Движение средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ, спецодежда), т.е. их выдачу работнику и возврат, отражают в личной карточке учета СИЗ. Форму документа разрабатывают самостоятельно, в связи с чем возникает немало вопросов. Например: каким образом внести в карточку сведения? как скорректировать в ней записи? кто ее должен заполнять и хранить?

1. Может ли организация изменить форму личной карточки учета спецодежды?

Типовую форму личной карточки учета СИЗ применяли до 25.08.2019. Теперь же организации разрабатывают ее самостоятельно с учетом обязательных сведений:

1) о работнике (абз. 2 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Как то:

— Ф.И.О.;

— структурное подразделение организации, в котором он работает;

— профессия рабочего (должность служащего);

— дата приема на работу;

— дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если изменение имело место);

— пол;

— рост;

— размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток);

— показатели корригирующих очков (при их наличии);

2) спецодежде, предусмотренной установленными нормами выдачи (абз. 3 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Это:

— наименования СИЗ;

— их классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям;

— нормы выдачи.

Если необходимо, можно предусмотреть в форме личной карточки поля (строки, графы) для внесения иных сведений. Например, об условиях труда работника. Напомним, исходя из таких сведений определяют, надо ли обеспечивать работника СИЗ, которые предусмотрены типовыми нормами дополнительно (п. 14 Инструкции о СИЗ).

Пример
Грузчику при погрузке и разгрузке кислот концентрацией от 20 до 50% дополнительно положен целый ряд спецодежды (костюм для защиты от кислот, сапоги ПВХ, кислотостойкие рукавицы, защитные очки, респиратор и т.п.). Если такой вид работ предусмотрен технологическим процессом, надо дополнительно выдавать названные СИЗ (п. 14 Инструкции о СИЗ). Отметку о том, что работник задействован в указанных работах, можно внести в личную карточку. 

2. Кто должен заполнять личную карточку учета СИЗ?

Законодательство называет лишь сведения, которые должны отражаться в личной карточке учета спецодежды. Порядок ее заполнения каждая организация определяет самостоятельно.

На кого возложить обязанности по ведению личной карточки, решают в том числе с учетом общей численности работников организации, особенностей производственного процесса.

Соответствующую функцию могут выполнять:

1) один работник (например, кладовщик). В таком случае желательно предусмотреть, кто будет передавать ему нужную информацию. Например, некоторые сведения можно почерпнуть из приказов о приеме на работу, которые находятся в распоряжении специалиста отдела кадров. Это, в частности, Ф.И.О. (отчество — при наличии) работника, его пол, структурное подразделение, в котором он работает, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу;

2) несколько работников. Чтобы упорядочить их работу, стоит регламентировать, за какие сведения отвечает каждый из них. Например:

— кладовщик заполняет блок «Сведения о работнике» (за исключением строк «Дата поступления на работу», «Дата увольнения, изменения профессии (должности)»), таблицу «СИЗ, предусмотренные по установленным нормам» и столбцы «Наименование СИЗ», «Классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам или конструктивным особенностям», «Выдано», «Возвращено»;

— инспектор по кадрам указывает дату поступления на работу, дату увольнения, изменения профессии (должности).

Обратите внимание!
Полагаем, поручать заполнение личных карточек специалисту по охране труда не стоит, поскольку в рамках своих должностных обязанностей он контролирует правильность их ведения. Вместе с тем у службы охраны труда можно получать необходимые для заполнения карточки сведения. Например, о полагающихся работнику СИЗ. 

Зафиксировать порядок заполнения личной карточки можно в ЛПА, регламентирующем выдачу СИЗ.

3. Как вести личную карточку учета СИЗ в электронном виде? Надо ли ее распечатывать?

Согласно законодательству личные карточки можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. В целом названные способы схожи. Тем не менее второй вариант имеет свои нюансы.

Во-первых, для ведения карточки в «электронке» нужны специальные компьютерные программы. По выбору организации это может быть:

— программа для работы с таблицами или базами данных (к примеру, Microsoft Excel, Microsoft Access);

— адаптированная для учета СИЗ программа бухучета;

— специальное программное обеспечение.

