Вопрос: Организация ведет учет работы служебного легкового автомобиля для внутренних целей в путевом листе по разработанной ею форме. Можно ли оформлять путевой лист в форме документа в электронном виде?

Ответ: При определенных условиях путевой лист можно составить в форме документа в электронном виде.

Обоснование: При осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов, то есть как транспортный документ путевой лист не применяется (абз. 2 подп. 4.5 Декрета N 7). Однако организациям необходимо фиксировать работу автомобилей (например, учитывать пробег, количество израсходованного топлива) для внутренний целей — в том числе для обоснованного списания топлива. Для этой цели организация вправе применять путевой лист по определенной ею форме.

При решении вопроса о том, можно ли и при каких условиях вести путевой лист в электронном виде, следует исходить из особенностей разработанной организацией формы путевого листа.

Прежде всего, отметим, что необходимо различать понятия «электронный документ» и «документ в электронном виде».

Документ в электронном виде — это документ, для создания и воспроизведения которого требуются средства электронно-вычислительной техники и сопрягаемые с ними устройства (подп. 3.1.33 СТБ 2059-2013). Электронный документ — более узкое понятие, нежели документ в электронном виде, его частный случай. Под электронным документом понимают документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 16 ст. 1 Закона об электронном документе).

Путевой лист может являться первичным учетным документом, на основании которого хозяйственные операции (в первую очередь — расход топлива) отражаются в бухучете. Для этого он должен содержать все предусмотренные законодательством обязательные реквизиты, в том числе стоимостные показатели (ч. 1 п. 2 ст. 10 Закона N 57-З).

ПУД может составляться на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Если ПУД составляется в виде электронного документа, он должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП. Так, электронный документ необходимо подписывать ЭЦП (п. 7 ст. 10 Закона N 57-З, ч. 3 п. 17 Закона об электронном документе). Таким образом, если путевой лист является ПУД, его можно оформлять в виде электронного документа, но при этом он должен быть подписан ЭЦП. То есть все лица, которые обязаны его подписать, должны иметь ЭЦП.

Путевой лист может не являться ПУД, а служить основанием для его составления. Тогда требования законодательства о бухучете на оформление путевого листа не распространяются. Отметим также, что требования Закона об электронном документе не распространяются на отношения, возникающие при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП (ч. 2 ст. 2 Закона об электронном документе).

По общему правилу управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы). Документы в электронном виде могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде (ч. 1 и 2 п. 9 Инструкции по делопроизводству).

В документах в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП. Однако инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными ЛПА организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением ЛПА) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (ч. 1 п. 221, ч. 1 п. 222 Инструкции по делопроизводству).

С учетом изложенного полагаем, путевой лист — внутренний документ, не являющийся ПУД, организация может составить в форме документа в электронном виде. Но если не используется ЭЦП, то:

— в ЛПА организации следует установить правила подписания документов в электронном виде (утверждения — если эти документы подлежат утверждению);

— необходимо использовать программные средства, которые позволят однозначно идентифицировать лицо, подписывающее путевой лист (утверждающее этот документ — при наличии в нем такого реквизита).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex