Причины для ликвидации филиала могут быть различными. Это и прекращение деятельности в месте расположения филиала, и его убыточность или неэффективность… Независимо от причин, повлекших такую необходимость, последовательность действий в процедуре ликвидации филиала одинаковая. Пошаговый алгоритм поможет разобраться с этим.

Порядок ликвидации филиала основан на его правовом статусе. С учетом этого можно выделить следующие этапы ликвидации филиала УП.

Шаг 1. Принять решение о ликвидации филиала

Решение о ликвидации филиала, как правило, принимает собственник УП, которым может быть как физлицо, так и юрлицо <*>.

Если собственник имущества — физлицо, то он принимает решение самостоятельно. Если собственник имущества — юрлицо, то, если иное не предусмотрено уставом, такое решение может принять исполнительный орган, как правило, директор <*>.

Поскольку в законодательстве прямо не указано, какие сведения должно содержать решение о ликвидации филиала УП, полагаем, что в нем целесообразно:

— указать причины, по которым принято данное решение. Например, в связи с низкими экономическими показателями;

— выразить намерение о ликвидации филиала. Рекомендуем указать его полное наименование и место нахождения;

— установить срок, в течение которого необходимо ликвидировать филиал;

— назначить лицо, ответственное за исполнение ликвидационных действий.

Шаг 2. Издать приказ о проведении процедуры ликвидации филиала

На основании решения собственника УП директор (иное уполномоченное лицо) должен издать приказ, в котором определяются сроки и порядок проведения действий по ликвидации филиала. Полагаем, что в приказе стоит предусмотреть:

— порядок проведения инвентаризации и передачи имущества и обязательств головной организации <*>;

— порядок уведомления руководителя филиала о его ликвидации;

— порядок представления уведомлений о ликвидации филиала в госорганы и организации;

— действия по отмене доверенностей работников филиала, их переводу или увольнению в связи с сокращением штата или численности и др.;

— дату прекращения действия положения о филиале;

— необходимость внести соответствующие изменения в устав и зарегистрировать их;

— исполнителей, ответственных за каждое из ликвидационных мероприятий;

— сроки исполнения ликвидационных мероприятий;

— иные аспекты, связанные с процедурой ликвидации.

Шаг 3. Урегулировать кадровые вопросы

Для данного шага характерно несколько вариантов. Это связано с тем, что:

1) филиал — структурное подразделение УП и его ликвидация не является ликвидацией или реорганизацией самого УП;

2) наниматель для работников филиала — УП.

Важным является и то, в чьей компетенции находится переоформление трудовых отношений с работниками филиала. Если положением о филиале предусмотрено, то это может быть руководитель филиала. Как правило, полномочия руководителя филиала должны быть подкреплены соответствующим пунктом доверенности, приказом директора УП, трудовым договором.

Вариант 1. Перевод работников на другую должность

Работникам может быть предложена другая работа в УП по имеющимся вакансиям. При согласии работников прежний трудовой договор должен быть изменен в связи с переводом <*>. Перевод должен быть оформлен приказом, изданным на основании решения о ликвидации филиала <*>.

Вариант 2. Перевод работников к другому нанимателю

Для реализации данного способа разрешения вопроса о дальнейшем трудоустройстве работника ликвидируемого филиала рекомендуем следующее.

При наличии вакансий у другого нанимателя можно направить ему письменное предложение о трудоустройстве, указав информацию о работниках, занимаемых ими должностях и сроке увольнения. Если потенциальный наниматель пришлет в ответ приглашение на работу для указанных сотрудников, можно предлагать им данные вакансии. Если работники согласны на перевод к другому нанимателю, то трудовые отношения с ними прекращаются <*>.

Вариант 3. Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников

Если работник не согласен на перевод на предложенную должность в УП или к другому нанимателю, то трудовой договор с ним прекращается в связи с сокращением численности или штата <*>.

Если предстоит уволить работников по этому основанию, то наниматель должен письменно предупредить работников об этом не менее чем за два месяца. Больший срок может быть предусмотрен в коллективном договоре, соглашении <*>. Если работник согласен, вместо предупреждения ему может быть выплачена денежная компенсация <*>.

В период срока предупреждения о предстоящем увольнении для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей работникам предоставляется один свободный день в неделю без сохранения заработной платы. По договоренности с нанимателем — с сохранением заработной платы <*>.

Если по указанному основанию планируется массовое высвобождение работников, то не менее чем за два месяца нужно уведомить об этом орган по труду, занятости и социальной защите. При этом необходимо указать профессии, специальности, квалификации и размер оплаты труда работников <*>. Массовость высвобождения рассчитывается исходя из списочной численности работников <*>. Так, например, если в УП, списочная численность работников которого до 1000 человек, в связи с сокращением численности или штата увольняется 25 и более работников, то это считается массовым высвобождением.

Неисполнение (несвоевременное исполнение), как и неполное исполнение, этого требования влечет наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин <*>.

Справочно
Размер базовой величины составляет 25,5 руб.

Шаг 4. Отменить доверенности руководителя и работников филиала

Руководитель и работники филиала представляют интересы УП на основании доверенностей. Прекращение трудовых отношений с ними не прекращает действие доверенностей — их нужно отменить <*>.

Отменить доверенность может директор УП или иное лицо, ее выдавшее. Для этого может быть издан приказ или распоряжение <*>. Руководителя филиала или работника, а также третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность, нужно известить о ее отмене <*>.

