Вопрос: Транспортная организация использует GPS-навигаторы, которые позволяют определить пробег автомобилей. При этом с 26 февраля 2018 г. согласно Декрету N 7 автомобильные перевозки осуществляются без оформления путевых листов. Можно ли информацию GPS-навигаторов использовать в целях дальнейшей организации работы по списанию топлива? Если да, то в каком документе ее отразить?

Ответ: Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. Отразить эту информацию организация может в самостоятельно разработанном документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля.

Обоснование: Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов <*>.

Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом (ПУД) для списания топлива на затраты.

Декрет N 7 не изменял законодательство Республики Беларусь по бухгалтерскому учету в части порядка применения ПУД.

Как и ранее, согласно Закону N 57-З каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД.

Справочно

ПУД, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения <*>:

— наименование документа, дату его составления;

— наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Следовательно, факт использования автомобилей организации должен быть подтвержден документально.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка <*>.

Таким образом, по прежнему для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять ПУД (накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона N 57-З.

Разработанные организацией для применения формы ПУД организации включают в учетную политику <*>.

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов <*>.

Следовательно, с 26 февраля 2018 г. транспортная организация не оформляет такой транспортный документ. При этом, для целей бухгалтерского учета по прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления ПУД для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть документ, определенный организацией. Форму, порядок его заполнения организация определяет самостоятельно (за основу может быть взята применявшаяся ранее форма путевого листа). Как показывает практика, многие организации по прежнему оформляют документы по этой форме.

Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. При этом, данные GPS-навигаторов целесообразно использовать в целях контроля за работой автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками на основании спидометра в установленном организацией документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля. Данные GPS-навигаторов также можно указывать в этом документе.

Правильная организация работы по списанию топлива важна, в том числе и для целей налогообложения прибыли, т.к. для этих целей важно подтвердить производственный характер использования автомобилей.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете <*>

При этом следует учитывать, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке <*>.

Определять пробег автомобилей исключительно на основании данных GPS-навигаторов будет неправильно. Нужно использовать всю имеющуюся информацию, в том числе и показания спидометра автомобилей. При использовании GPS-навигаторов также не исключается возможность злоупотреблений со стороны работников, ведь некоторые такие устройства монтируются в автомобиль (панель приборов автомобиля), а некоторые являются съемными.

Использование данных спидометра определено и отдельными документами государственных органов, регулирующими транспортную деятельность.

Например, согласно п. 17 Правил автомобильных перевозок грузов автомобильный перевозчик должен перевозить груз по маршруту, определенному в договоре об автомобильной перевозке груза, договоре о фрахтовании для автомобильной перевозки грузов или договоре об организации автомобильных перевозок грузов.

Расстояние автомобильной перевозки груза определяется в соответствии с утвержденными Минтрансом нормами расстояний, а в случае их отсутствия — согласно картам (атласам) автомобильных дорог (планам городов), в том числе на электронных носителях. При выполнении автомобильных перевозок грузов по регулярным маршрутам расстояние автомобильной перевозки груза может определяться на основании показаний спидометра, зафиксированных в акте о замере расстояний.

Справочно
При выпуске автомобильного транспортного средства на линию уполномоченное лицо в присутствии водителя должно визуально (органолептически), а при необходимости с использованием средств измерений проверить, в том числе, наличие и состояние пломб спидометра или тахографа <*>.