Владимир Сергеевич Парахневич,
адвокат Минской областной специализированной юридической консультации
по оказанию правовой помощи субъектам хозяйствования N 3

Вопрос: Что происходит с корпоративными документами хозобщества, присоединенного в результате реорганизации юрлица?

Ответ: Корпоративные документы хозобщества в случае его присоединения к другому хозобществу должны храниться хозобществом, к которому осуществлено присоединение. Ответственность за хранение указанных документов возлагается на руководителя хозобщества, к которому осуществлено присоединение.

При этом при реорганизации в форме присоединения до прекращения деятельности присоединенного юрлица и внесения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее — ЕГР) соответствующей записи хозобщество обязано передать документы своему правопреемнику — хозобществу, к которому осуществляется присоединение.

Надлежащей будет передача корпоративных документов по акту приема-передачи документов и дел в последний рабочий день руководителем присоединяемой организации руководителю хозобщества, к которому осуществляется присоединение.

Обоснование: Судьба документов присоединенного в результате реорганизации юрлица определяется с учетом положений Закона о хозобществах, Закона об архивном деле и делопроизводстве, Закона о бухгалтерском учете, Инструкции по делопроизводству и другими НПА.

В рамках описанной ситуации вопрос документов присоединенного юрлица будет рассмотрен в отношении корпоративных документов хозобществ (без доли государства), определенных ст. 63, 87 Закона о хозобществах (далее — корпоративные документы).

Корпоративные документы хозобществ в случае их присоединения должны храниться хозобществом, к которому осуществлено присоединение. Ответственность за хранение указанных документов возлагается на руководителя хозобщества, к которому осуществлено присоединение.

Обязанность хозобщества хранить свои документы в порядке, установленном законодательством об архивном деле, по месту нахождения его исполнительного органа либо в ином месте, определенном законодательными актами, установлена ч. 2 ст. 63 Закона о хозобществах.

Национальный архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей (ч. 2 ст. 9 Закона об архивном деле и делопроизводстве).

Документы негосударственных организаций (за исключением поступивших в собственность государства), а также документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, относятся к негосударственной части Национального архивного фонда и находятся в собственности этих организаций и граждан (ч. 1 ст. 16 Закона об архивном деле и делопроизводстве).

Таким образом, Законом об архивном деле и делопроизводстве корпоративные документы классифицируются как документы негосударственной части Национального архивного фонда. Одновременно на указанные документы устанавливается право собственности за хозобществами.

Документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться их собственниками самостоятельно или на основании договора хранения передаваться в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы с возмещением расходов на их хранение (ч. 2 ст. 18 Закона об архивном деле и делопроизводстве).

При реорганизации организаций их документы Национального архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций (ч. 1 ст. 19 Закона об архивном деле и делопроизводстве).

Присоединением к хозобществу признается прекращение деятельности присоединяемых хозобществ и (или) юрлиц иных организационно-правовых форм с передачей всех прав и обязанностей последних хозобществу, к которому осуществляется присоединение (ч. 1 ст. 17 Закона о хозобществах).

При реорганизации хозобщества в форме присоединения к нему другого юрлица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в ЕГР записи о прекращении деятельности присоединенного юрлица (ч. 4 ст. 15 Закона о хозобществах).

Таким образом, при реорганизации в форме присоединения до прекращения деятельности присоединенного юрлица и внесения в ЕГР соответствующей записи хозобщество обязано передать документы своему правопреемнику — хозобществу, к которому осуществляется присоединение.

Процедура передачи документов при реорганизации в форме присоединения определяется с учетом предстоящего прекращения существования, прекращения выполнения функций исполнительным органом присоединяемого хозоргана, т.е. фактической сменой руководителя.

Основания прекращения выполнения функций исполнительного органа предусмотрены законодательством и в зависимости от ситуации могут быть различными, например: прекращение трудового контракта по соглашению сторон, по решению уполномоченного органа до истечения срока с выплатой руководителю организации компенсации, в связи с ликвидацией организации (ст. 37, п. 1 ст. 42, ст. 259 ТК).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (ч. 1 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, надлежащей будет передача корпоративных документов по акту приема-передачи документов и дел в последний рабочий день руководителем присоединяемой организации руководителю хозобщества, к которому осуществляется присоединение.

Сохранность корпоративных документов присоединенного хозобщества необходима. Это позволит минимизировать риски в последующей деятельности оставшегося хозобщества (ранее заключенные крупные сделки, распределение и выплата дивидендов, формирование уставного фонда присоединенного хозобщества и т.п.).

Следует помнить, что присоединяемые хозобщества и (или) юрлица иных организационно-правовых форм и хозобщество, к которому осуществляется присоединение, заключают договор о присоединении, в котором определяются порядок и условия присоединения. Договор о присоединении может содержать и иные условия (ч. 2, 4 ст. 17 Закона о хозобществах).

Поэтому сторонам можно рекомендовать в договоре о присоединении согласовывать вопросы по назначению ответственных лиц, описи, передаче документов присоединяемого общества.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex