Довольно часто случается, что сотрудники инспекции МНС (далее – проверяющие) проводят в организации торговли внеплановую тематическую оперативную проверку (далее – рейдовая проверка). При этом они используют метод контрольной закупки <1>. Давайте разберемся, как проходит такая проверка и как отразить в учете обнаруженные нарушения.
Ситуация
Организация реализует товары физлицам за наличный расчет с применением кассового оборудования (далее – КСА) без средств контроля налоговых органов. В данной организации проведена рейдовая проверка по вопросу соблюдения порядка приема наличных денежных средств (далее – порядок приема наличных денег).
Проверяющие при проведении проверки купили товар и оплатили его наличными (контрольными) деньгами. Полученную сумму кассир организации Иванова И.И. провела по КСА, выдала проверяющим кассовый чек, а деньги положила в ящик для денег (далее – касса) <2>.
В ходе дальнейшей проверки в кассе обнаружены излишки наличных денег. При этом установлено, что вначале рабочего дня кассир наличные разменные деньги не получала. Также она пояснила, что неучтенная по КСА сумма – это выручка, которую она не успела пробить по КСА. Иные нарушения при проверке не выявлены.
По результатам контрольных мероприятий составлен акт контрольной закупки товарно-материальных ценностей, контрольного оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг (далее – акт контрольной закупки) <3>, а в целом по рейдовой проверке – акт внеплановой тематической оперативной проверки (далее – акт рейдовой проверки) <4>. По одному экземпляру каждого акта проверяющие под подпись передали кассиру организации.
Как проводят контрольную закупку
Рейдовые проверки осуществляют в том числе и налоговые органы. Такие проверки проводятся на основании предписания, выданного руководителем налогового органа (его заместителем). В этом документе наряду с иными сведениями указывается исчерпывающий перечень проверяемых вопросов. При рейдовой проверке в предписание зачастую включается и вопрос соблюдения порядка приема наличных денег. Отметим, что в предписании данный вопрос может быть и единственным.
Для проверки порядка приема наличных денег, как правило, используется метод контрольной закупки. Для этого у проверяющих есть так называемые контрольные деньги: купюры определенного номинала, серии и номера <5>.
О проведении рейдовой проверки заранее не сообщается, поскольку она является внеплановой. Если проводится контрольная закупка, о проведении рейдовой проверки сообщается только после завершения такой закупки. Тогда же проверяющими предъявляются их служебные удостоверения и предписание. После этого заполняется книга проверок <6>.
Проводя рейдовую проверку методом контрольной закупки, проверяющие под видом обычных покупателей приобретают в организации товар. Рассчитываются за него, как правило, наличными (контрольными) деньгами. Далее они проверяют, как кассир организации соблюдает порядок приема наличных денег.
Полученную сумму кассир должен провести по КСА, выдать кассовый чек, а деньги положить в кассу. Если кассир этого не сделает, он нарушит порядок приема наличных денежных средств. В таком случае кассира привлекут к административной ответственности: вынесут предупреждение или оштрафуют. Размер штрафа варьируется от 2 до 50 базовых величин <7>.
Как находят лишние деньги
Хранить в кассе неучтенные по КСА деньги нельзя. Исключение составляют разменные деньги, которые кассир получает перед началом работы. Но при этом их сумма должна указываться в книге кассира по графе 2 «Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций» <8>.
Как правило, лишние деньги в кассе обнаруживают следующим образом. Проверяющие формируют Х-отчет КСА. Данный отчет показывает, какие операции проведены по КСА за контролируемый период. Далее сверяют показатели Х-отчета с фактической суммой денег в кассе. Если в результате выявлены излишки денег, то проверяют являются ли они разменными деньгами. Для этого сумму расхождений сравнивают с показателями графы 2 книги кассира. Если разменные деньги не были получены или их сумма меньше выявленных излишков, имеет место нарушение порядка приема наличных денег. В связи с этим проверяющими опрашивается кассир <9>.
Результаты проверки оформляются:
- актом контрольной закупки. В нем в том числе указываются приобретенный товар, его стоимость и купюры (с указанием номера и серии), которыми он оплачен. Именно эти купюры кассир должен вернуть проверяющим после завершения контрольной закупки. Данный акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у проверяющих и прилагается к акту рейдовой проверки, а другой – передается кассиру <10>;
- актом или справкой рейдовой проверки. Справка оформляется, если нарушений по проверке нет, акт – если нарушения выявлены. В акте, в частности, отражаются результаты контрольной закупки, установленные нарушения, рекомендации по их устранению, виновные лица, и т.д.
Акт или справка рейдовой проверки также составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у проверяющих, а другой – передается кассиру <11>.
Последствия проведенной проверки: что вернуть, а что учесть
В рассматриваемой ситуации рейдовая проверка состоит из двух этапов:
- проведение контрольной закупки товаров;
- проведение мероприятий по выявлению неучтенной выручки по КСА.
На первом этапе рейдовой проверки проверяющие имитируют приобретение товара. Так они выясняют проводит ли кассир выручку по КСА.
