Вопрос: Допускается ли действующим законодательством включение в личное дело вместо копии приказа о приеме на работу второго экземпляра приказа, изготовленного с помощью компьютера, распечатанного с помощью принтера и подписанного руководителем субъекта хозяйствования (юридического лица), которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора (контракта) с работником?

Ответ: Прямая норма, запрещающая подписывать второй экземпляр приказа, иного распорядительного документа о приеме на работу, в том числе для целей включения в личное дело работника, в законодательстве отсутствует.

В то же время нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства установлено, что первый экземпляр приказа (подлинник) подписывается руководителем организации, иным уполномоченным лицом, которое проставляет в приказе дату его подписания (дату издания). После этого приказ регистрируется в регистрационной форме (журнале, регистрационно-контрольной карточке) <*>.

В личное дело работника включается копия приказа, которая в зависимости от способа изготовления заверяется одним из способов, установленных п. 64 Инструкции по делопроизводству. Например, второй экземпляр приказа, полученный автоматически при распечатке на принтере, может быть заверен с использованием реквизита «Отметка о заверении копии» (проставление печати в этом случае не требуется) или путем проставления на месте, отведенном для собственноручной подписи, печати <*>. При этом первый экземпляр приказа распечатывается на бланке и после подписания становится подлинником, второй экземпляр, распечатанный на чистых
листах бумаги, — копией, на которую после регистрации приказа переносятся дата и регистрационный индекс. Копия заверяется после подписания и регистрации первого экземпляра приказа.