Те, кому была выдана доверенность, должны вернуть ее сразу после отмены <*>.

Шаг 5. Провести инвентаризацию и передать имущество УП

Если после ликвидации филиала изменяются материально ответственные лица, необходимо провести инвентаризацию. Для этого директор должен издать приказ с указанием порядка и сроков ее проведения <*>. Как правило, по итогам инвентаризации оформляется передаточный акт, по которому имущество, числящееся за филиалом, передается УП.

Шаг 6. Отменить положение о филиале

Филиал действует на основании положения <*>. Для того, чтобы отменить положение, нужно издать соответствующий приказ. В приказе нужно указать конкретную дату отмены положения, при этом рекомендуем, чтобы она была максимально приближена к дате ликвидации филиала.

На заметку
Стоит отметить, что законодательство не указывает, какая именно дата считается датой ликвидации филиала. Обычно на практике за такую дату принимают:
— дату принятия решения о ликвидации филиала;
— дату госрегистрации изменений, внесенных в устав.
Полагаем, что более целесообразно (с учетом сроков проведения процедуры ликвидации) принимать за дату ликвидации филиала дату госрегистрации изменений, внесенных в устав УП.

Заметим, что указание на отмену положения о филиале может содержаться в приказе о проведении процедуры ликвидации филиала. Однако, на наш взгляд, целесообразно оформить отмену положения отдельным документом.

Шаг 7. Закрыть либо переоформить банковский счет филиала

Поскольку владелец банковского счета — УП, то оно вправе решать, будет ли использовать данный счет после ликвидации филиала или закроет его.

Если УП решит использовать счет в дальнейшем, то, вероятно, изменится круг лиц, которые вправе распоряжаться счетом. В связи с этим нужно пройти процедуру переоформления.

В любом случае необходимо обратиться в банк для оформления соответствующих документов. Это связано с тем, что на практике перечень документов, необходимый для переоформления счета и для его закрытия, банки определяют локально и он может отличаться в разных банках.

Шаг 8. Уничтожить печати

Если в своей деятельности филиал использовал печати, то их нужно уничтожить. Для этого приказом директора УП назначается специальная комиссия. По итогам работы комиссии составляется акт, в котором рекомендуем зафиксировать:

— дату и место составления акта;

— состав комиссии по уничтожению печати;

— указание на принадлежность уничтожаемой печати филиалу;

— способ уничтожения печати (например, путем резки оттиска);

— образец оттиска печати;

— подписи членов комиссии.

Если филиал использовал печать с изображением Государственного герба, то ее следует уничтожить в особом порядке <*>.

Шаг 9. Внести изменения в устав

Филиал УП должен быть указан в его уставе <*>. Это значит, что ликвидация филиала требует внести в устав соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в устав принимает собственник имущества <*>.

Шаг 10. Внести изменения в лицензию

Если филиал осуществлял лицензируемый вид деятельности, информация об этом в обязательном порядке должна содержаться в лицензии УП <*>. В связи с этим при ликвидации филиала нужно вносить изменения (дополнения) в лицензию. Сделать это нужно в течение одного месяца с даты госрегистрации соответствующих изменений в уставе УП <*>.

Для внесения изменений в лицензию нужно предоставить в лицензирующий орган <*>:

— заявление на внесение изменений;

— решение (копию) о ликвидации филиала;

— устав с внесенными в него и зарегистрированными изменениями;

— квитанцию об уплате госпошлины в размере пяти базовых величин <*>;

— иные документы, предусмотренные Положением о лицензировании для конкретного вида деятельности либо определенные Президентом Республики Беларусь.

Обратите внимание!
Как правило, вносить соответствующие изменения, связанные с ликвидацией филиала, нужно, если сведения о нем содержатся, например:
— в сертификатах;
— аттестатах;
— свидетельстве о праве собственности на недвижимое имущество;
— иных документах, выдаваемых уполномоченными госорганами.

Шаг 11. Снять филиал с учета в госорганах

Для того, чтобы снять ликвидируемый филиал с учета, нужно направить письменные уведомления о прекращении его деятельности в:

налоговую — не позднее десяти рабочих дней со дня ликвидации филиала <*>. При этом уведомить налоговую нужно по установленной форме;

Белгосстрах — в течение десяти дней со дня, следующего за днем завершения процедуры ликвидации филиала <*>;

ФСЗН — в течение пяти рабочих дней <*>.

Шаг 12. Уведомить контрагентов филиала

Законодательство не обязывает уведомлять контрагентов о ликвидации филиала, поскольку все права и обязанности остаются у самого УП. Однако мы рекомендуем это сделать, т.к. изменяются банковские реквизиты, адреса и иные важные данные. Вместе с уведомлением о ликвидации филиала также рекомендуем заключить допсоглашения к договорам — в них указать все необходимые изменения.

Шаг 13. Организовать архивное хранение документов по филиалу

Документы, касающиеся деятельности и ликвидации филиала, в том числе подлинник положения о филиале, должны быть сохранены в УП. Эти документы хранятся в УП в течение срока, установленного Перечнем типовых документов.

Согласно указанному Перечню некоторые документы должны храниться до проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Но, если такая проверка не проводилась, срок временного хранения должен быть продлен. То есть, пока документы не будут проверены, уничтожать их запрещено.