Автомобиль стал частью одежды,
без которой мы чувствуем себя неуверенными,
неприкрытыми и незаконченными.

Маршалл Маклюэн

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, выплачивают компенсацию за его износ <1>. Как определить размер этой компенсации? Какой проводкой отражать ее в бухучете? Учитывать ли компенсацию при налогообложении прибыли? Облагать ли ее подоходным налогом, взносами в ФСЗН и Белгосстрах? Вопросов немало. И на все дадим ответы.

1. Как рассчитывается сумма компенсации за износ автомобиля?

Ответ: Методика расчета указанной компенсации трудовым законодательством не установлена. Она определяется по договоренности работника и нанимателя <2>.

В большинстве случаев компенсация устанавливается в твердой (фиксированной) сумме. Например, 100 руб. в месяц, 6 руб. в день.

Бывает, что сотрудник работает неполный месяц (например, часть рабочих дней находится в отпуске или на больничном). Возникает вопрос: нужно ли пересчитывать компенсацию пропорционально отработанным дням? Ответа на него законодательство не дает. Порядок расчета суммы компенсации в этом случае определяется по договоренности работника и нанимателя.

Пример 1. В июне работник отработал 12 из 22 рабочих дней по графику работ, 10 дней был на больничном.

Ситуация 1. В договоре об использовании автомобиля в служебных целях установлено, что сумма компенсации за износ авто составляет 200 руб. в месяц, независимо от срока его использования.
В этой ситуации сумма компенсации работнику за июнь составит 200 руб.

Ситуация 2. В договоре об использовании автомобиля в служебных целях установлено, что сумма компенсации за износ авто составляет 200 руб. в месяц. За время отсутствия сотрудника на работе по различным причинам компенсация не выплачивается.
В таком случае сумма компенсации работнику за июнь составит 109,09 руб. (200 руб. / 22 дня x 12 дней).

Стороны могут установить и иной порядок определения размера компенсации. Например, в зависимости от объема выполненных транспортных работ, служебного пробега автомобиля.

Пример 2. Сумма компенсации по договору составляет 20 коп. за 1 км служебного пробега. Фактический пробег автомобиля для служебных нужд организации составил 1100 км, что подтверждается соответствующими документами. В данном случае сумма компенсации работнику за отчетный месяц составит 220 руб. (20 коп. x 1100 км).

2. Обязана ли организация при расчете суммы компенсации за износ авто руководствоваться:

— нормативными сроками службы (НСС) основных средств, установленными законодательством <3>;
— Инструкцией о порядке начисления амортизации <4>?

Ответ: Такой обязанности нет. В то же время это не запрещено. В действующем законодательстве отсутствует методика расчета размера компенсации за износ <5>. По этой причине организация вправе определить ее самостоятельно. В том числе исходя из НСС (или срока полезного использования) авто и его стоимости. То есть расчет компенсации за износ может производиться аналогично порядку, установленному для начисления амортизации.

К примеру, если стоимость автомобиля составляет 9000 руб., а НСС 8 лет, то сумма ежемесячной компенсации за износ может быть рассчитана следующим образом: 9000 руб. / 8 лет / 12 мес. = 93,75 руб. <6>.

3. Есть ли минимальное и максимальное ограничение по установлению размера компенсации за износ?

Ответ: Нет, в этом плане законодательство нас не ограничивает. Минимальный и максимальный размер указанной компенсации трудовым законодательством не установлен. Сумма компенсации определяется по договоренности между работником и нанимателем <7>.

При этом необходимо учитывать, что компенсация предназначена для возмещения работнику износа автомобиля в связи с использованием его в служебных целях. Это значит, что при определении суммы компенсации целесообразно учитывать стоимость авто, его износ, а также интенсивность использования.

4. Какой первичный учетный документ служит основанием для отражения суммы компенсации в бухгалтерском учете?

Ответ: Типовой формы такого документа нет. Следовательно, организация самостоятельно определяет его форму. Как правило, этим документом является бухгалтерская справка-расчет <8>. Она составляется исходя из информации, указанной:

— в договоре об использовании автомобиля в служебных целях;
— приказе нанимателя;
— табеле учета рабочего времени;
— отчете работника по использованию личного транспорта;
— путевых листах, подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях, и др.

5. Какой проводкой в бухгалтерском учете отражается начисление компенсации за износ автомобиля?

Ответ: Расчеты с работником по выплате компенсации за износ автомобиля учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Поскольку автомобиль эксплуатируется в соответствии с трудовой функцией работника, начисление компенсации, как правило, отражается на тех же счетах, что и зарплата. То есть на счетах учета затрат на производство, расходов на реализацию <9>.

В учете делается проводка: дебет счета 20, 23, 25, 26, 29, 44 кредит счета 73.

6. Включается ли компенсация за износ в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли? Есть ли суммовое или процентное ограничение?

Ответ: Суммовых и процентных ограничений нет. Для целей налогового учета суммы компенсации за износ автомобиля, используемого в служебных целях, включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении <10>.

7. Нужно ли на сумму компенсации за износ авто начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах?

Ответ: Нет. На сумму такой компенсации взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются <11>.

8. Облагается ли сумма компенсации за износ авто подоходным налогом?

Ответ: Да. Сумма указанной компенсации для целей исчисления подоходного налога признается доходом работника и объектом налогообложения. Налог исчисляется и удерживается при выплате работнику компенсации <12>.

Сумма удержанного у работника подоходного налога от компенсации за износ авто отражается в бухгалтерском учете записью: дебет счета 73 и кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» <13>.

Пример 3. Сумма компенсации по договору составляет 200 руб. в месяц. В июне работник отработал все дни по графику работ. Следовательно, за указанный месяц сотруднику положена компенсация в размере 200 руб.
Сумма подоходного налога составит 26 руб. (200 руб. x 13%) <*>.
Сумма компенсации к выплате работнику составит 174 руб. (200 руб. — 26 руб.).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ
Начислена компенсация за использование автомобиля в служебных целях	20, 23, 25, 26, 29, 44	73	200	трудовой договор, приказ руководителя, отчет об использовании авто в служебных целях, бухгалтерская справка-расчет
Из суммы компенсации удержан подоходный налог	73	68-4 <*>	26	бухгалтерская справка-расчет
Работнику выплачена компенсация	73	50, 51	174	выписка банка, платежное поручение, расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, кассовая книга

Компенсация за износ выплачивается в день выплаты зарплаты? Можно ли ее перечислить в какой-нибудь другой день?

Ответ: Порядок выплаты компенсации определяется по договоренности работника и нанимателя. Дата выплаты может увязываться со сроками выплаты заработной платы либо отличаться от них <14>.