На втором этапе проверки определяют, вся ли выручка с начала рабочего дня проведена по КСА.
Как на первом, так и на втором этапах проверяется, нарушает ли кассир порядок приема наличных денег.
По результатам первого этапа проверки кассир Иванова И.И. провела контрольные деньги по КСА. Это подтверждено чеком, который она выдала проверяющим. Также полученные деньги она поместила в кассу. Следовательно, в данной части проверки кассир ничего не нарушила.
По итогам второго этапа проверки проверяющие обнаружили неучтенную по КСА сумму. При этом кассир на начало рабочего дня разменные деньги не получала. После опроса кассира выяснилось, что неучтенные деньги – это выручка. Следовательно, кассир нарушила порядок приема наличных денег.
Последствия первого этапа проверки. Выданный кассиром чек остается у проверяющих и прилагается к акту контрольной закупки, т.е. обратно кассиру чек не отдается. При этом контрольные деньги надо вернуть проверяющим, а товар – кассиру организации. Отметим, что возвратить проверяющим нужно именно те купюры, которыми они рассчитывались. Сведения о том, какими купюрами (с указанием их номера и серии) оплачен товар, отражаются в акте контрольной закупки. В нем также прописывают и то, какой товар приобретался. Получение обратно контрольных денег проверяющими, а товара – кассиром подтверждается соответствующими подписями в акте <12>.
| НА ЗАМЕТКУ
При проведении контрольной закупки проверяющие могут оплатить товар и банковской карточкой. После окончания закупки безналичные деньги также нужно вернуть. Для этого кассир отменяет проведенную операцию оплаты по карточке. Если же так сделать невозможно, организация должна будет вернуть деньги на счет госоргана, который проводит контрольную закупку <13> |
По окончании рабочего дня кассир должен сформировать суточный (сменный) отчет (Z-отчет). Учитывая, что контрольные деньги были проведены по КСА, их сумма войдет в нарастающий оборот. Он, в свою очередь, указывается в графе 5 «Показания нарастающего оборота на конец рабочего дня (смены)» книги кассира. Здесь кассиру ничего корректировать не надо, поскольку в книге кассира отражаются обороты, регистрируемые КСА. Отметим, что расхождения возникли в результате проведения рейдовой проверки (это подтверждено актом контрольной закупки), а не из-за ошибки кассира <14>.
| НА ЗАМЕТКУ
Если в организации используются КСА с установленными средствами контроля налоговых органов, то возврат контрольных денег проводится по КСА. В таком случае при формировании Z–отчета за рабочий день сумма контрольной закупки не войдет в нарастающий оборот <15> |
| Подробнее о том, как исправляются ошибки кассира в кассовом чеке см.: Коржовник И. Кассовый чек с ошибкой // Главная книга.by. 2016 № 15 |
Для целей заполнения книги кассира разница между оборотами по КСА на конец и начало рабочего дня является выручкой и отражается по графе 7 «Сумма выручки за день (смену) всего» книги кассира <16>. В нашей ситуации сумма по данной графе будет больше фактической выручки на сумму контрольной закупки. Поскольку контрольные деньги возвращены проверяющим (что подтверждено актом контрольной закупки), данную сумму целесообразно указать в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям (потребителям)» книги. Тем самым размер выручки за этот день, отраженной по графе 7 книги кассира, уменьшится.
Отметим, что в бухучете выручка отражается на основании первичного учетного документа (ПУД). Сумма контрольной закупки выручкой не является. Поэтому в ПУД за данный рабочий день выручка указывается за минусом суммы контрольной закупки <17>.
Ввиду того что товар при контрольной закупке фактически не продавался, на счетах бухгалтерского учета реализация такого товара также не отражается.
| Подробнее об учете выручки при розничной реализации товаров см.: Коржовник И. Учет выручки от розничной реализации товаров // Главная книга.by. 2016 № 5 |
Последствия второго этапа проверки. Поскольку кассир не провела выручку по КСА, за это ее (а не организацию) привлекут к административной ответственности.
Факт нарушения фиксируется в акте рейдовой проверки, второй экземпляр которого останется у кассира. В данном акте прописываются и рекомендации по устранению выявленных нарушений <18>.
Чтобы выполнить рекомендации и устранить нарушения, кассиру нужно провести по КСА неучтенную выручку. Тогда она добавится к нарастающему обороту по КСА (по Z-отчету за рабочий день). а в конце дня отразится в книге кассира (графа 5) и в дальнейшем в составе выручки при составлении ПУД за этот день <19>.
* * *
Итак, если в организации прошла рейдовая проверка, при которой проводилась контрольная закупка, важно помнить следующее. Контрольные деньги надо вернуть проверяющим. И именно те купюры, которыми они рассчитывались.
Возврат контрольных денег указывается в книге кассира по графе 10. При этом нарастающий оборот по КСА (графа 5 книги кассира) корректировать не нужно.
Если проверяющие обнаружили неучтенную выручку, ее нужно провести по КСА. В таком случае она отразится и в нарастающем обороте, и в общей выручке за рабочий день.