Во-вторых, надо учитывать следующее:

— законодательство требует, чтобы при ведении карточки в электронной форме обеспечивалась идентификация работника (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). При этом не раскрывается, что понимать под идентификацией. Можно предположить, что речь идет о возможности установить тождество личности работника по совокупности признаков. По нашему мнению, чтобы соблюсти это требование, достаточно правильно занести в личную карточку сведения о работнике (Ф.И.О., профессию (должность) и т.п.). По ним и можно будет его идентифицировать;

— в личной карточке, имеющей электронный вид, работник не может поставить подпись в подтверждение получения (возврата) СИЗ. Поэтому фиксировать выдачу СИЗ требуется в отдельном документе (ведомость учета выдачи СИЗ и т.п.) с указанием в личной карточке его номера и даты (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). Полагаем, по аналогии целесообразно отражать и возврат СИЗ (к примеру, с использованием ведомости возвращенной спецодежды).

Распечатывать личную карточку, которая имеет электронный вид, нет необходимости, поскольку законодательство предусматривает два способа ее ведения.

4. Надо ли фиксировать в личной карточке учета СИЗ выдачу работникам санитарной одежды?

Главная функция санитарной одежды — защитить предметы труда от неблагоприятных факторов, связанных с работником. Например, участвующий в производстве хлеба работник убирает волосы под колпак, чтобы предотвратить их попадание в пищевые продукты (п. 265 Санитарно-эпидемиологических требований N 130).

СИЗ же предназначены для предотвращения или уменьшения воздействия на работника вредных (опасных) производственных факторов, а также для его защиты от загрязнений, неблагоприятных температурных условий. То есть спецодежда защищает непосредственно работника.

Напомним, нормы выдачи СИЗ устанавливаются ТНПА, принятыми Минтруда и соцзащиты. Порядок обеспечения ими работников определяется Инструкцией о СИЗ. Именно этот НПА обязывает нанимателя делать отметки о выдаче/возврате спецодежды (а не санитарной одежды) в личной карточке учета СИЗ.

Как фиксировать выдачу санитарной одежды, в законодательстве не закреплено. Полагаем, заносить информацию о ней в личную карточку учета СИЗ не стоит.

По нашему мнению, организации, которая обязана обеспечивать работников санитарной одеждой, целесообразно установить в ЛПА собственный порядок выдачи таковой. Например, факт выдачи/сдачи можно отражать в личной карточке учета санитарной одежды или журнале регистрации выдачи/возврата санитарной одежды. Их формы нужно разработать самостоятельно.

Обратите внимание!
Некоторая одежда (халат, комбинезон, нарукавники, куртка и т.д.) может выступать и в роли СИЗ, и в роли санитарной одежды. Поэтому, чтобы не допустить ошибок, обеспечить работника всем необходимым и верно все задокументировать, в каждом конкретном случае с учетом норм выдачи стоит проверять, к какому виду защиты одежда относится. 

5. Как отразить в личной карточке учета СИЗ списание спецодежды?

Списание спецодежды — хозоперация. Для того чтобы отразить ее в бухучете, нужен специальный ПУД (абз. 24 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З; п. 42 Инструкции о СИЗ). Личная карточка учета СИЗ для этих целей не подходит: она не является ПУД и используется исключительно для фиксации выдачи/сдачи спецодежды.

На практике для отражения списания СИЗ используют самостоятельно разработанные документы. Например, требование-накладную на выдачу СИЗ, ведомость выдачи спецодежды, акт на списание. Какой документ выбрать, зависит от закрепленного в учетной политике метода списания спецодежды.

6. Когда вносятся изменения в личную карточку учета СИЗ и как они оформляются?

Личные карточки учета СИЗ заполняются на протяжении всего периода работы сотрудников в организации, в течение которого они пользуются спецодеждой. За это время может потребоваться внести в документ изменения:

— в связи с корректировкой типовых норм, по которым работник обеспечивается СИЗ;

— изменением сведений о работнике (смена фамилии, изменение антропометрических показателей (рост, размер конкретных СИЗ), изменение показателей корригирующих очков и т.д.);

— с целью исправить ошибки в сведениях о СИЗ (если, допустим, из-за счетной ошибки неверно определены процент износа, стоимость СИЗ) и т.д.

