Далеко не во всех организациях есть налаженная система управления дебиторской задолженностью. И чаще всего до дебиторки руки доходят лишь тогда, когда просрочивается оплата поставленных товаров, продукции, выполненных работ, оказанных услуг. А чтобы оптимизировать размер дебиторской задолженности, стоит выстроить процесс заблаговременно, начиная с разработки превентивных мер, и назначить ответственных за каждый этап: планирование, оперативный учет, анализ дебиторской задолженности, ее взыскание и т.п.

Работа с дебиторкой: оптимальные кандидаты и оформление обязанностей

Каждый субъект хозяйствования отличается своей спецификой деятельности, организационной структурой, численностью работников. Поэтому единого рецепта, кому поручить работу с дебиторкой, который бы подходил всем организациям, нет. Так, компания с небольшим штатом справляется без юриста, возвращая долги силами главбуха или сторонней юрфирмы, в то время как крупная организация может создать целое специализированное управление.

Кандидатов на работу с дебиторкой следует отбирать исходя из знаний и навыков, которыми последние обладают. Зачастую часть функций по работе с долгами возлагаются на работников законодательством, вытекают из должностных обязанностей. Классические примеры:

юрисконсульт в том числе обязан рассматривать вопросы о дебиторской задолженности;

— к обязанностям начальника юротдела относится и участие в рассмотрении материалов о состоянии дебиторки в целях выявления долгов, которые требуют принудительного взыскания, и обеспечение подготовки заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности;

специалист по продаже обязан, в частности, контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам;

менеджер отдела сбыта и начальник отдела сбыта должны обеспечивать своевременное поступление средств за реализованную продукцию, а также участвовать в подготовке претензий при просрочке оплаты.

Вообще говоря, система управления дебиторкой включает развернутый перечень мер. Следовательно, круг лиц, задействованных в работе с долгами, обычно более широкий. Так, при разработке кредитной политики организации, планировании дебиторки, ее анализе нужны специалисты экономического профиля. К примеру, бухгалтер (в том числе главный), главный экономист, экономисты по планированию, сбыту и финансовой работе.

Должностные обязанности названных работников допускают их участие в работе с дебиторской задолженностью. При этом формулировки из ЕКСД носят общий характер (участие в проведении экономического анализа хоздеятельности организации, принятие мер, обеспечивающих своевременное поступление средств за реализованную продукцию, и т.д.). И для эффективной работы таких формулировок зачастую недостаточно. Поэтому нанимателю рекомендуется конкретизировать порядок работы ответственных специалистов. Для этих целей можно, в частности, разработать отдельный документ (Положение по работе с дебиторской задолженностью и т.п.) или комплекс ЛПА (Положение об организации работы по взысканию дебиторки, Регламент проверки контрагентов, Положение о порядке списания безнадежной к получению дебиторской задолженности и т.д.).

Если в организации нет ЛПА, регламентирующих работу с дебиторкой, обязанности работников можно закрепить:

— в трудовом договоре. В нем наряду с основными обязанностями работника стоит указать те, что касаются дебиторки (обязанности по составлению кредитной политики, проверке контрагентов, ведению претензионно-исковой работы и т.д.);

— должностной инструкции. В данном случае надо учесть общие рекомендации. Так, работнику можно поручить обязанности, которые близки по содержанию, равны по сложности тем, что перечислены в разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики его должности. Кроме того, возлагаемые обязанности не должны требовать изменения квалификации работника <*>;

— положениях о структурных подразделениях. К работе с дебиторкой привлекают не только рядовых специалистов, но и руководителей их структурных подразделений. При этом обязанности последних определяют, как правило, в положениях о подразделениях, которые они возглавляют, а не в должностных инструкциях <*>;

— распорядительных документах (приказы, распоряжения).

Нанимателю достаточно прописать обязанности работника хотя бы в одном из названных документов.

