чтобы удостоверить копию, необходимо <*>:

1) убедиться, что в договор в виде электронного документа не вносились изменения;

2) распечатать общую часть электронного документа (текст договора);

3) проверить, чтобы текст на бумаге и текст в электронном виде были идентичны;

4) если договор более чем на одном листе — прошить его или заверить подписью каждый лист;

5) проставить на бумажной копии договора удостоверительную надпись установленной формы.

Обратите внимание!
Удостоверительную надпись можно совершить любым способом: вручную, с помощью штампа и др. Она должна располагаться на последнем листе договора ниже подписей сторон. Если на последнем листе недостаточно места для удостоверительной надписи, ее располагают на оборотной стороне последнего листа <*>. 

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex