Тесное торгово-экономическое сотрудничество с Российской Федерацией объясняет немалое количество служебных командировок в это государство. По итогу такой командировки работник представляет авансовый отчет, а бухгалтер производит необходимые валютные пересчеты: сперва для взаиморасчетов с работником, а после — для бухгалтерского и налогового учета. Разберемся, в чем отличие правил таких пересчетов. В итоге предложим оптимальную форму авансового отчета, которая позволит уместить в том числе необходимые курсы валют, математические вычисления, и последовательно заполним ее. Сделаем это для случая, когда валюта аванса и установленных размеров возмещения командировочных расходов — доллары США.
Ситуация. Производственная организация ООО «Злато» (г. Гомель) направляет в командировку по вопросу заключения договора на поставку сырья заместителя директора Чикунова Ивана Александровича (приказ N 154 от 09.09.2019).
Место командировки — г. Москва. Срок командировки — с 10.09.2019 по 13.09.2019 (на 4 дня). Даты начала и окончания командировки являются соответственно датами прибытия в г. Москву и убытия из нее.
Расходы на авиаперелет оплачены организацией в безналичном порядке.
Аванс на командировочные расходы выдан 09.09.2019 наличными из кассы в сумме 580 долл. США. Официальный курс белорусского рубля на эту дату — 2,1071 руб. за 1 долл. США.
Работник вернулся из командировки 13.09.2019, авансовый отчет представил 16.09.2019. Официальный курс белорусского рубля на эту дату:
— 2,0511 руб. за 1 долл. США;
— 3,1859 руб. за 100 росс. руб.
Работник прилагает документ, подтверждающий расходы по проезду на такси в пределах г. Москвы N 54/1 от 11.09.2019 на сумму 2275 росс. руб. Необходимость этих расходов обоснована и согласована с нанимателем.
Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, а также совершение валютно-обменных операций, работник не представил.
Алгоритм заполнения авансового отчета
Для целей РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКОМ
Шаг 1. Отражение подлежащих возмещению командировочных расходов в ВАЛЮТЕ СОВЕРШЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
Расходы, подлежащие возмещению на основании подтверждающих документов, отражают в валюте этих документов. Суточные не предполагают представление подтверждающих документов. В рассматриваемой ситуации расходы по найму также возмещаются без представления подтверждающих документов. Соответственно и те и другие расходы отражаются в валюте установленных размеров (норм) <*>.
В нашем случае возмещению подлежат:
— суточные в размере 120 долл. США (30 долл. США x 4 дня) <*>;
— расходы по найму — 420 долл. США (140 долл. США x 3 ночи) <*>.
Расходы на перелет в место командировки работнику не возмещаются, поскольку изначально оплачены организацией.
Возмещению подлежат согласованные с нанимателем расходы по проезду на такси в пределах места командирования г. Москва в сумме 2275 росс. руб. <*>.
Шаг 2. Пересчет командировочных расходов, отраженных в авансовом отчете, в ВАЛЮТУ АВАНСА
Поскольку суточные и расходы по найму изначально отражены в валюте норм, которая соответствует валюте аванса, то в их отношении производить пересчет нет необходимости <*>.
Расходы работника на такси произведены в росс. руб., а валюта аванса — долл. США, поэтому их нужно пересчитать.
При выдаче аванса наличными в качестве курса пересчета могут применяться на выбор <*>:
— обменный курс банка на дату совершения валютно-обменной операции;
— курс Нацбанка на дату авансового отчета.
Поскольку работник не представил документы, подтверждающие обмен валюты, то для пересчета расходов на такси применяется курс Нацбанка на 16.09.2019. Соответственно эти расходы, пересчитанные в валюту аванса, составят 35,34 долл. США (2275 росс. руб. x 3,1859 руб. / 100 / 2,0511 руб.):
Шаг 3. Определение ЗАДОЛЖЕННОСТИ по авансовому отчету
Разница между авансом и командировочными расходами составит 14,66 долл. США (590 USD — 575,34 USD). Сумму не использованного работником аванса фиксируют в авансовом отчете в валюте:
Справочно
Возвратить задолженность работник должен в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, в нашем случае — не позднее 04.10.2019 <*>.
На дату возврата задолженность работника по выданному авансу подлежит переоценке <*>. Курсовые разницы, возникающие при переоценке задолженности, отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности <*>.
Для целей УЧЕТА РАСХОДОВ
Шаг 4. Пересчет командировочных расходов, отраженных в валюте аванса, в БЕЛОРУССКИЕ рубли <*>