На заметку
Чтобы повысить эффективность работы, в организации можно создать структурное подразделение, отвечающее за управление дебиторкой в целом. При этом принимать решение о целесообразности формирования такого отдела (управления) надо исходя из каждого конкретного случая. При этом следует учитывать состояние и объемы дебиторской задолженности, численность работников организации и сопоставлять затраты на создание подразделения с потенциальными результатами его работы.

Работа с дебиторкой: формулируем обязанности

Рассмотрим пример того, что можно вменить в обязанности определенным сотрудникам, которые задействованы в работе с дебиторкой, возникающей в результате реализации продукции. Условимся, что в организации есть планово-финансовый и юридический отделы, отдел продаж и бухгалтерия. Руководит работой финслужбы заместитель директора по финансовым вопросам.

Планирование дебиторки

На этом этапе управление дебиторской задолженностью осуществляется в рамках общей процедуры управления финансами. Обычно соответствующие функции выполняет финслужба организации. При планировании дебиторки принимают во внимание тенденции возврата денег и просрочки оплаты, коэффициенты оборачиваемости дебиторской задолженности.

Пример формулировки обязанностей работников финслужбы по планированию дебиторки
1. Экономист по финансовой работе обязан:

1.1. Ежемесячно до 5-го числа, исходя из показателей планируемого объема реализации продукции в кредит, среднего периода предоставления кредита покупателям и среднего периода просрочки платежей по представленным кредитам, разрабатывать прогноз ожидаемой суммы дебиторской задолженности на текущий месяц в разрезе задолженностей по видам: текущая, просроченная, сомнительная, безнадежная.
1.2. В течение двух рабочих дней со дня разработки согласовывать полученные плановые показатели с заместителем директора по финансовым вопросам.
1.3. Ежемесячно до 9-го числа доводить согласованные плановые показатели до подразделений организации (отдел продаж, юридический отдел, бухгалтерия).
1.4. В случае существенного изменения производственно-хозяйственной ситуации незамедлительно корректировать, согласовывать изменившиеся показатели и доводить их до сведения подразделений, указанных в п. 1.3.
<…>

Планирование дебиторки подразумевает постоянные корректировки исходя из факторов, влияющих на деятельность предприятия. Работники финслужбы правят планируемые показатели в течение отчетного периода. А в конце его анализируют отклонения факта от плана. Такой процесс позволяет оперативно реагировать на изменившуюся ситуацию. Например, повышение размера просроченной дебиторки может стать поводом для применения более жесткой кредитной политики.

Разработка и реализация кредитной политики

По сути, кредитная политика — это комплекс мероприятий по выявлению оптимальных условий предоставления коммерческого кредита (срок кредитования, кредитный лимит, т.е. максимальный размер дебиторской задолженности по организации в целом, по конкретному покупателю). Кредитную политику разрабатывают на определенный срок (год, квартал, месяц) и пересматривают по мере того, как меняются условия рынка. Формированием кредитной политики тоже занимается финслужба.

Не лишним будет привлечь к разработке кредитных условий юрисконсульта. Он поможет определить уместные штрафные санкции, способы обеспечения исполнения обязательств, порядок взыскания задолженности (внесудебный, судебный, альтернативный), выбрать орган, который будет рассматривать спор.

Пример формулировки обязанностей по разработке кредитной политики
2. Заместитель директора по финансовым вопросам обязан:
2.1. Руководить разработкой кредитной политики организации. Кредитная политика должна включать:
2.1.1. алгоритм дифференциации условий предоставления отсрочки (рассрочки) платежа;
2.1.2. принципы присвоения кредитных рейтингов контрагентам;
2.1.3. кредитные условия для каждого кредитного рейтинга, включая размер наценки, максимальную отсрочку (рассрочку) платежа, максимальный размер коммерческого кредита, систему скидок и штрафных санкций.
2.2. Определять плановый объем финансовых ресурсов, отвлеченных на дебиторскую задолженность.
2.3. Ежемесячно до 10-го числа анализировать и по необходимости корректировать действующую кредитную политику организации в целях усиления платежной дисциплины контрагентов.
<…> 