Законодательство не регламентирует, как вносить корректировки в личную карточку. На практике применяются определенные правила в зависимости от того, в каком виде документ ведется. Если в электронном — удаляются старые сведения и вносятся новые. Если в бумажном — прежние сведения обычно зачеркиваются одной чертой (или заключаются в скобки), а новые указываются сверху или рядом. Работник, оформляющий личную карточку, как правило, заверяет изменения своей подписью с расшифровкой (должность и Ф.И.О.).

7. В каком случае требуется указывать в личной карточке учета СИЗ показатели корригирующих очков?

Корригирующие очки используются для коррекции зрения при различных нарушениях: близорукости, дальнозоркости, астигматизме и т.д.

Следовательно, работники с названными заболеваниями нуждаются в коррекции зрения постоянно, в том числе при использовании иных СИЗ глаз (защитных очков). Однако не всегда конструкция последних позволяет надевать их на очки. И зачастую работники пользуются только очками для коррекции зрения, что является причиной производственных травм с повреждением глаз. Чтобы не нарушать правил охраны труда, наниматель должен обеспечить таких работников защитными очками с корригирующим эффектом.

Они выполняют две функции:

— защищают глаза от механического, иного воздействия;

— корректируют аномалии рефракции и аккомодации глаза.

Подобные очки могут понадобиться для сварочных, шлифовальных, фрезеровочных, лабораторных работ и т.д.

Показатели таких очков заносятся в личную карточку учета СИЗ на основании индивидуального рецепта врача офтальмолога.

8. Как отразить в личной карточке учета спецодежды, что период ее использования продлен?

Период использования СИЗ может продлеваться по двум основаниям:

1) если специальная одежда (обувь) эксплуатировалась неполное рабочее время (п. 25 Инструкции о СИЗ);

2) если сохранились защитные характеристики и качества СИЗ (п. 27 Инструкции о СИЗ).

Применяя эти основания, нужно учитывать ряд нюансов.

Первое основание касается исключительно специальной одежды и обуви. Решение о продлении по нему согласовывается с профсоюзом (при наличии). Период использования увеличивается пропорционально разнице между рабочим временем нормальной продолжительности и фактически отработанным.

Второе основание распространяется на все виды СИЗ и согласования не требует. Продлить период использования по нему можно только на срок, в течение которого сохраняются защитные свойства и качества СИЗ, установленные ТНПА (эксплуатационными документами). При этом нужно иметь в виду, что период использования с учетом продления не может превышать срок службы (годности, хранения), определенный изготовителем.

Предложение о продлении периодов использования СИЗ, как правило, выносит специальная комиссия, которая следит за качеством СИЗ и определяет, можно ли б/у спецодежду использовать по назначению и если можно, то как долго. Решение о продлении принимает наниматель (п. 25, 27 Инструкции о СИЗ). Оформить его можно (п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— либо проставив гриф утверждения согласно требованиям делопроизводства в акте осмотра СИЗ, составленном комиссией;

— либо издав соответствующий приказ.

По нашему мнению, информация о продлении периода использования в личной карточке учета СИЗ отражается в том же порядке, что и сведения о выдаче б/у спецодежды. Краткий алгоритм таков:

1) СИЗ по истечении периода использования возвращаются нанимателю, о чем в личной карточке, в графах возврата СИЗ, делаются соответствующие отметки;

2) члены комиссии:

— исследуют СИЗ на предмет возможности дальнейшего использования;

— если их защитные свойства сохранились, с учетом п. 25, 27 Инструкции о СИЗ определяют процент износа и период, в течение которого спецодежду еще можно эксплуатировать;

— принимают соответствующее решение;

3) сданную ранее спецодежду выдают работникам. При этом в личной карточке заполняют соответствующие графы о выдаче СИЗ. По нашему мнению, СИЗ должны быть предварительно постираны, при необходимости отремонтированы и т.д.

9. Где хранить личные карточки учета спецодежды, которые ведутся в бумажной форме?

Оперативное хранение личных карточек учета СИЗ законодательством не регламентировано. Соответствующие вопросы регулирует сама организация с учетом своих особенностей. Принятые правила можно закрепить в ЛПА, которым определяется порядок выдачи СИЗ в организации.

Обычно личные карточки хранит ответственный за их ведение (например, кладовщик) с соблюдением требований делопроизводства. В частности, документы должны размещаться в запираемых шкафах, которые обеспечивают их сохранность, предохраняют от пыли и воздействия солнечного света (п. 213 Инструкции по делопроизводству).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex