Вопрос: Белорусская организация направляет работников в длительные (до одного года) командировки за границу.

В силу большого удельного веса затрат по командировочным расходам в общей сумме затрат по организации принято решение составлять несколько авансовых отчетов по командировке: на последний день каждого квартала, если командировка не заканчивается в этом квартале, и после возвращения из командировки в установленные законодательством сроки. Указанное решение отражено в учетной политике организации. Применение такого порядка позволяет сопоставить доходы и расходы по соответствующим отчетным периодам.

Противоречит ли такой порядок составления авансовых отчетов действующему законодательству в части отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ: Законодательством не запрещено составлять несколько авансовых отчетов. Затраты в бухгалтерском и налоговом учете возникают на дату составления авансового отчета.

Обоснование: Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством Республики Беларусь <*>. Так, работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы <*>. Пункт 28 Инструкции N 185 содержит крайний срок представления работником авансового отчета, но не содержит запрета на представление отчета в более ранние сроки. Поэтому составление нескольких авансовых отчетов при длительной командировке не противоречит действующему законодательству.

В случае закрепления в учетной политике положения о составлении авансовых отчетов при длительных командировках на конец каждого квартала и при возвращении из командировки необходимо ознакомить с таким порядком командированного работника. Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет <*>.

Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам <*>. На дату его составления возникают расходы в бухгалтерском учете.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее — затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг)), представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Затратами по производству и реализации товаров (работ, услуг) признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК, а также корректировок, определенных с учетом положений ст. 30-1 НК. Такие затраты отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) <*>.

Поскольку исходя из указанных норм НК даты признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете совпадают, то составление нескольких авансовых отчетов по длительной командировке решит проблему несовпадения доходов и расходов организации по отчетным периодам.

Рекомендуем посетить семинар:
Командировки: нюансы оформления, возмещения. Учет и налогообложение командировочных расходов.