Пример формулировки обязанностей работников отдела продаж по реализации кредитной политики
3. Специалист по продаже обязан:
3.1. До заключения договора с контрагентом определить его кредитный рейтинг на основании:
3.1.1. срока работы на рынке и текущего статуса контрагента (действующий, в стадии ликвидации и т.д.) (используется веб-портал Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
3.1.2. судебных разбирательств, где контрагент выступает в качестве должника (используются данные с официального сайта Верховного Суда);
3.1.3. данных о нахождении контрагента в перечне лиц, имеющих задолженность перед бюджетом, сведений о нем в Едином государственном реестре сведений о банкротстве;
3.1.4. максимальной просрочки оплаты в течение года;
3.1.5. суммы реализации продукции за год.
3.2. Составлять договор с учетом кредитных условий, соответствующих кредитному рейтингу контрагента.
3.3. Осуществлять отгрузку продукции только после заключения договора.
3.5. Соблюдать лимит в размере 500 базовых величин на отгрузку продукции контрагенту, с которым организация сотрудничает впервые.
3.4. Не допускать последующих отгрузок контрагенту при наличии дебиторской задолженности, срок оплаты по которой просрочен более чем на 10 календарных дней.
3.5. Заключать договоры с контрагентами, дебиторская задолженность с которых взыскивалась в рамках судебных процедур, только после согласования с начальником отдела продаж.
<…>

Оперативный учет и контроль дебиторки

В зависимости от техоснащения организации учет дебиторской задолженности можно вести в ручном или автоматизированном режиме (с помощью специального программного обеспечения, которое позволяет контролировать дебиторку в разрезе по контрагентам, договорам, периодам просрочки оплаты и т.д.).

В первом случае исполнение обязательств по оплате обычно отслеживает работник отдела продаж, он же первым принимает меры, направленные на то, чтобы текущая задолженность не превратилась в просроченную.

Пример формулировки функций контроля и учета задолженности отдела продаж
3. Специалист по продаже обязан:
<…>
3.6. Вести учет дебиторской задолженности за поставленную продукцию.
3.7. Связываться с представителями контрагента по телефону, электронной почте за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, напоминая о необходимости ее проведения.
<…>

Полагаем, отдел продаж должен отвечать за контроль над текущей дебиторской задолженностью. В случае просрочки оплаты к работе с должником должен подключиться юротдел. Бухгалтерия занимается инвентаризацией дебиторки, списанием безнадежных долгов и т.п.

Взыскание дебиторской задолженности

Как правило, функции по взысканию дебиторки выполняет юротдел. В некоторых случаях к этому процессу целесообразно привлекать работников отдела продаж, которые непосредственно взаимодействуют с представителями контрагентов, зачастую владеют информацией об их финансовом положении.

Пример формулировки обязанностей работника отдела продаж в рамках взыскания дебиторки
3. Специалист по продаже обязан:
<…>
3.8. Не позднее двух рабочих дней с момента возникновения просрочки связаться с представителями контрагента по телефону, электронной почте в целях выяснения ее причин.
3.9. Не позднее пяти рабочих дней с момента возникновения просрочки провести переговоры по оплате задолженности с целью составления графиков погашения задолженности.
3.10. В случае более чем 10-дневной просрочки оплаты по согласованному графику погашения задолженности, отказа от его составления направить начальнику отдела продаж отчет по должнику с указанием размера долга, срока просрочки для принятия решения о принудительном взыскании задолженности с привлечением юрисконсульта.
<…>

Если в ходе переговоров прийти к консенсусу касательно возврата дебиторки не получается, решается вопрос о необходимости ее принудительного взыскания. В зависимости от масштабов организации решение, как правило, может принимать руководитель, его зам по финансовым (коммерческим) вопросам, начальник отдела продаж или юрисконсульт на основе анализа документов, подтверждающих наличие дебиторки.

Последний обычно самостоятельно определяет способ ее взыскания, руководствуясь специальными знаниями (о сроках проведения процедур взыскания, размерах госпошлины, требованиях к прилагаемым документам и т.д.). Поэтому, организуя его работу с дебиторкой, рекомендуется делать акцент на сроках и порядке выполнения действий по взысканию долгов. Такой подход не позволит затянуть процесс. 

Пример формулировки обязанностей юрисконсульта в рамках взыскания дебиторки
4. Юрисконсульт обязан:
4.1. Запросить в отделе продаж и бухгалтерии копии и (или) оригиналы договоров, накладных, актов сверки расчетов, платежных поручений и т.д. (далее — документы, необходимые для взыскания задолженности) не позднее рабочего дня, следующего за днем получения докладной записи с резолюцией о принудительном взыскании долга.
4.2. Определить процедуру взыскания долга (во внесудебном порядке, порядке приказного или искового производства) в зависимости от характера спора, наличия документов, необходимых для взыскания задолженности.
4.3. В случае просрочки оплаты более чем на 30 календарных дней взыскать штрафные санкции в полном объеме.
4.5. Не позднее трех рабочих дней со дня получения документов, необходимых для взыскания задолженности, в случае ее неоплаты контрагентом подать в планово-финансовый отдел заявку на уплату государственной пошлины (нотариального тарифа, арбитражного сбора и т.п.) (далее — госпошлина), которая должна быть уплачена в течение двух рабочих дней с даты подачи заявки.
4.6. Не позднее двух рабочих дней с момента передачи бухгалтерией платежного поручения об уплате госпошлины подготовить пакет документов для принудительного взыскания задолженности и направить его в орган, который будет рассматривать спор (выдаст исполнительный документ).
4.7. Вести учет входящей и исходящей корреспонденции, связанной с взысканием дебиторской задолженности.
4.8. В течение двух рабочих дней со дня поступления исполнительного документа передать его в бухгалтерию, предварительно сделав скан-копию, для списания в бесспорном порядке денег, находящихся на банковских счетах должника.
4.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения исполнительного документа, платежное требование по которому отозвано из банка ввиду неоплаты в течение четырех недель, подготовить и направить документы для взыскания задолженности в порядке исполнительного производства.
4.10. Контролировать исполнение исполнительного документа путем ежемесячных телефонных переговоров с судебным исполнителем, запроса сведений об исполнительных производствах, оплата по которым не поступает в течение двух месяцев со дня их возбуждения, по мере необходимости.
4.11. Вести учет информации о состоянии работы с должниками.
<…>

Один из способов снизить размер дебиторской задолженности — замотивировать работников, связанных с ее взысканием, например, премированием. В таком случае каждый задействованный сотрудник будет заинтересован в выполнении плановых показателей. Условиями премирования может быть достижение определенного процента взысканной за определенный срок дебиторской задолженности. Кроме того, можно разработать систему депремирования. Скажем, лишать какого-то процента премии за нарушение порядка взыскания задолженности или совершение действий, повлекших увеличение дебиторки (отгрузка сверх кредитного лимита, указание условий кредитования, не соответствующих кредитному рейтингу, и пр.).

Анализ дебиторской задолженности

Это неотъемлемый этап управления дебиторкой. На его основе финслужба может оценить результативность проводимой кредитной политики, сотрудников, задействованных в работе с дебиторкой. Исходя из анализа дебиторки, принимают решения о корректировке работы с отдельными должниками или пересмотре всей системы управления дебиторской задолженностью.

Пример формулировки обязанностей экономиста по анализу дебиторки
1. Экономист по финансовой работе обязан:
<…>
1.5. Ежемесячно до 3-го числа представлять заместителю директора по финансовым вопросам отчет по дебиторской задолженности, содержащий:
1.5.1. анализ абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности;
1.5.2. расчет показателей оборачиваемости, доли дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов, среднего периода предоставления кредита покупателям и среднего периода просрочки платежей по представленным кредитам;
1.5.3. оценку соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от продаж.
<…>