Если работник не использовал трудовой отпуск (далее — отпуск) либо использовал его не полностью, то он имеет право на денежную компенсацию (далее — компенсация). Рассмотрим, каковы условия выплаты такого денежного возмещения, можно ли поставить знак равно между суммой отпускных и суммой компенсации, а также как учесть компенсацию в бухучете и при налогообложении прибыли.

1. Случаи выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация выплачивается:

— в случае замены части отпуска (т.е. когда для отдыха используется только часть отпуска);

— в связи с отзывом из отпуска;

— при увольнении работника, если он не использовал (использовал не полностью) свой отпуск.

В каждом из указанных случаев есть нюансы.

Замена части отпуска (основного и дополнительного) компенсацией производится по соглашению между работником и нанимателем. При этом в качестве отдыха (т.е. в натуре) должно быть использовано не менее 21 календарного дня за каждый рабочий год.

В данной ситуации компенсация полагается только за те дни отпуска, которые заработаны. Отпуск может быть предоставлен работнику авансом, т.е. до истечения рабочего года. А вот компенсация за «авансовые» дни не выплачивается.

При разделении трудового отпуска на части по соглашению сторон одна из частей трудового отпуска или определенное количество дней из этой части могут быть заменены денежной компенсацией. Но и в этом случае должно выполняться условие об использовании работником за текущий рабочий год отпуска общей продолжительностью не менее 21 календарного дня.

Установлены категории работников, которым отпуск нельзя заменить компенсацией. Это беременные женщины, работники-инвалиды, работники моложе 18 лет. К тому же запрещено заменять компенсацией отпуск за работу в зонах радиоактивного загрязнения и дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 161 ТК).

Отзыв из отпуска возможен только по предложению нанимателя и с согласия работника. Для компенсации не использованной в связи с этим части отпуска в денежной форме необходимо согласие лишь работника (ч. 2 ст. 174 ТК).

При этом необходимо учитывать, что денежная компенсация за не использованную в связи с отзывом часть отпуска допускается при условии использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

Для выплаты компенсации в этом случае не обязательно, чтобы рабочий год был отработан полностью. Иными словами, компенсация выплачивается и за дни отпуска, предоставленные авансом (ч. 3 ст. 174 ТК).

Не всех работников можно отозвать из отпуска. Речь идет о работниках моложе 18 лет и работниках, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 174 ТК).

При увольнении работника компенсация выплачивается за все дни неиспользованного отпуска независимо от его вида и количества рабочих лет, за которые он причитается. Основание увольнения также не имеет значения (ст. 179 ТК).

Обратим внимание, что в случае работы по договору подряда (иному гражданско-правовому договору) компенсация за неиспользованный трудовой отпуск не полагается. Объясняется это тем, что отпуск предоставляется только работникам, т.е. тем, кто работает по трудовому договору (абз. 13 ч. 1 ст. 1, ст. 149 ТК).

Договор подряда — это гражданско-правовой договор. Граждане, работающие на его основании, не состоят в трудовых отношениях с организацией (ст. 656 ГК). Отпуск им не предоставляется, и соответственно компенсация не выплачивается.

2. Расчет количества дней отпуска, за которые положена компенсация при увольнении

Компенсация за полный трудовой отпуск выплачивается, если к дню увольнения работник проработал весь рабочий год (12 месяцев минус суммарная продолжительность отпуска, на которую работник имеет право) (ч. 2 ст. 179 ТК).

Если к дню увольнения работник проработал часть рабочего года, компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (ч. 3 ст. 179 ТК).

Продемонстрируем расчет на примере.

Пример

Работник был принят на работу 03.09.2021, увольняется 20.05.2022. При этом он уже использовал 14 календарных дней отпуска. Остальные дни по графику работы до увольнения отработаны работником полностью. Согласно контракту полный отпуск работника составляет 25 календарных дней.

Поскольку в рассматриваемой ситуации работник отработал только часть рабочего года, количество дней отпуска, которые полагаются работнику, определяем пропорционально отработанному времени (ст. 177, ч. 3 ст. 179 ТК):

1) рассчитываем, сколько календарных дней отпуска приходится на один месяц рабочего года: 25 дней / 12 мес. = 2,08 дня;

2) определяем число полных месяцев, отработанных работником до увольнения. Для этого подсчитываем количество календарных дней периода работы (период трудового отпуска учитывается (п. 2 ч. 1 ст. 164, ст. 175 ТК): 28 дней (сентябрь) + 31 день (октябрь) + 30 дней (ноябрь) + 31 день (декабрь) + 31 день (январь) + 28 дней (февраль) + 31 день (март) + 30 дней (апрель) + 20 дней (май) = 260 дней. 260 дней / 29,7 дня = 8,75 мес., где 29,7 — среднемесячное число календарных дней за год. Дробную часть числа (0,75) переводим в дни. Она составит 22,28 дня (0,75 x 29,7 дня). Это больше чем 15 дней. Значит, число месяцев округляем в большую сторону и получаем 9 месяцев;

3) рассчитываем количество календарных дней отпуска, причитающихся работнику за отработанный период (с учетом округления): 2,08 дня x 9 мес. = 19 дней.

Работник уже использовал 14 календарных дней отпуска. Следовательно, при увольнении необходимо выплатить компенсацию за 5 дней (19 — 14).

3. Расчет среднедневного заработка для компенсации

3.1. Предоставление отпуска

Разберемся, есть ли различия в алгоритмах расчетов среднедневного заработка для отпускных и для компенсации в данном случае.

Компенсация — эквивалент отпускных. Поэтому порядок их расчета одинаков. Но есть особенности, на которые надо обратить внимание.

Средний заработок для расчета отпускных и компенсации исчисляется исходя из зарплаты, начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска и выплаты компенсации соответственно. При этом не имеет значения, за какой рабочий год предоставляется отпуск или выплачивается компенсация (п. 5 Инструкции N 47). То есть отправная точка в расчете — соответственно месяцы начала отпуска и выплаты компенсации.

Поскольку компенсация выплачивается при уходе в отпуск (часть отпуска заменена компенсацией), то эти точки совпадают и расчетный период для определения обеих выплат одинаков. Выполняется один расчет.

Пример

Работник уходит в отпуск в мае. Ему предоставляется 21 календарный день отдыха, а за 7 дней выплачивается компенсация.

В данной ситуации месяц выплаты компенсации и месяц начала отпуска совпадают. Средний заработок определяют за 12 месяцев, предшествующих маю. Исходя из него рассчитывают и отпускные, и компенсацию.

3.2. Отзыв из отпуска

В случае отзыва из отпуска и выплаты в связи с этим компенсации расчетные периоды для отпускных и компенсации могут не совпадать.

Если отзыв из отпуска имел место в том же календарном месяце, что и начало отпуска, то периоды, принимаемые для исчисления среднего заработка для выплаты компенсации и отпускных, одинаковы. В данной ситуации рассчитывать заново средний заработок не нужно. Однако в лицевом счете работника часть отпускных за период, за который выплачена компенсация, следует переименовать, поскольку указанная выплата является компенсацией и не учитывается в дальнейшем при исчислении среднего заработка (п. 3.5 приложения к Инструкции N 47).

В случае когда начало отпуска и отзыв из него с выплатой компенсации выпадают на разные месяцы, для определения компенсации необходимо заново рассчитать средний заработок в общем порядке (п. 5 Инструкции N 47).

Пример

Работнику предоставлен отпуск с 11.04.2022 по 10.05.2022.

Ситуация 1. Работник отозван из отпуска и 25.04.2022 вышел на работу. По желанию работника за неиспользованную часть отпуска выплачивается компенсация.

Начало отпуска и выплата компенсации приходятся на один месяц (апрель). Расчетные периоды для отпускных и для исчисления размера компенсации совпадают (апрель 2021 г. — март 2022 г.). Новый расчет производить не нужно. В лицевом счете работника необходимо лишь отсторнировать сумму отпускных, выплаченных за период после отзыва из отпуска, и начислить ее как компенсацию.

Ситуация 2. Работник отозван из отпуска и 04.05.2022 вышел на работу. По желанию работника за неиспользованную часть отпуска выплачивается компенсация.

Месяц начала отпуска — апрель, месяц выплаты компенсации — май. Расчетный период для отпускных — апрель 2021 г. — март 2022 г., а для исчисления компенсации — май 2021 г. — апрель 2022 г. Для выплаты компенсации нельзя воспользоваться средним заработком, рассчитанным для отпускных, поэтому надо сделать новый расчет. Сумма отпускных, начисленная за период с 04.05.2022 по 10.05.2022, сторнируется, и начисляется рассчитанная заново сумма компенсации за 6 неиспользованных календарных дней отпуска (9 мая не включается в число дней трудового отпуска).

3.3. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал отпуск, наниматель в определенных случаях имеет право произвести удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска. Новый расчет среднего заработка в такой ситуации делать не нужно. Применяется среднедневной заработок, исчисленный при уходе работника в отпуск (п. 2 ч. 2 ст. 107 ТК, п. 17 Инструкции N 47).

Пример

В январе 2022 г. работнику предоставлен отпуск за рабочий год с 01.07.2021 по 30.06.2022. В марте 2022 г. работник увольняется. Согласно приказу за дни неотработанного отпуска необходимо удержать средний заработок.

Сумма такого заработка определяется исходя из среднедневного заработка, исчисленного при предоставлении отпуска в январе 2022 г.

4. Корректировка компенсации в случае роста оплаты труда в период отпуска

Рассмотрим ситуацию, когда работнику предоставлен отпуск и при этом его часть заменена компенсацией. Во время отпуска у работника выросла тарифная ставка 1-го разряда (тарифная ставка, (тарифный оклад)), базовый оклад, базовая ставка).

В этом случае сумма компенсации, выплаченная до даты такого повышения, не пересматривается (ч. 2 п. 31 Инструкции N 47). Компенсация — единовременная выплата. Уровень тарифной ставки 1-го разряда (тарифной ставки, (тарифного оклада), базового оклада, базовой ставки) в месяце выплаты учтен при расчете среднего заработка. Последующие повышения данного элемента оплаты труда никак не влияют на компенсацию, выплаченную в прошедшем периоде (т.е. до изменения).

Отпускные — это средний заработок, сохраняемый за период отпуска. Следовательно, увеличение уровня оплаты труда в связи с изменением тарифной ставки 1-го разряда (тарифной ставки, (тарифного оклада), базового оклада, базовой ставки) в период отпуска является основанием для пересмотра отпускных, приходящихся на период после этого события (ч. 1 п. 31 Инструкции N 47).

Пример

Работнику предоставлен отпуск с 25.04.2022 по 18.05.2022 и за 5 календарных дней выплачена компенсация. С 01.05.2022 тарифная ставка 1-го разряда, на основании которой формируется тарифный оклад работника, увеличилась с 200 руб. до 220 руб.

Сумма отпускных за 15 календарных дней, приходящихся на май (дни 1, 3 и 9 мая не включаются в число дней трудового отпуска), корректируется на рост тарифной ставки 1-го разряда, а сумма компенсации — нет.

5. Отражение компенсации в бухучете

Бухучет компенсации зависит от того, какой отпуск компенсируется. К примеру, компенсация начисляется:

— за основной отпуск (ст. 154, 155 ТК, Постановление N 100);

— дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК, Постановление N 73 (напомним, что такой отпуск заменяется компенсацией только при увольнении);

— дополнительный поощрительный отпуск в связи с заключением контракта с работником (абз. 2 п. 3 ч. 1 ст. 261-2 ТК);

— дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (ст. 158 ТК).

В перечисленных случаях компенсация отражается в составе расходов по текущей деятельности и в зависимости от осуществляемой деятельности и трудовых функций работника включается в себестоимость продукции (работ, услуг), управленческие расходы или расходы на реализацию (дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» (п. 8 — 12 Инструкции N 102, п. 22, 23, 26 — 28, 30, 35 Инструкции N 50).

Компенсация за дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы (ст. 159 ТК) и дополнительные поощрительные отпуска (ст. 160 ТК) (за исключением поощрительного отпуска по контракту) учитывается в составе прочих расходов по текущей деятельности (дебет субсчета 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») (абз. 19 п. 13 Инструкции N 102, ч. 19 п. 70 Инструкции N 50).

Если в организации создается резерв на предстоящую оплату отпусков, начисление компенсации отражается по дебету счета 96 «Резервы предстоящих платежей» (ч. 3 п. 55, ч. 3 и 5 п. 75 Инструкции N 50).

6. Учет компенсации при исчислении налога на прибыль

Не учитываются при налогообложении прибыли суммы компенсации за дополнительные поощрительные отпуска, обязанность предоставления которых не установлена законодательными актами (абз. 7 подп. 1.3 ст. 173 НК). Такие дополнительные поощрительные отпуска могут устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально — трудовым договором (ст. 160 ТК).

Компенсация за остальные виды отпусков (основной или дополнительные) при налогообложении прибыли включается в затраты по производству и реализации как часть расходов на оплату труда (подп. 2.9 ст. 170 НК).

7. «Зарплатные» налоги от суммы компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается подоходным налогом. Ее включают в доход работника за тот месяц, в котором она начислена (подп. 1.1 ст. 196, п. 3 ст. 199, п. 4 ст. 208 НК).

Сумма компенсации является объектом для исчисления обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование и взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Она включается в объект для начисления этих взносов в месяце начисления (абз. 2 п. 1 ст. 4 Закона N 118-З, п. 2 Положения N 1297).

Если работник подлежит профессиональному пенсионному страхованию (ППС), то сумма компенсации входит в объект для начисления взносов на ППС в том случае, когда в месяце начисления компенсации работник отработал не менее одного полного рабочего дня в особых условиях труда. В противном случае взносы на ППС не начисляются, поскольку работник в этот период не подлежал данному виду страхования, а сам период не включается в профессиональный стаж (ст. 5 Закона N 322-З, п. 2 ст. 4 Закона N 118-З, абз. 2 п. 30 Инструкции N 7).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex